Приказ о проведении инвентаризации: когда и зачем нужен этот документ

Инвентаризация - важнейший инструмент контроля имущества компании. Приказ о ее проведении - первый шаг к наведению порядка в бухучете и выявлению расхождений. Узнайте, как правильно его оформить.

Назначение приказа о проведении инвентаризации

Приказ о проведении инвентаризации - основной распорядительный документ, определяющий цели, объемы и сроки предстоящей проверки. Без него инвентаризация проводиться не может.

Инвентаризация имущества и обязательств – это процесс проверки и документального подтверждения их наличия, состояния и оценки (п. 26 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.1998 No 34н).

Таким образом, приказ о проведении инвентаризации дает старт всей этой процедуре учета и контроля в компании.

Приказ на инвентаризацию оформляется:

• Перед обязательной инвентаризацией - например, перед составлением годовой отчетности;
• При внеплановой инвентаризации - например, при выявлении фактов хищений;
• Перед инвентаризацией по инициативе организации - с целью внутреннего контроля.

То есть форма приказа о проведении инвентаризации готовится вне зависимости от повода для предстоящей проверки - в обязательных случаях или по решению компании.

Составление приказа на инвентаризацию обычно возлагается на главного бухгалтера. Но также это может быть:

1. Иной сотрудник бухгалтерии;
2. Лицо, которое ведет учет в отсутствие главбуха;
3. Руководитель организации или его заместитель.

Главное, чтобы лицо, подготавливающее приказ о проведении инвентаризации, обладало соответствующими полномочиями и знало все тонкости проведения этой процедуры.

Требования к реквизитам и содержанию

Рассмотрим требования к приказу о проведении инвентаризации более подробно.

Приказ можно составить в произвольной форме. Но в любом случае в нем должны присутствовать:

• Наименование организации
• Дата составления
• Номер
• Указание на проведение инвентаризации
• Причины для ее проведения
• Объекты проверки
• Сроки начала и окончания
• Состав инвентаризационной комиссии
• Подпись руководителя

Этот минимальный набор реквизитов присутствует даже в самом простом приказе о проведении инвентаризации.

Удобнее всего составить приказ по унифицированной форме ИНВ-22. Пример заполнения такого документа:

Далее в форме указываются члены комиссии, инвентаризируемые объекты, сроки и другие реквизиты.

Такая структура позволяет легко и быстро подготовить приказ о проведении инвентаризации, а в дальнейшем - корректно оформить все сопутствующие документы.

В приказе обязательно должна быть изложена причина для проведения инвентаризации. Это может быть:

• Необходимость составления годовой отчетности;
• Смена материально-ответственного лица;
• Обнаружение фактов хищения и порчи имущества;
• Решение руководства с целью внутреннего контроля и т.д.

Четкое указание причин позволяет объяснить, почему проводится данная инвентаризация в конкретный момент времени.

Порядок утверждения и регистрации

Готовый приказ о проведении инвентаризации подписывается руководителем организации, после чего приобретает юридическую силу.

Это может быть генеральный директор, исполнительный директор, президент компании или индивидуальный предприниматель. Так приказ приобретает статус официального распорядительного документа.

Занесение в журнал учета ИНВ-23

После подписания приказа о проведении инвентаризации его реквизиты заносятся в журнал учета распорядительных документов по форме ИНВ-23.

Это делается для контроля исполнения таких приказов. Хотя занесение в журнал ИНВ-23 не является обязательным, на практике это делается практически всегда.

Ознакомление членов комиссии и ответственных лиц

Следующий шаг - ознакомление с приказом членов инвентаризационной комиссии и ответственных лиц структурных подразделений.

Это может осуществляться:

• Путем подписи непосредственно на бланке приказа;
• На отдельном листе ознакомления, который подшивается к приказу.

Таким образом фиксируется, что все задействованные в предстоящей инвентаризации лица проинформированы о своих обязанностях.

Особенности для крупных организаций

В крупных компаниях помимо основной инвентаризационной комиссии могут создаваться рабочие комиссии для одновременной проверки в разных подразделениях.

В этом случае по каждой рабочей комиссии готовится отдельный приказ о проведении инвентаризации. Либо в одном приказе перечисляются все задействованные комиссии.

Использование образцов для ускорения процесса

Чтобы ускорить процесс подготовки приказа о проведении инвентаризации, можно использовать образцы таких документов.

Это позволит сэкономить время на составление приказа и избежать типовых ошибок при его заполнении.

В качестве образцов удобно применять:

• ранее составленные приказы в данной компании;
• типовые бланки ИНВ-22;
• примеры из справочно-правовых систем.

С помощью готовых образцов приказа о проведении инвентаризации процесс его подготовки максимально упрощается.

Особенности инвентаризации кассы

Инвентаризация кассы имеет свои особенности и требует отдельного приказа о проведении инвентаризации.

Это связано с тем, что в кассе находятся наличные денежные средства, требующие повышенного контроля и отдельного порядка проверки.

Подготовка к инвентаризации кассы

Перед проведением инвентаризации кассы кассир передает все имеющиеся наличные под отчет материально-ответственному лицу.

Далее кассир в присутствии комиссии подсчитывает денежную наличность по каждому виду ценностей.

Порядок подсчета наличности в кассе

Подсчет наличных в кассе осуществляется в следующем порядке:

1. Пересчитываются купюры
2. Формируются пачки по 100 листов
3. Подсчитывается количество пачек
4. Составляется опись

Результаты заносятся в инвентаризационную опись (ИНВ-3).

Оформление результатов инвентаризации кассы

По итогам инвентаризации кассы составляется сличительная ведомость в двух экземплярах.

Первый передается в бухгалтерию, второй - материально ответственному лицу (кассиру).

На основании ведомости главный бухгалтер оформляет необходимые бухгалтерские проводки.