Как заверить копию документа? Нотариально заверенные копии документов

Делопроизводитель любой организации, независимо от ее размера и формы собственности, сталкивается с вопросом о том, как заверить копию документа. Причем бумаги могут быть различными – лицензии, Уставы, приказы, внутренние положения и т. д. Некоторые помещаются на одном листе, а другие являются многостраничными. Как быть и в том, и в другом случае, и вообще, что из документов организация может заверять самостоятельно, а с какими придется идти к нотариусу? На все эти вопросы ответит наша статья.

Основные понятия

Для того чтобы усвоить информацию о том, как должна выглядеть заверенная копия какого-либо документа, важно подчеркнуть, что в данном случае действует ГОСТ под №Р 51141-98. Всем делопроизводителям, да и вообще сотрудникам организации, кто на практике сталкивается с данным вопросом, будет не лишним его более подробно изучить. На законодательном уровне формулировка «надлежаще заверенная копия» нигде не раскрывается. Однако упомянутый ГОСТ прописывает, какой документ можно считать таковым.

Итак, согласно пункту 2.1., под простой копией следует понимать документ, который просто-напросто воспроизводит с подлинника информацию и все его внешние признаки, либо их часть. Юридической силы он не имеет. А вот надлежаще заверенные копии документов обладают определенными реквизитами. Именно они дают им юридическую силу.

Чем руководствоваться в работе?

Единого законодательного акта о документах и их обороте на данный момент не существует. Однако не стоит понимать под этим полное отсутствие правил. Порядок того, как заверить копию, все же установлен, просто не все организации и предприятия об этом знают либо пренебрегают им. Между тем, такое отношение может повлечь определенные негативные последствия. Например, документ признают не обладающим доказательственным значением в суде, прокуратуре и т.д.

Многие специалисты по делопроизводству используют в работе ГОСТ Р 6.30-2003, в нем даны определенные рекомендации о том, как заверить копию документа грамотно. Ниже приведен образец. Так, ниже реквизитов основного документа с подписью ставят заверительную запись «ВЕРНО». Еще ниже указывают должность лица, которое оформляет копию, и ставится его подпись с расшифровкой (фамилии, имя, отчество) и дата. Допускается использование печати (по усмотрению организации).

Образец

Верно

Начальник отдела кадров (подпись) /А.А.Антонова/

21.03.2015

Область применения

Перед тем как заверить копию документа таким способом или исправлять уже проделанную работу, уточните, насколько эти правила обязательны именно в вашей области. Ведь требования стандарта носят в большей степени рекомендательный характер.

Вышеупомянутый ГОСТ говорит о том, что данные правила распространяются на документы организационно-распорядительного характера, принадлежащие к УСОРД, то есть распоряжения, постановления, приказы, протоколы, решения, акты и т.д., включенные в ОКУД (классификатор управленческой документации общероссийский).

Рекомендации для органов исполнительной власти

Методические правила утверждены Росархивом (приказ № 76 от 23 декабря 2009 года). Область применения – в органах исполнительной власти (федеральных) при разработке инструкции по делопроизводству. Как заверять копии документов? Образец приведен ниже.

Подлинник документа хранится в деле

(орган власти – наименование) № __ за ____ г.

Верно

Главный специалист (подпись) /И.И. Коровкина/

21.07.2015 ПЕЧАТЬ

При этом следует помнить, что многостраничные документы (выписки из них) первоначально следует пронумеровать, а отметку о заверении дополнить указанием числа листов: «Всего в копии ____ листов». Допустимо проставить отметку «Верно» на каждом странице, либо следует их подшить с помощь нитки и иголки или металлических скоб.

Как заверить копию документа «обычной» организации?

Не стоит забывать о том, что в делопроизводстве по-прежнему действует Указ президиума ВС, изданный еще во времена СССР под номером 9779-Х от 04 августа 1983 года. Именно он и оговаривает вид заверительной подписи на документах всех рядовых организаций, не попадающих в две первые категории, рассмотренные выше. Официально данный Указ по-прежнему не отменен, более того 08 август 2003 года в него были внесены определенные изменения. Данные правила используются в обязательном порядке.

Согласно пункту №1 документа, верность копии подтверждается подписью руководителя либо должностного лица, уполномоченного на это, и печатью организации. Кроме того, следует указать дату выдачи и место, где хранится оригинал, то есть данное предприятие (учреждение и т.д.). Отличительная особенность заключается и в том, что прямо не прописывается состав надписи, поэтому многие используют не «ВЕРНО», а «КОПИЯ ВЕРНА», что тоже допустимо.

