За какой период выдается справка 2 НДФЛ - особенности, требования и рекомендации

Справка 2-НДФЛ - важный документ для подтверждения доходов. За какой период ее выдают? В статье разберем все тонкости и нюансы. Узнаете, как правильно оформить и получить справку.

Назначение и содержание справки 2-НДФЛ

Справка 2-НДФЛ - это документ, который подтверждает размер дохода работника и удержанный с него налог на доходы физических лиц (НДФЛ). Она выдается работодателем по запросу сотрудника и содержит следующие сведения:

• ФИО, ИНН работника
• Наименование и ИНН организации
• Период, за который предоставляются данные
• Сумма начисленной заработной платы
• Размеры премий, бонусов, компенсаций
• Сумма удержанного НДФЛ

Справка 2-НДФЛ может потребоваться в таких ситуациях:

1. Для получения налогового вычета в ИФНС
2. При оформлении кредита в банке
3. Для подтверждения дохода в других организациях
4. При устройстве на новую работу

Начиная с 2021 года эта справка больше не называется 2-НДФЛ, а именуется "Справкой о доходах физического лица". Но многие по привычке продолжают использовать старое название.

Налоговый период для справки 2-НДФЛ

Справка 2-НДФЛ оформляется за календарный год. Это общий налоговый период для НДФЛ согласно Налоговому кодексу.

Однако справку можно запросить и за любой другой период:

• За месяц
• За квартал
• За несколько лет

Главное - указать в заявлении, за какой срок вам нужны данные о доходах и удержаниях. Например, вы работали в организации только 2 месяца - попросите справку именно за этот период.

Если речь идет о текущем незаконченном годе, в справку можно включить начисления на данный момент.

Срок подготовки справки 2-НДФЛ

Согласно Трудовому кодексу, работодатель должен предоставлять запрашиваемые работником документы в течение 3 рабочих дней (ст. 62 ТК РФ). Это правило распространяется и на справку 2-НДФЛ.

Однако на практике у бухгалтеров может уходить больше времени на подготовку данных, особенно если речь идет о большой компании. Поэтому оптимальным сроком считается 5-7 рабочих дней.

Если справку 2-НДФЛ не предоставили вовремя, можно жаловаться в Государственную инспекцию труда. За нарушение сроков выдачи документов работодателю грозит административный штраф.

Что делать, если организация, в которой вы работали, уже закрылась? В этом случае обратитесь в Пенсионный фонд или налоговую - они должны предоставить сведения о ваших доходах за определенный период.

Как получить справку 2-НДФЛ

Чтобы получить справку 2-НДФЛ, нужно написать заявление на имя работодателя или бухгалтера и передать его в отдел кадров.

Укажите в заявлении:

• Свои ФИО
• Должность
• Период, за который нужна справка

Работодатель-организация обязан предоставить справку 2-НДФЛ любому своему сотруднику, у которого есть официальные доходы от трудовой деятельности.

Если вы работаете у индивидуального предпринимателя, также можете запросить этот документ.

Если у вас нет работы, но есть другие доходы, задекларированные в ИФНС, обратитесь туда за подтверждающими документами.

Правила заполнения справки 2-НДФЛ

При заполнении справки 2-НДФЛ работодатель указывает следующие данные:

1. Реквизиты работника и организации
2. Период, за который предоставляется справка
3. Все доходы, начисленные сотруднику за указанный период
4. Суммы удержанного НДФЛ
5. Общую сумму дохода после вычета налогов

В справку не включаются необлагаемые НДФЛ выплаты - например, компенсации на лечение, которые освобождены от налога.

Если после составления справки 2-НДФЛ были обнаружены ошибки, работодатель должен предоставить скорректированный вариант и в налоговую, и сотруднику.

Количество экземпляров справки 2-НДФЛ

Работник может получить от работодателя неограниченное количество экземпляров справки 2-НДФЛ. Документ изготавливается на каждого сотрудника в отдельности.

Таким образом, вы вправе обращаться за справкой столько раз, сколько потребуется, в различные периоды работы в компании.

Заверение справки 2-НДФЛ

Справка 2-НДФЛ заверяется подписью главного бухгалтера или руководителя организации и печатью компании.

Также допускается заверение электронной подписью. Это упрощает процедуру для удаленных сотрудников.

Для корректирующей справки 2-НДФЛ заверение необходимо повторить, так как она фактически является новым документом.

