Форма и образец приказа об утверждении должностной инструкции

Должностная инструкция - важный кадровый документ, регламентирующий трудовую функцию работника. Для придания ей юридической силы требуется оформить приказ об утверждении должностной инструкции. Рассмотрим подробно форму и порядок составления такого приказа.

Назначение и правовая основа приказа об утверждении должностной инструкции

Согласно Трудовому кодексу РФ, должностная инструкция в коммерческих организациях не является обязательным документом. Однако на практике ее наличие позволяет избежать многих кадровых конфликтов. В инструкции подробно прописываются должностные обязанности работника, режим рабочего времени, условия труда.

Чтобы инструкция обрела статус официального документа, требуется издать приказ об ее утверждении. Это позволит:

• установить юридическую силу инструкции;
• ссылаться на нее при привлечении работника к дисциплинарной ответственности;
• контролировать исполнение работником своих обязанностей.

Приказ об утверждении должностной инструкции является локальным нормативным актом организации. Он издается в соответствии со статьей 8 ТК РФ, регулирующей локальные нормативные акты.

Структура и обязательные реквизиты приказа об утверждении инструкции

Конкретная структура и форма приказа об утверждении инструкции законодательно не установлены. Однако рекомендуется придерживаться следующей типовой структуры:

1. Реквизиты организации;
2. Наименование вида документа;
3. Дата и место составления;
4. Номер приказа;
5. Заголовок к тексту;
6. Преамбула с обоснованием;
7. Распорядительная часть;
8. Подпись руководителя.

Рассмотрим подробнее каждый обязательный реквизит приказа об утверждении должностной инструкции.

В реквизитах организации указываются полное наименование, адрес местонахождения, ИНН, ОГРН. Эти данные обычно размещаются на фирменном бланке организации.

Далее указывается наименование вида документа: "Приказ об утверждении должностной инструкции".

Под наименованием приказа указывается дата и место его составления. Датой приказа является дата его подписания руководителем.

Каждому приказу присваивается номер в соответствии с правилами документооборота в организации. Нумерация приказов ведется в пределах календарного года.

Далее формулируется заголовок к тексту приказа с указанием наименования утверждаемой должностной инструкции.

В преамбуле кратко обосновывается необходимость утверждения инструкции, например, в связи с введением новой должности.

Распорядительная часть состоит из пунктов, в которых:

• утверждается и вводится в действие должностная инструкция;
• устанавливается порядок ознакомления с инструкцией;
• назначается ответственный.

В конце приказ подписывается руководителем организации. Подпись придает приказу юридическую силу.

Таким образом, приказ об утверждении должностной инструкции имеет установленную структуру и обязательные реквизиты, что придает ему официальный статус.

Порядок разработки и согласования инструкции перед утверждением

Перед тем как издать приказ об утверждении должностной инструкции, ее необходимо разработать и согласовать.

Разработкой инструкции обычно занимается специалист по кадрам или юрист организации. Инструкция составляется на основе квалификационных характеристик, тарифно-квалификационных справочников.

После разработки инструкцию визирует юрист организации на предмет соответствия трудовому законодательству.

Затем проект инструкции утверждается руководителем организации. Утверждение оформляется подписью на титульном листе.

Перед изданием приказа об утверждении инструкции с ней должны быть ознакомлены работники, на которых она распространяется. Факт ознакомления подтверждается подписью в листе ознакомления.

Если в организации действует профсоюз, с ним также необходимо согласовать проект инструкции. Учет мнения профсоюза обязателен.

В дальнейшем в инструкцию могут вноситься изменения и дополнения. Это требует переутверждения инструкции и издания нового приказа.

Особенности приказа об утверждении инструкций в госучреждениях

В государственных и муниципальных учреждениях процедура утверждения должностных инструкций имеет свои особенности.

Во-первых, она полностью регламентирована нормативными правовыми актами. Например, для бюджетных учреждений - постановлением Правительства No 8 от 2013 года.

Во-вторых, используются типовые инструкции, разработанные для отдельных видов учреждений. Например, приказ Минздрава России от 2020 года устанавливает типовую форму инструкции для медработников.

В-третьих, обязательным является согласование инструкции с вышестоящим органом исполнительной власти, в ведении которого находится учреждение.

В-четвертых, внесение изменений в инструкции происходит только централизованно путем издания новых типовых форм.

Приказ утверждении должностных инструкций: образец

Рассмотрим образец приказа об утверждении должностной инструкции в коммерческой организации.

ООО "Альфа"

ПРИКАЗ
10.01.2022 No 1 Москва Об утверждении должностной инструкции менеджера по продажам

В целях регламентации обязанностей сотрудников приказываю:

1. Утвердить должностную инструкцию менеджера по продажам (приложение).

2. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Иванов И.И.

Такой приказ утверждает типовую должностную инструкцию в организации. Аналогично утверждаются инструкции для других должностей.

Приказ утверждении новых должностных инструкций (образец)

Рассмотрим теперь образец приказа об утверждении новой должностной инструкции.

ООО "Альфа"

ПРИКАЗ 12.02.2022 No 5 Москва Об утверждении должностной инструкции маркетолога

В связи с введением в штатное расписание новой должности маркетолога приказываю:

1. Утвердить должностную инструкцию маркетолога (приложение).

2. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Иванов И.И.

Так оформляется утверждение вновь разработанной инструкции для недавно введенной должности.

Рекомендации по применению приказа на практике

Чтобы избежать проблем при использовании приказа об утверждении должностной инструкции, рекомендуется придерживаться следующих правил:

• Тщательно проверить соответствие инструкции трудовому законодательству перед утверждением.
• Разработать порядок ознакомления работников с приказом.
• Определить ответственного за контроль исполнения приказа.
• Предусмотреть меры ответственности за неисполнение приказа.
• Определить срок и порядок хранения приказа и связанных документов.

Ознакомление работников с приказом должно быть подтверждено подписью в листе ознакомления. Это важно для вступления приказа в силу.

Контроль за исполнением приказа необходим для обеспечения применения инструкции на практике. Контроль может осуществлять руководитель, кадровая служба, юрист.

За неисполнение приказа к работникам могут быть применены дисциплинарные взыскания. Порядок применения взысканий должен быть прописан в правилах внутреннего трудового распорядка.

Приказ должен храниться в кадровой службе вместе с инструкцией и другими документами в течение сроков, установленных номенклатурой дел.

Типичные ошибки при оформлении приказа об утверждении инструкции

Чтобы избежать типичных ошибок при оформлении приказа, необходимо обратить внимание на следующее:

• Приказ должен содержать все обязательные реквизиты.
• Инструкция обязательно прилагается к приказу.
• Дата утверждения инструкции совпадает с датой приказа или предшествует ей.
• Текст приказа не противоречит трудовому законодательству.
• Инструкция согласована с работниками и профсоюзом.

Нарушение этих правил может привести к оспариванию приказа и инструкции в суде или инспекции труда.

Актуализация приказа и инструкции

С течением времени может возникнуть необходимость внести изменения в должностную инструкцию в связи с изменением трудовых функций, нормативных актов, технических условий.

В таком случае разрабатывается новая редакция инструкции, которая утверждается отдельным приказом по тем же правилам. Прежний приказ при этом отменяется.

Регулярный пересмотр инструкций позволит им соответствовать актуальным требованиям и избежать противоречий с законодательством.