Как заверить трудовую книжку? Основные правила и алгоритм

Каждый официально работающий человек имеет трудовую книжку. Она «расскажет» об общем трудовом стаже и о сотруднике в целом. Есть моменты, когда требуется копия трудовой. Рассмотрим подробнее, куда может понадобиться копия документа и как заверить трудовую книжку.

Для чего заверять

Сам бланк трудовой должен храниться в отделе кадров той организации, где трудоустроен гражданин. Поэтому просто взять и снять копию документа не получится. Она может понадобиться для предъявления в финансовую организацию, для получения визы и т. п. И если заверить копию трудовой неправильно, то гражданину может поступить отказ в приеме всех документов.

Чтобы получить копию бланка трудовой, сотрудник должен письменно отправить запрос руководителю организации и указать причины предоставления документа.

Для каких организаций

Копию трудовой необходимо брать для предоставления в следующие организации:

1. Банк. Нередко даже для небольшого займа работник банка требует с общим пакетом документов представить копию трудовой. Как правильно заверить трудовую книжку для финансового учреждения? Нужно с каждого листа снять копию и заверить штампом «копия верна», а также проставить подпись руководителя. Это делается для того, чтобы уверить банк в возможности выплачивать ежемесячные платежи.
2. Пенсионный фонд. После выхода на заслуженный отдых ПФР занимается начислением пенсии сотруднику. Среди прочих документов нужно представить либо копию трудовой, заверенную нотариусом, либо сам оригинал. Выдать оригинал сотруднику могут только в том случае, если он будет увольняться из-за выхода на пенсию. В остальных случаях документ не выдается. Хотя законодательно нигде не указано, что есть прямой запрет на выдачу трудовой. Сотрудник может написать запрос на имя руководителя на выдачу оригинала для предоставления в ПФР.
3. Оформление документов для выезда за границу. До 2017 года любой гражданин обязан был предъявить в миграционную службу копию трудовой. Сейчас это делать не обязательно, хотя при заполнении анкеты основные сведения из документа за последние 10 лет нужно иметь, чтобы в дальнейшем не было проблем. Упрощенный порядок действует для загранпаспорта, оформляемого на пять лет. Для биометрического паспорта нужно предоставить копию трудовой. Как заверить копию трудовой книжки для загранпаспорта? Принцип, как и для банка. Не нужно забывать про подпись работодателя.
4. Оформление визы. Копия трудовой в этом случае нужна только для выезда в некоторые страны. В остальных случаях можно предъявлять справку о заработках гражданина.

Кто заверяет

Заверять копию трудовой должен либо работодатель, либо нотариальная контора. Последние случаи очень редки. В основном достаточно заверение со стороны организации. Как заверить трудовую книжку на работе?

С каждой страницы нужно снять четкую копию, проставить на них штампы «копия верна» и подписать со стороны руководства. На последней странице необходимо указать, что сотрудник работает в организации или, наоборот, уволен.

Способы

Как заверить трудовую книжку? Это можно сделать несколькими способами. Первый из них описан выше. Второй считается альтернативным и, возможно, кому-то покажется более удобным.

Рассмотрим подробный алгоритм альтернативного способа, как заверить трудовую книжку:

1. Снять копию со всех листов трудовой книжки.
2. Пронумеровать каждый лист.
3. Сложить все листы по порядку нумерации.
4. Прошить все листы.
5. На приготовленном бланке указать, сколько листов прошито и пронумеровано.
6. Приклеить данный бланк на последнем листе копии (при этом концы нитки должны быть видны).
7. Заверительный штамп организации должен захватывать бланк и лист копии.
8. Руководитель организации должен поставить подпись и дату заверения.

В случае когда гражданин нигде не работает, заверить трудовую можно у нотариуса. В нотариальную контору нужно принести и оригинал, и копию документа.

Нужно ли заявление

Бланку трудовой книжки посвящена целая статья трудового законодательства. Как кадровый документ трудовую рассматривает статья 66 ТК РФ. Также есть специальный законодательный акт, который регламентирует порядок учета трудовых книжек, их хранения и заполнения – ФЗ № 225 от 16.04.03.

Ранее было рассмотрено, как заверить трудовую, как правильно это сделать, чтобы в дальнейшем не возникало проблем с подачей документации в определенные инстанции. Но прежде чем заверять документ, необходимо написать заявление на имя руководителя организации. Заявление можно написать в свободной форме. Важно, чтобы оно содержало следующую информацию:

• реквизиты работодателя;
• реквизиты сотрудника, которому нужна копия;
• просьба о выдаче заверенной копии трудовой книжки;
• подробная причина, по которой понадобилась копия документа;
• дата написания заявления;
• подпись сотрудника.

Еще один момент, о котором не стоит забывать - заверенная копия трудовой книжки действительна один месяц.