Как оформить письмо? Образец и правила оформления

Письмо - важный инструмент коммуникации. Правильное оформление письма производит положительное впечатление и повышает шансы на ответ. Давайте разберемся, как оформить письмо по всем правилам.

Зачем нужно письмо в современном мире

Хотя сегодня мы активно пользуемся электронной почтой, мессенджерами и социальными сетями, традиционное письмо не потеряло своей актуальности. Вот несколько причин, почему стоит иногда брать в руки ручку и бумагу.

• Письмо производит более теплое впечатление, чем электронное сообщение. Оно показывает, что вы уделили человеку особое внимание.
• Физическое письмо лучше запоминается. Его можно перечитывать, хранить годами.
• Письмо более личное. Вы можете выразить эмоции, поделиться воспоминаниями.

Конечно, современные средства связи удобны для оперативного решения вопросов. Но письмо не стоит сбрасывать со счетов.

Виды писем

Разные ситуации требуют разных писем. Давайте разберем основные их виды.

Деловые письма

Деловые или официальные письма используются в работе организаций и компаний. Они могут содержать коммерческие предложения, отчеты, распоряжения, ответы на запросы.

Деловое письмо должно быть лаконичным, четким, корректным. Избегайте эмоциональных и двусмысленных формулировок.

Личные письма

Это письма друзьям, родственникам, знакомым. Их оформляют менее строго, допустимы юмор, шутки, сниженная лексика. Но личные письма тоже стоит структурировать и вычитывать перед отправкой.

Письма организациям

Это официальные обращения в различные органы власти, управляющие компании, общественные организации. К примеру, вы можете написать письмо с просьбой о ремонте подъезда или установке детской площадки.

Письма организациям оформляют по правилам деловой переписки, с указанием реквизитов заявителя.

Правила оформления письма

Чтобы письмо произвело хорошее впечатление на получателя, важно грамотно его оформить. Давайте рассмотрим основные требования.

Формат и размер бумаги

Для рукописных писем традиционно используют листы формата A4 или меньше - A5, A6. Размер зависит от объема текста.

В официальной переписке принят формат А4 с полями:

• слева - 30-35 мм
• справа - 10-15 мм
• сверху и снизу - 20 мм

Шрифт и интервал

Если письмо печатное, для основного текста удобочитаемым считается кегль 14 пунктов с полуторным интервалом. Для выделения фрагментов можно использовать полужирное или курсивное начертание, но не злоупотреблять ими.

В рукописных письмах контрастность нежелательна. Лучше придерживаться одного почерка и наклона строк.

Как оформить адрес

Адрес автора письма указывают в правом верхнем углу. Адрес и имя получателя пишут слева, отступив 8-12 см от верхнего края листа.

Реквизиты адреса:

1. ФИО получателя
2. название улицы, номер дома, квартиры
3. город
4. индекс

При необходимости можно указать регион и страну.

Дата и подпись

Дату проставляют под реквизитами адресата, отступив одну строку. Она должна соответствовать дню написания или отправки.

Подпись автора ставят после текста письма. При официальной переписке указывают также должность подписавшегося лица.

Порядок реквизитов

Итак, реквизиты в письме располагаются в следующем порядке:

1. адрес автора
2. адрес и имя получателя
3. дата
4. текст
5. подпись

При неукоснительном соблюдении этих правил ваше письмо будет оформлено грамотно.

Структура письма

Письмо должно иметь четкую структуру - это облегчит его понимание. Рассмотрим основные элементы.

Обращение

Это начальная часть, где вы называете имя и отчество адресата в именительном падеже. Используйте официальное обращение или более личное, в зависимости от ситуации.

Уважаемый Иван Петрович!

Милая Анна!

Вступление

Здесь кратко объясняют цель письма , обстоятельства его написания. Это поможет получателю настроиться на нужный лад.

Например: "Пишу Вам, чтобы поздравить с днем рождения" или "В ответ на Ваше предложение высылаю договор".

Основная часть

Здесь подробно излагается суть письма - просьба, предложение, поздравление. Формулируйте мысли максимально конкретно, структурируйте по абзацам или пунктам.

Заключение

В завершении выражают надежду на ответ, дальнейшее сотрудничество, благодарят за внимание к письму.

Например: "Буду рад ответу. С наилучшими пожеланиями, Иванов И.И."

Постскриптум

Это приписка после подписи для дополнительной информации. В постскриптуме могут быть извинения, уточнения к основному тексту, отдельные просьбы.

Например: "P.S. Извините за кляксу на листе, писал в спешке".

Как красиво оформить письмо

Красота - это не только содержание, но и форма. Давайте рассмотрим некоторые советы по эстетичному оформлению.

• Используйте бумагу светлых тонов, избегайте ярких цветов.
• Обведите заголовки и подзаголовки ручкой другого цвета.
• Украсьте уголки листа аккуратными рисунками.

