Виды и функции документов

Каждая компания, предприятие, организация образует достаточно большое количество различного рода и вида документации. Некоторые из них имеют предназначение в обеспечении внешней связи, иные же могут обеспечивать непосредственно деятельность внутренней структуры организации по разным ее основаниям. Каковы же функции документов в организации?

В период формирования всей системы документационного обеспечения (ДО) складывались разные системы документов, включая распорядительную документацию, по бухгалтерскому учету и отчетности, по личному составу и пр. Поэтому, работая с ней, не следует забывать о связи с системой принадлежности документа. Возникают определенные требования в области структуры, оформления и его содержания. Кроме того, важно понимать, к какому виду относится документ и какую функцию он выполняет. Данная статья посвящена рассмотрению понятия и функций документов.

Что такое документ?

Итак, в целом основная деятельность той или иной организации заключается в формировании документов. Функции, выполняемые документом, разнообразны. К ним, например, относятся как материально-технические, так и организационно-распорядительные. Документ является материальным объектом, который подтверждает определенное право кого-либо или какой-нибудь факт.

При этом он может удостоверять личность человека или же являться свидетельством чего-либо. Помимо этого, документ считается способом содержания информации, в которой могут отражаться умственная деятельность человека, а также любой факт из жизни. В России данный термин появился еще со времен Петра I. Тогда так обозначалось письменное свидетельство. После чего стали появляться и иные определения, такие как "акт", "служебный документ" и др.

Неоднозначное понятие термина

Вся общественная деятельность использует вышеназванный термин. При этом, в любом направлении деятельности того или иного учреждения, организации, отрасли есть непосредственное определение данному понятию. Однако на сегодняшний день настолько много мнений по данному вопросу, что не представляется возможным дать однозначное определение для термина «документ». Функции документов интересуют многих.

Каждый специалист, который осуществляет свою деятельность в области документоведения или делопроизводства, имеет свое понимание данного аспекта, хоть в законодательном порядке для него и предусмотрено официальное определение.

Наиболее современным в данный момент считается информационный способ сохранения документов, чем на материальных носителях. А каждая организация имеет свой объем работы в области документоведения, в связи с чем документы можно классифицировать по разным основаниям. Далее мы рассмотрим функции нормативных документов, в зависимости от их предназначения и других признаков.

Классификация документов по назначению

По назначению документы бывают: организационно-распорядительными, отчетно-статистическими, учебно-методическими, плановыми, научно-техническими, документами по личному составу и многими другими.

В зависимости от функции, которую они выполняют, различают следующие виды документов:

• приказы;
• распоряжения;
• разного рода отчеты;
• инструкции;
• акты;
• протоколы;
• справки;
• бланки и пр.

Классификация документов по способу фиксации информации

В свою очередь, они делятся и по способу фиксации информации. К ним относятся письменные, графические, фото- и видеодокументы. Они могут содержаться как на материальном носителе, так и в информационном виде (на компьютере, в сети Интернет и т. д.).

Существуют документы, предназначенные для внешних и внутренних работ. Внешний вид включает в себя входящую и исходящую документацию. А по мере уровня трудности (сложности) преобладает следующая классификация: простые и сложные. Простыми документами является документация, которая предполагает присутствие одного вопроса, а сложные содержат некоторое число вопросов.

Классификация степени гласности

В зависимости от степени гласности информации, документы бывают открытыми и ограниченными в доступе, т. е. с различной степенью засекреченности: совершенно секретные, конфиденциальные и т. п.

По юридической силе следует выделить:

• подлинные;
• дубликаты;
• ложные (фальшивые).

Первый вид содержит данные, которые подтверждают их достоверность, при этом они правильно составлены и оформлены. Такие документы могут быть действительными и недействительными, в случае если истек срок действия, либо он отменен посредством замены другим актом. В полном объеме предоставленная информация данного вида не обладает юридической силой.

Под дубликатами понимаются копии документов. А ложные содержат фальшивую информацию о ком-либо, составлены в неверной форме и вопреки законодательству.

Классификация по срокам исполнения и обязательности

По срокам исполнения выделяют:

• срочные, которые предполагают в установленный срок исполнение документа;
• несрочные.

По срокам хранения следует отметить постоянные и временные. Срок хранения последних составляет до десяти лет и свыше.