Отдельно рассмотрим вопрос права подписи такого документа.

Кто может заверить копию?

Во-первых, естественно, руководитель организации. Данное право ему предоставляет закон и Устав. Поэтому имеет смысл на наиболее важных пакетах документов проставлять его подписи. Как показывает практика, суд относится к данному вопросу вполне лояльно, однако раз на раз не приходится.

Во-вторых, должностные лица, то есть сотрудники организации, состоящие в ней по штату. Однако нужно следить за тем, чтобы они были на данные действия уполномочены. Иначе заверенная копия (паспорта, трудовые книжки, приказы по основной деятельности, лицензии и т.д.) не будет иметь юридической силы. Полномочия сотруднику, не являющемуся руководителем, можно установить несколькими способами. Можно использовать:

• Внутренний документ организации, например, инструкцию по делопроизводству, приказ и т.д.
• Доверенность. Она требуется, главным образом, для представления интересов предприятия во взаимоотношениях с третьими лицами.
• Трудовой договор с конкретным лицом либо в его должностной инструкции. Формулировка может быть, к примеру, такой: «Удостоверять по письменным заявлениям работников верность копий документов, подлинники которых хранятся у Работодателя».

Какие документы может заверить отдел кадров организации?

Как уже было оговорено выше, несмотря ни на, что Указ ВС СССР продолжает действовать, и согласно его положения, кадровая служба имеет полномочия на заверение копий:

• документов, исходящих от работодателя, то есть приказов, актов, протоколов и т.д.;
• документов, принадлежащих другой организации, но оригинал при этом хранится у работодателя, в частности дипломов и различных свидетельств о повышении квалификации;
• иных документов, предоставляемых работником в кадровые службу, если не требуется оригиналов или нотариального заверения.

Услуги нотариуса

Подтверждение достоверности копии документа является, пожалуй, самым распространенным видом нотариальных действий. С необходимостью обращения в данную структура граждане сталкиваются очень часто. Нотариус может подтвердить достоверность документа (копии) - как в полном объеме, так и выписки из него. Во втором случае, правда, есть условие – оригинал должен содержать несколько разных решений, которые не взаимосвязаны между собой.

Для того чтобы заверить копию документа с копии, тоже следует обратиться к нотариусу. Однако в этом случае есть нюансы. Первая копия должна быть уже заверена аналогичным способом либо выдана юридическим лицом, у которого хранится оригинал. И тут важно соблюсти все правила оформления. О том, как правильно заверить копию документа, читатель уже знает. Обязательно должны быть указаны следующие реквизиты: «Верно», наименование организации, кем выдано (ФИО), дата, количество листов, если документ многостраничный.

Обращаясь к нотариусу, будьте готовы предоставить ему свой паспорт. Это необходимо для того, чтобы установить личность.

Что нужно обязательно заверять у нотариуса?

Ряд документов для приобретения юридической силы нуждается в обязательном нотариальном заверении. Список включает:

• Нотариальный перевод документов.
• Доверенность на передоверие прав.
• Брачный контракт.
• Договор пожизненного содержания и ренты.
• Принятие или отказ от наследства.
• Продажу недвижимости, когда владельцев более одного.
• Долевую продажу недвижимости.
• Разрешение родителей на вывоз ребенка за границу.
• Регистрацию общества с ограниченной ответственностью.
• Иные документы, которые согласно договоренности между сторонами, зафиксированной в договоре или дополнительном соглашении, необходимо заверять нотариально.

Следует иметь в виду, что для осуществления каждого из пунктов понадобится предоставить нотариусу определенный пакет документов. Например, для регистрации ООО необходимо иметь при себе его Устав, решение о создании или протокол. Если работа поручена представителю, то доверенность и паспорт. Нотариально заверенные копии документов не имеют ограниченного по времени срока действия.

Требования к документу, копия которого заверяется

Нотариус действует исключительно в рамках законодательства, а потому следует единым установленным стандартам. Документы, копии которых нужно заверить, должны отвечать ряду требований, иначе их попросту не будут заверять.

• Отсутствие дописок, подчисток, зачеркнутых слов, а также неоговоренных исправлений.
• Рукописный или машинный текст не должен быть выполнен простым (грифельным) карандашом.
• У документа должны отсутствовать повреждения, нарушения целостности (разрывы, повреждения и т. д.).
• Текст должен быть читаемым, выполнен однотонными чернилами, без выпадания и бледных участков, подписи должностных лиц и печати - четкими.
• Документы не должны быть заламинированными либо требуется убрать пленку.
• При проставлении подписи должностным лицом нельзя использовать технические средства (светокопирование, факсимильный штамп).