Виды и классификация документов. Классификация бухгалтерских документов

Современный человек, осуществляя деятельность в той или иной сфере, часто работает с различными документами. Какова специфика их классификации? Какова целесообразность выделения тех или иных самостоятельных категорий источников? Какова специфика подходов к классификации документов, сложившаяся на российских предприятиях?

Предмет классификации

Прежде чем говорить о подходах к делению источников на те или иные классы, полезно определиться с тем, что такое собственно понятие документа. Классификация документов предполагает определенный процесс ее осуществления. Что под ним склонны понимать современные исследователи?

Согласно распространенной трактовке, понятие документа может быть интерпретировано как отражение в той или иной устойчивой форме — печатной или компьютерной - сведений, значимых с хозяйственной, социальной, культурной, юридической или управленческой точки зрения. Имеет значение то, насколько соответствует источник этой информации критериям, принятым для конкретной сферы, в которой предполагается его использование.

Теперь становится понятно, что такие категории, как информация и документ, классификация документа, играют важнейшую роль в бизнесе и государственном управлении, в образовании и иных сферах деятельности человека. Использование определенных критериев отнесения источников к определенному классу придает устойчивость системе управления, программе образования, правовому и даже политическому режиму, облегчает доступ заинтересованных граждан к требуемым данным.

Критерии и признаки классификации документов, принятые в том или ином государстве или экономической отрасли, могут быть самыми разными. Рассмотрим те, что сложились в современной российской бизнес-практике. Для начала определимся с базовым термином, о котором идет речь.

Определение классификации

Что такое классификация документов? Она может рассматриваться как процесс и как явление. В первом случае под термином следует понимать процедуры отнесения источников к тому или иному типу на основе обобщающих признаков. Во второй трактовке классификация документов — это схема, в рамках которой реализуется процесс, о котором ведется речь в первом случае.

Критерии классификации

Выделение признаков, по которым те или иные источники обобщаются в классы, может осуществляться по разным основаниям. Все зависит от практики, которая сложилась в определенной отрасли документооборота. Основанием для классификации документов может быть характер сведений, содержащихся в них. Так, принято разделять информацию, которая присутствует в источниках, на три основные разновидности: ретроспективную, текущую и перспективную. Классификация документов может осуществляться на основании функций, которые выполняет источник. Спектр таковых — самый широкий. Есть коммуникативная, управленческая, справочная, правовая, культурная функция.

В рамках каждого класса документов чаще всего выделяются дополнительные категории источников. Например, если основание для их классификации — функция, то в числе тех документов, для которых свойственно ее выполнять — чаще всего это законы — могут формироваться дополнительные группы источников. Тем самым образуется система классификации документов. Например, в источники, выполняющие правовую функцию, могут входить нормативные акты, бухгалтерские, финансовые документы. Классификация нормативных документов также может предполагать их деление на дополнительные категории. Например, если речь идет о законах, то они могут быть федеральными, региональными или муниципальными.

Документы в бизнесе

В российской бизнес-практике классификация документов предполагает выделение двух основных групп источников. Какова их сущность? Во-первых, есть документы, отражающие общие вопросы деятельности организации, а также те, что относятся к управленческим активностям, и те, что отражают аспекты руководства предприятием. Их составление обычно не предполагает узкой специализации по должностям, но в отношении доступа к ним в фирме могут практиковаться различные ограничения.

Во-вторых, есть документы, которые касаются функций конкретных подразделений компании. Они могут касаться деятельности бухгалтерии, отделов сбыта, маркетинга, продаж, разработки и т. д. В этом случае их формирование может требовать как раз таки узкой специализации: маловероятно, что специалист по продажам или программист хорошо разбирается в тонкостях бухгалтерской документации.

Не считая двух основных групп источников, виды документов и их классификация в бизнесе могут быть предоставлены в широчайшем спектре разновидностей. Рассмотрим некоторые популярные интерпретации соответствующих подходов.

В российской бизнес-среде распространен такой критерий классификации документов, как их цифровой или бумажный статус. Несмотря на то что источник может иметь одинаковое содержание и в виде компьютерного файла, и в печатном формате, классифицируют его на два разных типа.

Подобная методология отчасти поддерживается законодателем: например, способы заверения подлинности цифровых и бумажных документов могут значительно отличаться. На распечатанных источниках нужно ставить подписи и печати, электронные же необходимо заверять посредством особых шифровых алгоритмов, называемых электронными подписями.