По степени обязательности они могут быть:

• обязательными, то есть они должны быть непременно исполнены и имеют юрисдикционный характер;
• информационными, которые содержали бы информацию о деятельности компании.

Классификация по степени унификации

По степени унификации документы тоже разделяют на определенные виды. Среди них выделяют:

• специфические - разовые документы;
• типовые - сочетают однородную информацию;
• трафаретные - с ранее подготовленным печатным текстом, какой требуется заполнить в результате итогового оформления в той или иной ситуации;
• унифицированные.

В последних расположение текста должно быть слева на листе, а справа имеются строки. Соответствующая информация вносится в цифровом или текстовом виде в ту часть, где находится строка или таблица (анкетные исследования, например).

История документации

Как видите, общей классификации документов нет, несмотря на то, что при анализе мы наблюдаем многочисленные их виды. Еще в XV-XVII вв. структура делопроизводства была достаточно емкой, хотя среди документов преобладали лишь грамоты, наказы, приговоры. Но каждый из этих видов имел много типов, например, приказы подразумевали и документацию, поступающую от воевод, а грамоты представляли собой документы, которые посылались из приказов боярам, приказным людям и пр. Было такое понятие как «грамотка», подразумевающее личную переписку.

Функции

Основные функции документов подразделяются на общие и специальные. И каждый документ может выполнять сразу их много, что в какой-то мере помогает сократить количество бумаг, необходимых для работы.

К общим функциям документа относятся:

• информационная - когда любой документ призван сохранять информацию;
• социальная - документ представляет собой социально значимый объект, для его создания нужна социальная потребность;
• коммуникативная - документ является средством связи среди организаций, предприятий, компаний и т. д.;
• культурная - он выступает в качестве способа сохранения культурных обычаев.

Такой метод сохранения хорошо применим в объемных документах, в том числе в документации научно-технического характера, где явно выявлена степень развития общества.

К специальным функциям документов относят:

• управленческую - документ является способом управления, который распространяется на организационно-распорядительную документацию;
• правовую - он сохраняет и изменяет правовые положения и общественные правоотношения (сюда относятся законодательная и правовая документация, в том числе документы с временной правовой функцией).

Также документы могут представлять собой исторический источник с содержанием прошедших данных, к примеру, о возникновении делопроизводства, документоведения, в целом документации.

Функция управления документами возлагается на немногие бумаги, какие создаются в процессе той или иной общественной деятельности.

Элементы документа

Важно выделить, что документ включает в себя множество частей. Данные элементы именуются как реквизиты. Рассмотрим понятие реквизита.

Это неотъемлемая часть при оформлении официальных документов. В законодательном порядке предусмотрены всего тридцать реквизитов с их непосредственным оформлением в виде документов. Они содержат различного рода наборы этих элементов. Их количество в документе предполагает цель его создания, а также предназначение, требования к оформлению.

В документации предусмотрен ограниченный набор этих частей. Если их не внести или же указать неверно, тогда документ становится недействительным, и соответственно теряет юридическую силу. Тем самым, без проставления реквизитных данных на бланке документа, невозможно дальнейшее взаимодействие с иными организациями. Поэтому реквизитные данные тесно связаны с документальным оформлением, поскольку имеют прямое воздействие на правильность в оформлении любого документа учреждения.

Выводы

Таким образом, проанализировав виды и функции документов и рассмотрев важный вопрос в области документоведения и делопроизводства, следует отметить, что в настоящее время документ является неотъемлемой составляющей любой деятельности. Без него невозможно, в том числе, производство и работа каждого предприятия или организации. Поскольку основные функции документа включают содержание информации, то он считается важным аспектом и во внешней, и во внутренней структуре компании, учреждения и т. д.

Следовательно, при обеспечении взаимодействия структурных подразделений любого учреждения используется документация. Она также важна в качестве отчетности для государственных органов, совершающих проверки организаций. Сведения, указанные в документе – это, прежде всего, доказательства того, что данная информация исполнена.

Процесс документирования во многом обязателен, поэтому его предписывает законодательство и нормативно-правовые акты, что обеспечивает законность и правомерность. От того, насколько правильно и оперативно обработан и исполняется документ, находится в зависимости скорость принятия верного решения управлением (руководством). Именно правильная организация деятельности того или иного предприятия, включая документоведчество, делопроизводство, способствует обеспечению порядка внутри учреждения. Такая своего рода система гарантирует гармоничное взаимодействие между структурными частями организаций.