Такие мелочи сделают ваше послание особенным. Но не перебарщивайте с украшениями, главное - содержание.

Как оформлять конверт для письма

Правильно оформленный конверт производит хорошее первое впечатление. Что нужно знать, чтобы его грамотно заполнить?

Размер и форма

Конверт должен соответствовать формату вложенного листа. Стандартный размер для А4 - С4 (229×324 мм). Форма может быть как прямоугольная, так и квадратная.

Оформление адреса

Адрес получателя пишут в центре конверта. Под ним указывают данные отправителя. Располагать надписи нужно горизонтально.

Обязательные реквизиты те же, что и внутри письма:

1. ФИО
2. адрес с индексом

Марки и штемпели

Марку нужно наклеивать в правом верхнем углу конверта. Штрихкод и штемпели проставляет сама почта при отправке или доставке.

Следуя этим простым рекомендациям, вы всегда сможете правильно оформить письмо и конверт .

Дополнительные элементы оформления

Помимо стандартных реквизитов, письмо можно дополнить вспомогательными элементами, которые придадут ему завершенность.

Девизы и эпиграфы

Это короткие цитаты или афоризмы, которые располагают под реквизитами автора. Девизы и эпиграфы должны соответствовать теме письма.

«Берегите друзей — в них вся прелесть жизни»

Приложения

Это дополнительные материалы - фото, документы, выдержки из отчетов. Их добавляют после текста письма.

Например: "Приложение: 1. Копия договора на 5 листах".

Печати и подписи

Официальные письма заверяют печатью организации и подписью ответственного лица. Эти реквизиты придают юридическую силу документу.

Как оформить заказное письмо

Заказными называют письма, требующие подтверждения доставки. При заказе на отправку в почтовом отделении на конверте проставляют несколько дополнительных отметок.

Регистрация и уведомление

Вначале заказное письмо регистрируют в специальном реестре. Затем вручают отправителю реестровый чек и отрывной талон из уведомления о доставке.

Надпечатка и штрихкод

На лицевой стороне конверта ставят специальный штемпель с надписью "Заказное". Справа указывают регистрационный штрихкод письма.

Отметка о получении

Доставив письмо, почтальон заполняет уведомление, и отправитель получает документальное подтверждение вручения адресату.

Таким образом оформляется и обрабатывается заказное письмо .

Особенности отправки писем

Чтобы письмо точно дошло до адресата, важно правильно его отправить. Рассмотрим нюансы почтовой доставки.

Виды отправки

Существует несколько способов отправки:

• Простая (без уведомления)
• Заказная (с уведомлением)
• С объявленной ценностью (страховка)

Выбирайте вид отправки в зависимости от важности письма и потребности в подтверждении доставки.

Правила упаковки

Перед отправкой письмо упаковывают:

1. Вложите листы в конверт нужного размера
2. Аккуратно заклейте конверт
3. При необходимости упакуйте в пачку или бандероль

Хрупкие или ценные вложения укладывайте в защитную упаковку.

Службы доставки

Для отправки писем можно воспользоваться услугами Почты России или частных компаний:

• EMS Почта России
• DHL
• СДЭК

Они отличаются сроками, стоимостью и надежностью доставки.

Электронные письма

Современная жизнь немыслима без электронных писем, которые вытесняют бумажные носители.

Преимущества

Электронная почта позволяет:

• Моментально отправлять сообщения
• Вкладывать мультимедиа
• Хранить переписку на серверах

То есть электронные письма быстрее и удобнее в использовании.

Недостатки

Вместе с тем, у электронной почты есть и минусы:

• Опасность вирусов и спама
• Риск утечки личных данных

Поэтому при отправке конфиденциальной информации лучше отдавать предпочтение бумажным носителям.

Правила оформления

Правила написания и структурирования у электронных писем такие же, как и у бумажных. Главное их придерживаться, чтобы письмо было понятным.

Меняются разве что реквизиты: вместо подписи используют электронную подпись.

Сохранение переписки

Особенно важные письма или письма с сентиментальной ценностью стоит бережно хранить.

Сроки хранения

Личные письма можно хранить всю жизнь, регулярно их перечитывая.

Официальные письма, договоры и финансовую документацию хранят не менее 5 лет в соответствии с законодательством.

Способы хранения

Для сохранности важных писем их стоит:

• Распечатать, если они электронные
• Сканировать в высоком разрешении
• Хранить в специальных папках или альбомах

Дополнительно можно делать резервные копии писем на внешних носителях или в облаке.

Систематизация

Для удобного поиска рекомендуется соблюдать систему сортировки и описания писем:

• По датам
• По корреспондентам
• По тематическим разделам

Такая систематизация поможет быстро находить нужные письма в архиве.