Обходной лист: назначение и правила составления документа

Каждый человек в жизни рано или поздно сталкиваться с необходимостью оформления документа под названием «обходной лист». Что на самом деле представляет собой эта бумага и с какой целью она составляется? Об этом стоит поговорить более подробно.

Обязательный документ

Обходной лист – это бланк, который использует многие предприятия, организации, а также учреждения образования и здравоохранения. Основным назначением этого документа является подтверждение отсутствия у руководства каких-либо материальных претензий к данному гражданину.

Главным образом, это касается тех, кто на время или окончательно выбывает из числа членов данного коллектива. Несмотря на то, что ни в одном нормативном акте российского законодательства нет утвержденной формы и конкретных правил его составления, этот документ сохраняет свою актуальность. В частности, школьники, заканчивая обучение, должны предоставить «обходной лист» для получения аттестата о среднем образовании.

То же самое касается студентов вузов. После окончания срока обучения или досрочного отчисления по тем или иным причинам учащийся должен будет побегать по кабинетам, чтобы собрать необходимые подписи об отсутствии задолженности в бухгалтерии, библиотеке и общежитии. А заведующий кафедрой своим автографом подтвердит факт сдачи зачетной книжки и студенческого билета. Такая процедура является не совсем законной. Тем не менее, многолетняя практика сделала ее привычной и даже обязательной.

Необходимая процедура

Чаще всего обходной лист используется при оформлении увольнения сотрудников. Со стороны работодателя необходимость его составления можно объяснить. Дело в том, что в соответствии со статьей 22 ТК РФ наниматель должен обеспечить работника инструментами, оборудованием и иными средствами, необходимыми для исполнения им своих трудовых обязанностей. Как правило, это обстоятельство четко прописывается в заключаемом контракте. После расторжения или окончания срока трудового договора работник непременно должен вернуть в целостности и сохранности то, что ему было предоставлено ранее.

Верить в таком вопросе на слово трудно, так как иногда встречаются недобросовестные сотрудники, которые обманом вводят руководство предприятия в заблуждение. Для работодателя это может обернуться недостачей или материальным ущербом. Чтобы такого не произошло, факт возврата фиксируется личной подписью ответственного лица в специально составленном для этого документе. Оформленный бланк «обходного» вместе с приказом и остальными документами передается в бухгалтерию для своевременного и правильного произведения окончательного расчета.

Как составить «обходной»

Проводя процедуру увольнения, работодатель в первую очередь стремится убедиться, что сотрудник, покидая предприятие, не забирает с собой какие-либо ценные бумаги, содержащие в себе коммерческую тайну, или дорогостоящее оборудование, предоставленное ему ранее в личное пользование. В противном случае это может доставить нанимателю много неприятностей, а также нанести ему моральный и материальный ущерб. Именно для этого и оформляется специальный обходной лист при увольнении. Бланк его обычно составляется произвольным образом, исходя из особенностей данного предприятия.

Оформляется такой документ обычно следующим образом:

1. В верхнем правом углу пишется слово «Утвержден» с указанием даты и номера приказа об увольнении.
2. Чуть ниже по центру указывается название документа.
3. Дата составления «обходного».
4. Фамилия, имя, отчество и причина увольнения работника.
5. Далее идет таблица, состоящая из нескольких столбцов, в которой перечислены основные службы, с которыми соприкасался данный работник во время выполнения своих трудовых обязанностей. Руководитель каждой из них в соседней графе ставит свою подпись, подтверждая отсутствие претензий к данному сотруднику, с указанием даты.
6. Ниже идет подпись директора компании с полной ее расшифровкой.
7. В самом конце листа свой автограф ставит работник отдела кадров с указанием окончательной даты и номера приказа.

Такой универсальный бланк заранее составляется общий для всех работников, а ненужные графы в каждом конкретном случае просто отмечаются прочерком.

Оформление увольнения

Так как в соответствии со статьей 84 ТК РФ «обходной» не входит в перечень документов, обязательных для оформления факта прекращения трудовых отношений между сторонами, необходимость его сдачи работодатель может закрепить локальным нормативным актом данного предприятия. Это может быть коллективный или трудовой договор. В таком случае работник изначально дает свое согласие на подобную, не совсем законную процедуру. Как оформляется обходной лист при увольнении? Образец его заранее формируется специалистом кадровой службы с учетом индивидуальных особенностей данной компании.

К примеру, на небольшом предприятии достаточно будет подписи:

• заведующего складом;
• непосредственного руководителя участка (цеха);
• главного бухгалтера;
• кадровика.

Каждый из них помимо подписи указывает свои реквизиты (Ф.И.О.) и ставит дату, когда была произведена данная отметка. В последнее время на многих предприятиях имеется своя служба безопасности. Ее руководитель также должен поставить свою подпись в «обходном», подтверждая тем самым, что увольняемый работник письменно обязался хранить коммерческую тайну и не разглашать в будущем секреты данного предприятия. Пройдя все необходимые инстанции, сотрудник передает оформленный соответствующим образом документ в кадровую службу, откуда бумага уже поступает в бухгалтерию для произведения расчета.