Ответственность за невыдачу справки 2-НДФЛ

Если работодатель отказывается или уклоняется от выдачи справки 2-НДФЛ, в Налоговом кодексе за это не предусмотрено наказаний.

Однако сотрудник может подать жалобу в Государственную инспекцию труда. За нарушение сроков выдачи кадровых документов работодателю грозит административный штраф.

Также возможно взыскание морального ущерба через суд, если из-за отсутствия справки 2-НДФЛ работнику был причинен вред.

Нюансы получения справки 2-НДФЛ

Рассмотрим некоторые частные ситуации, связанные с оформлением справки 2-НДФЛ:

• При смене фамилии указываются обе - прежняя и новая
• Для совместителей справка оформляется по каждому месту работы
• При оплате труда натуральными выплатами их стоимость указывается в доходах

Также сотрудник может заказать дубликат справки 2-НДФЛ, если оригинал утерян или испорчен.

Рекомендации по работе со справками 2-НДФЛ

Для работодателей есть несколько рекомендаций по правильному оформлению справок 2-НДФЛ:

• Хранить все первичные документы по начислению зарплаты и удержаниям НДФЛ
• Проверять правильность данных перед оформлением справки
• Своевременно исправлять ошибки в ранее выданных справках

Сотрудникам следует:

• Заблаговременно запрашивать справку, если она необходима в определенный срок
• Не терять выданные ранее экземпляры справок 2-НДФЛ
• Проверять корректность данных и своевременность заверения документа

Полезные сервисы для работы с электронной справкой 2-НДФЛ

Справку 2-НДФЛ удобно оформлять и хранить в электронном виде. Для этого можно использовать:

• Сервисы для электронного документооборота
• Облачные хранилища данных
• Мобильные приложения для сканирования и сохранения документов

Такое решение позволяет оперативно обмениваться справками 2-НДФЛ между сотрудником и работодателем и снижает риск потери или порчи бумажных версий.

Типичные ошибки при оформлении справки 2-НДФЛ

Чтобы избежать ошибок, важно знать типичные проблемы, возникающие при заполнении справки 2-НДФЛ:

• Некорректное указание периода
• Неполные или неточные данные о доходах
• Отсутствие необходимых подписей и печатей
• Несвоевременное внесение изменений в случае ошибки

Поэтому стоит тщательно проверять информацию в справке перед ее выдачей и при получении.

Ответы на частые вопросы о справке 2-НДФЛ

Рассмотрим ответы на наиболее часто задаваемые вопросы о справке 2-НДФЛ:

• За какой период выдается справка 2-НДФЛ? За календарный год или иной период по запросу.
• Можно ли не выдавать справку 2-НДФЛ работнику? Нельзя, это нарушение его прав.
• Сколько раз можно запрашивать справку 2-НДФЛ? Неограниченное число раз.

Подробнее обо всех нюансах получения справки 2-НДФЛ вы можете узнать в этой статье.

Порядок заполнения разделов справки 2-НДФЛ

Рассмотрим последовательно, как заполняются отдельные разделы справки 2-НДФЛ:

1. В разделе 1 указываются реквизиты налогового агента - наименование организации, ИНН, КПП.
2. В разделе 2 вносятся данные физического лица - ФИО, ИНН работника.
3. Раздел 3 содержит сведения о налоговом периоде, за который предоставляется справка.
4. В разделе 4 перечисляются все доходы работника, облагаемые НДФЛ.
5. Раздел 5 отражает общую сумму дохода и удержанного налога.
6. В разделе 6 проставляются дата заполнения и подпись ответственного лица.
   

Особенности справки 2-НДФЛ при совмещении работы

Если сотрудник работает по совместительству, справка 2-НДФЛ оформляется отдельно по каждому месту работы.

При этом в каждой справке указывается только та часть дохода, которая была начислена и облагалась налогом по месту оформления данной справки.

Получение справки 2-НДФЛ после увольнения

Справка 2-НДФЛ за период работы должна быть предоставлена в день увольнения по требованию сотрудника.

Если справка не была получена, ее можно запросить в течение 3 лет после увольнения за любой период работы у данного работодателя.

Случаи отказа в предоставлении справки 2-НДФЛ

Работодатель может отказать в выдаче справки 2-НДФЛ в следующих случаях:

• Запрашивается справка за период более 3 лет назад
• Отсутствует трудовой договор между работником и организацией
• Запрашиваются данные о другом лице без доверенности