Как составлять план мероприятия? Проекты и структура

План мероприятия является серьезным документом, который позволит участникам проекта добиться желаемых результатов. При помощи этого документа шаг за шагом они продвигаются к своей цели. Важно провести процесс планирования правильно, иначе участникам будет непонятно, что уже выполнено, а что еще только предстоит совершить.

Перед осуществлением процесса разработки проекта необходимо узнать, как составлять план мероприятия. Этот документ имеет определенную структуру. Советы опытных специалистов, предложенные далее в статье, позволят оформить подобный документ правильно и четко. А с его помощью достичь требуемой цели будет гораздо легче.

Определение

Планом мероприятия является особый вид документа, в котором, как уже говорилось, четко прописаны цели и действия участников проекта. Также здесь указываются требования к срокам выполнения и результативности, назначаются исполнители.

Это временное предприятие. Деятельность человека или группы людей в этом случае направлена на создание продуктов с уникальными свойствами и на достижение результатов, независимо от того, нужно ли составить план мероприятия праздника, тренинга, инвестиционного проекта и т. д. Представленный документ требует кропотливой работы над каждым его пунктом.

Качественно продуманная структура, ответственный подход к обозначению временных рамок проекта, исполнителей, действий каждого участника системы в значительной степени становится причиной успеха всего предприятия.

Процесс составления плана

Чтобы составить план подготовки мероприятия или проекта, лучше всего воспользоваться текстовым редактором на компьютере. Это поможет корректировать пункты документа в процессе его разработки.

В первую очередь ставится цель, с которой создается подобный документ, для этого необходимо написать всего два пункта. В первом указывается текущее состояние проекта, а во втором – результат деятельности.

Начиная с текущего момента, указываются этапы плана, позволяющие постепенно продвигаться к намеченной цели. С обратной стороны, где прописан результат, также указываются условия, при которых проект станет успешным. Все эти пункты вписываются в план.

Далее из последнего реального этапа на пути к цели нужно отыскать те, которые плавно переходят в пункты со стороны желаемого результата.

Структура

Чтобы составить план профилактических мероприятий, праздника, проекта и т. д., следует рассмотреть общую структуру каждого подобного документа. По этим разделам необходимо прописывать соответствующие поставленным целям пункты.

В первую очередь указывается наименование мероприятия. Далее оговариваются цели составления этого документа. На следующем этапе необходимо определить и назначить всех исполнителей проекта.

Немаловажным этапом планирования является постановка плановых сроков проведения мероприятия. Далее следует обосновать все указанные действия. Затем можно приступать к разработке плана-графика.

Очень важно указать свои требования к результативности проведенной работы. После этого необходимо доработать необходимую отчетность, произвести контроль действий всех участников проекта.

Пример составления

Чтобы понять процедуру создания представленного документа, необходимо подробнее рассмотреть, как составить план мероприятий. Образец проекта по изучению английского языка будет представлен далее.

1. Не владею английским языком (1).
2. Наводятся справки о возможных способах изучения (3).
3. Приобретается самоучитель хорошего качества (7).
4. При помощи программы осваивается язык до уровня чтения со словарем. (8).
5. Запись на курсы для общения с носителем языка. В этот период необходимо освоить произношение слов, а также на слух понимать суть разговора (9).
6. Работа над расширением словарного запаса (10).
7. Чтение литературы и периодических изданий, написанных на английском языке (11).
8. Необходимо просматривать телепередачи соответствующей направленности (5).
9. Для практики необходимо отправиться в страну, где люди общаются на этом языке (4).
10. Владение английским языком на разговорном уровне (2).

Цифры в скобках обозначают реальную очередность, с которой были прописаны все пункты этого плана.

Уточнения

Задаваясь вопросом о том, как составить план мероприятий на год или на другой длительный период времени, следует взять во внимание необходимость уточнений пунктов проекта. Дело в том, что в процессе выполнения плана очень часто возникает необходимость добавить соответствующие исследования, пункты в разработанный ранее список. Это вполне нормальная ситуация.

При добавлении уточнений необходимо помнить об установленных заранее сроках выполнения работы. Их следует соблюдать.

В годовых сложных планах заранее все предусмотреть практически невозможно. В процессе работы над проектом соответствующие изменения вносятся в список. При этом никогда не выпускаются из поля зрения цель и сроки по ее достижению. Для этого ход выполнения каждого этапа необходимо тщательно контролировать.

Детализация

Рассматривая, как составлять план мероприятия, необходимо качественно детализировать каждый его этап. Причем это делается до того момента, пока каждый шаг не станет просто элементарным, не станет занимать всего несколько часов. Если эта работа выполнена правильно, можно легко оценивать выполнимость каждого этапа проекта. Это позволяет контролировать продвижение по проекту.

Для примера, если в плане написано, что в результате необходимо выучить 3 тыс. новых слов, это недостаточная детализация. Правильная формулировка будет подробнее. Например, требуется изучать ежедневно 10 новых слов и повторять пройденный материал за 10 дней.

Если этого не делать, в конце установленного срока язык не будет освоен, а время уже будет не вернуть.

Пример плана мероприятий

Чтобы правильно составить план проведения мероприятия, следует рассмотреть еще один пример создания подобных документов. Например, поставлена цель через 20 лет заработать 1 млн руб.

Начало плана указано в 2016 году. В первые 3 года нужно заработать 250 тыс. руб. (2016-2019 гг.). Для этого необходимо устроиться на работу в бухгалтерию (с 2016 по 2018 гг.). Чтобы достичь этой цели, следует окончить соответствующие курсы (2016 г.), поступить на работу (должность помощника главного бухгалтера). Также потребуется получить практические навыки по профессии (2017-2019 гг.).

Следующим этапом плана является работа главным бухгалтером с оплатой труда 3 тыс. руб. (2019-2029 гг.). Для этого в 2019 г. необходимо найти соответствующее место работы. В течение всего срока службы хорошо справляться с возложенными обязанностями.

Затем необходимо за указанный промежуток времени накопить 250 тыс. руб. Для этого уменьшить расходы. Полученную сумму в 2029 г. вложить в выгодный инвестиционный проект. В период с 2029 по 2036 г. получить 1 млн руб.

Чтобы инвестировать накопленные средства, в 2017-2029 гг., в период работы главным бухгалтером, нужно научиться инвестировать средства. В течение 2017 г. следует изучать специальную литературу. В период с 2019 по 2029 г. инвестируются небольшие суммы для получения практического опыта. В 2029 г. выбирается объект, в который делаются вложения. В 2029-2036 гг. ими нужно управлять.

Риски

Изучая, как составлять план мероприятия, необходимо продумать все возможные помехи и препятствия. При этом по возможности нужно продумать запасной план. Даже небольшие усилия, которые, возможно, придется потратить при подготовке, могут снизить риск неблагоприятного исхода.

Все возможные препятствия и неблагоприятные факторы прописывают отдельно и производят оценку их вероятности. Если они маловероятны, эту информацию не берут во внимание. Но при большой опасности лучше подготовиться заранее.

Рассмотрев рекомендации, как составлять план мероприятия, можно составить грамотный, подробный документ. Он поможет добиться поставленных целей.