Образец акта об отказе работника дать письменное объяснение по факту нарушения

Нарушение трудовой дисциплины - распространенная проблема в организациях. Как руководителю правильно действовать в таких ситуациях? В статье мы разберем, как составить образцовый акт об отказе работника дать объяснения, чтобы защитить интересы компании. Узнайте, какие ловушки подстерегают нанимателя и как их избежать.

1. Понятие и значение акта об отказе работника от объяснений

Акт об отказе работника дать объяснения - это документ, который составляется работодателем в случае, если работник отказывается предоставить письменные разъяснения по поводу допущенного им нарушения трудовой дисциплины.

Такой акт необходим в ситуациях, когда в соответствии с Трудовым кодексом РФ работодатель обязан затребовать от работника объяснение в письменной форме. Например:

• Перед применением дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК РФ)
• При установлении причины возникновения ущерба, причиненного работником (ст. 247 ТК РФ)

Если в таких случаях работник отказывается предоставить письменные объяснения, работодатель обязан составить соответствующий акт.

Значение акта об отказе работника от объяснений заключается в следующем:

• Он подтверждает факт нарушения трудовой дисциплины работником
• Служит основанием для применения дисциплинарного взыскания
• Защищает интересы работодателя в спорной ситуации

Если акт не будет составлен, у работодателя могут возникнуть сложности при привлечении работника к ответственности, так как не будет доказательств того, что работник отказался предоставить необходимые разъяснения.

2. Порядок составления акта об отказе работника от объяснений

Акт об отказе работника дать письменные объяснения составляется комиссией, образованной работодателем. В комиссию, как правило, входят:

• Непосредственный руководитель работника
• Представитель кадровой службы
• Юрист организации
• Представитель профсоюза (при его наличии)

Минимальное количество членов комиссии - 3 человека.

Порядок составления акта:

1. Комиссия уведомляет работника о необходимости предоставить письменные объяснения в течение 2 рабочих дней
2. Если объяснения не предоставлены, комиссия составляет акт об отказе работника от их предоставления
3. Акт подписывается всеми членами комиссии

Акт должен содержать следующие обязательные реквизиты:

• Наименование документа
• Дата и место составления
• Сведения о членах комиссии
• ФИО и должность работника
• Обстоятельства, по которым запрашивались объяснения
• Указание на отказ работника от предоставления объяснений
• Подписи членов комиссии

Образец оформления акта об отказе работника от объяснений:

Мы, нижеподписавшиеся:

1. Иванов И.И. - начальник отдела кадров
2. Петров П.П. - юрисконсульт
3. Сидоров С.С. - председатель профкома

Составили настоящий акт о том, что главный бухгалтер организации Смирнов С.С. отказался предоставить письменные объяснения о причинах потери бухгалтерских документов, имевшей место 3 марта 2023 года.

Работнику было предложено предоставить указанные объяснения в течение 2 рабочих дней, однако он отказался это сделать.

Настоящий акт составлен в 3 экземплярах.

Подписи:

Иванов И.И. Петров П.П. Сидоров С.С.

3. Дальнейшие действия работодателя с актом

После составления акта об отказе работника от объяснений работодатель должен ознакомить с ним работника под роспись. Если работник отказывается или уклоняется от ознакомления, об этом делается отметка в акте.

Далее на основании акта работодатель может применить к работнику дисциплинарное взыскание. Это оформляется приказом (распоряжением) работодателя. В приказе должна содержаться ссылка на акт об отказе работника от объяснений.

Если работник не согласен с примененным взысканием, он имеет право его обжаловать в государственную инспекцию труда или суд. При этом акт будет рассматриваться как одно из доказательств со стороны работодателя.

Срок хранения акта об отказе работника от объяснений - не менее 3 лет. Затем акт подлежит списанию и уничтожению.

4. Случаи применения акта об отказе работника от объяснений

Помимо дисциплинарных взысканий, акт об отказе работника дать объяснения может применяться в следующих ситуациях:

• При привлечении работника к материальной ответственности за ущерб, причиненный работодателю
• При установлении факта разглашения работником коммерческой тайны работодателя
• При выявлении фактов злоупотреблений или коррупционных действий

Таким образом, акт может быть использован для защиты интересов работодателя при любых нарушениях трудовых обязанностей, допущенных работником.

5. Ошибки при составлении акта об отказе работника от объяснений

Чтобы акт имел юридическую силу, при его составлении нужно избегать типичных ошибок:

• Некорректные формулировки, допускающие двойное толкование
• Отсутствие подписей членов комиссии
• Несоответствие дат
• Неверное указание наименования документа
• Отсутствие всех обязательных реквизитов

Также нельзя вносить в акт недостоверную информацию, предвзятые выводы и оценки.

6. Рекомендации по составлению акта об отказе работника от объяснений

Чтобы грамотно составить акт об отказе работника от объяснений, рекомендуется:

1. Проверить наличие всех обязательных реквизитов
2. Использовать официально-деловой стиль
3. Излагать информацию максимально объективно, без оценочных суждений
4. Не допускать фактических ошибок, неточностей
5. Соблюдать процедуру ознакомления работника с актом

При соблюдении этих правил акт будет являться важным юридическим документом, защищающим интересы работодателя.

7. Оспаривание акта об отказе работника от объяснений

Работник имеет право оспорить акт об отказе от объяснений, если считает, что данный документ был составлен с нарушениями.

Для этого работнику необходимо направить работодателю письменное заявление с указанием причин, по которым он не согласен с актом. Например, работник может указать, что не отказывался давать объяснения, а просил предоставить дополнительное время в связи с уважительными причинами.

Если работодатель отказывается удовлетворить требования работника, последний может обжаловать акт в государственную инспекцию труда или суд.

При подаче иска работнику необходимо доказать:

• Акт был составлен с нарушением установленного порядка
• В акте содержится недостоверная информация

Например, в акте указано, что работник полностью отказался от дачи объяснений, в то время как на самом деле он просил отсрочки.

8. Последствия признания акта недействительным

Если в судебном порядке акт об отказе работника от объяснений будет признан незаконным, он не влечет правовых последствий для работника.

В частности, на основании такого акта:

• Не может быть применено дисциплинарное взыскание
• Не может быть взыскан материальный ущерб

Кроме того, признание акта недействительным является основанием для отмены дисциплинарного взыскания, если оно уже было применено.

9. Акт об отказе работника от объяснений: образец оформления

Чтобы избежать ошибок при составлении акта, имеет смысл воспользоваться готовым образцом документа. Примерный образец акта об отказе работника от объяснений выглядит следующим образом:

[Наименование организации]

АКТ [дата] [место составления]

Комиссия в составе:

1. Иванов И.И. - [должность]
2. Петров П.П. - [должность]

составила настоящий акт о том, что [должность и ФИО работника] отказался предоставить письменные объяснения по факту [краткое описание нарушения].

Работнику было предложено предоставить объяснения в течение 2 рабочих дней [указать период]. Однако в установленный срок работник объяснения не предоставил.

Подписи:

Иванов И.И. Петров П.П.

С актом ознакомлен:

[ФИО работника, дата, подпись]