Накладная на товар: порядок оформления и правила заполнения

Накладная на товар - важный документ, от правильного оформления которого зависит учет товарно-материальных ценностей. Давайте разберемся, какие бывают виды накладных, как их заполнять, чтобы избежать ошибок и проверки контролирующих органов.

Что такое накладная и зачем она нужна

Накладная - это первичный документ в бухгалтерском и налоговом учете. С ее помощью подтверждаются различные хозяйственные операции - отгрузка, получение, внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей.

Основные цели использования накладных:

• Обоснование расчета налоговой базы
• Подтверждение расходов для целей бухучета
• Фиксация доходов от реализации товаров
• Контроль движения ТМЦ внутри организации
• Подтверждение факта и условий поставки для разрешения споров

Без накладной трудно доказать правомерность тех или иных операций с товарами. Поэтому налоговые органы, ФАС, ФТС, Росалкогольрегулирование и другие контролирующие службы часто запрашивают накладные в ходе проверок.

Например, пекарня еженедельно закупает муку у поставщика. Чтобы списать муку в расходы, оформляется товарная накладная. А когда готовая продукция отвозится в торговые точки, нужна транспортная накладная на оказание услуг по доставке.

Виды накладных и их назначение

В бизнесе чаще всего используются несколько видов накладных:

• Товарная накладная (ТОРГ-12) - подтверждает отгрузку товара от поставщика к покупателю;
• Транспортная накладная - подтверждает оказание услуг по транспортировке груза;
• Товарно-транспортная накладная - применяется только для перевозки алкогольной продукции;
• Расходная накладная - используется для возврата товара поставщику.

Рассмотрим подробнее назначение каждого вида.

Товарная накладная (ТОРГ-12) служит для подтверждения факта отгрузки партии товара от продавца покупателю. Обычно оформляется при сделках между ИП и организациями. Является основанием для списания товаров у поставщика и оприходования у покупателя.

Транспортная накладная подтверждает факт оказания услуг по доставке груза между отправителем и получателем и является основанием для подтверждения расходов на транспортировку.

Товарно-транспортная накладная в настоящее время используется только при перевозке алкогольной продукции. Позволяет подтвердить стоимость как самого товара, так и транспортных услуг.

Расходная накладная применяется в двух случаях: при внутреннем перемещении товаров между подразделениями одной организации и при возврате товаров поставщику.

Порядок заполнения товарной накладной

Для оформления товарных накладных чаще всего используется форма ТОРГ-12. Она имеет унифицированный набор реквизитов.

Обязательно должны быть указаны:

• Наименование документа
• Номер и дата составления
• Сведения о продавце и покупателе
• Наименование товаров
• Количество мест, вес
• Цена и сумма по каждому товару
• Общая сумма по накладной
• Подписи ответственных лиц

Порядок заполнения ТОРГ-12:

1. Указать полное название организаций, адреса, ИНН, КПП
2. Проставить номер и дату накладной
3. Перечислить отгружаемые товары, их количество, цену и сумму
4. Рассчитать итоговую сумму и прописать ее прописью
5. Указать количество листов накладной
6. Поставить подписи грузоотправителя и грузополучателя

Товарная накладная оформляется в 2 экземплярах: для поставщика и покупателя. Частые ошибки - неправильное заполнение реквизитов сторон, расхождение суммы прописью и цифрами, отсутствие подписей.

Правила оформления транспортной накладной

Порядок работы с транспортной накладной регулируется Правилами перевозок грузов автомобильным транспортом.

Обязательными реквизитами ТН являются:

• Наименование перевозчика и грузоотправителя
• Маршрут и сроки доставки
• Характеристики груза
• Стоимость услуг по доставке
• Подписи сторон

При мультимодальных перевозках с использованием нескольких видов транспорта оформляется единый транспортный документ.

С 2022 года транспортные накладные можно формировать в электронном виде. Главное, чтобы была электронная подпись.

ФНС рекомендует заполнять транспортные накладные максимально подробно, чтобы избежать вопросов при проверках.

Особенности товарно-транспортной накладной

С 2019 года товарно-транспортная накладная (ТТН) используется только при транспортировке алкогольной продукции. В остальных случаях применять ТТН не рекомендуется.

Обязательные реквизиты ТТН:

• Сведения о продавце, покупателе, перевозчике
• Маршрут и сроки доставки
• Наименование и количество товара
• Цена и общая стоимость товара
• Стоимость перевозки
• Подписи всех сторон сделки

ТТН заполняется в 3 экземплярах для продавца, покупателя и перевозчика. При перевозке алкоголя требуется разрешение Росалкогольрегулирования.

Отказ от ТТН при перевозке алкоголя чреват штрафами до 300 000 рублей.

Оформление возврата товара по расходной накладной

Расходная накладная используется в двух случаях:

1. При внутреннем перемещении товаров внутри компании
2. При возврате товаров поставщику

Для оформления возврата товара поставщику расходная накладная заполняется в 2 экземплярах.

Обязательно указываются:

• Наименование документа
• Реквизиты продавца и покупателя
• Причина возврата
• Наименование и количество возвращаемых товаров
• Подписи сторон

При частичном возврате товара могут оформляться две накладные: расходная на возвращаемую часть и новая товарная накладная на оставшуюся продукцию.

Интернет-магазины обязаны принимать возврат по расходной накладной, если товар не был в употреблении.

Возврат без оформления накладной может быть расценен как необоснованное списание товаров.

Ошибки при работе с накладными и ответственность

Типичные ошибки, влекущие штрафы:

• Несвоевременное оформление накладных
• Некорректное заполнение обязательных реквизитов
• Отсутствие подписей или неуполномоченные подписанты
• Расхождение суммы прописью и цифрами
• Исправления в накладных без заверения подписями

Чтобы исправить ошибки, можно составить исправленную накладную и сделать в ней ссылку на первичный документ.

ФНС рекомендует тщательно проверять реквизиты при заполнении накладных, чтобы избежать вопросов. Чаще всего споры возникают при отсутствии подписей в накладных и несоответствии указанных товаров.