Источники могут быть классифицированы также по признаку адресата. В рамках данного критерия они могут быть личными или же коллективными (типовыми). Во втором случае они могут приобретать характер локального нормативного акта. Примеры подобных документов — штатное расписание, коллективный трудовой договор. К личным источникам может относиться служебная записка.

Принятая на российских предприятиях классификация документов в делопроизводстве также предполагает деление источников на разные типы в зависимости от уровня их подлинности. Документ может быть оригинальным, представленным в виде дубликата, в виде копии. Последняя, в свою очередь, может быть простой или же нотариально заверенной — юридическая сила источников в этом случае будет, скорее всего, разной.

Внутренние и внешние источники

Классификация документов в делопроизводстве на предприятии может предполагать их деление по признаку происхождения. Так, источники могут быть внутренними — сформированными в рамках структуры предприятия, или же внешними. К первым может относиться, например, приказ руководителя, служебная записка, та или иная должностная инструкция. Примеры документов второго типа — деловое письмо, коммерческое предложение.

Основной критерий отнесения документов к внутренним или внешним — юридическая самостоятельность организации. Она может не всегда коррелировать с экономической. То есть если источник сформирован одним ООО или АО и передается в адрес другого юрлица, он будет считаться для партнера внешним, даже если первая компания владеет контрольным пакетом акций во второй.

Бухгалтерская документация

В числе ключевых для бизнеса типов документов — бухгалтерские. Какие источники к нему относятся? Бухгалтерская документация — это совокупность оформленных в письменном виде свидетельств, подтверждающих факты осуществления тех или иных хозяйственных операций или же право предприятия участвовать в них. Классификация бухгалтерских документов, принятая на российских предприятиях, включает следующие критерии.

Во-первых, соответствующего типа источники могут быть классифицированы в зависимости от назначения. Так, документы могут быть распорядительными, носить оправдательный характер, оформительными или же комбинированными — сочетающими в себе несколько признаков.

Во-вторых, классификация бухгалтерских документов может предполагать их деление на первичные и сводные, в зависимости от порядка составления источников.

В-третьих, документы, относящиеся к бухгалтерским активностям, могут подразделяться на те или иные категории в зависимости от содержания операций. Так, источники могут быть материальными, связанными с денежными операциями, а также расчетными.

Назначение бухгалтерских документов

Выше мы отметили, что, в зависимости от назначения, документы бухгалтерского характера могут быть классифицированы на три основных типа: распорядительные, исполнительные и оформительные. Также есть источники, которые сочетают в себе признаки, характерные сразу для нескольких типов документов. Рассмотрим данную схему подробнее. Дело в том, что подобная классификация юридических документов распространена на российских предприятиях очень широко. Полезно будет изучить ее особенности.

К распорядительным источникам принято относить: приказы руководства, издаваемые менеджментом распоряжения и указания, а также оформляемые компетентными сотрудниками доверенности. Посредством данных документов структуры предприятия, ответственные за принятие важных управленческих решений, одобряют те или иные действия подчиненных подразделений или сотрудников, направленные на совершение хозяйственных операций. Но сведения, которые содержатся в распорядительных документах, обычно не фиксируются во внутренних бухгалтерских регистрах, так как фактов, касающихся непосредственного совершения хозяйственных операций, в них не содержится.

К исполнительным документам могут относиться такие источники, как товарная накладная, акт приемки, ордер, требование. Другое распространенное название данного типа источников — оправдательные. Составляются они в момент, когда хозяйственная операция непосредственно осуществляется. Сведения, содержащиеся в исполнительных документах, подлежат занесению в бухгалтерские регистры предприятия.

Есть источники, которые сочетают признаки, характерные как для распорядительных, так и для исполнительных документов. В числе таковых — платежная ведомость или, например, кассовый ордер.

Что касается оформительных источников, их основное назначение — подготовка учетных записей, отражающих факты, которые содержатся в распорядительных и исполнительных документах. К ним принято относить различного типа ведомости — накопительные, амортизационные, расходные, отражающие расчеты по нормативной себестоимости, а также различные типы справок.

Есть и иные основания для классификации документов в бухгалтерской отрасли. Так, распространена модель, в рамках которой те или иные виды документов и их классификация определяются бухгалтерами в зависимости от одного или нескольких признаков следующего спектра: назначение, содержание операций, объем средств в транзакциях, количество фиксируемых процедур, способ заполнения.

Специфика первичных документов

В числе важнейших документов бухгалтерского типа — первичные. В них фиксируются факты совершения тех или иных хозяйственных операций на предприятии. Данные документы свидетельствуют о том, что компания предоставила товар или оказала услугу, которые были оплачены. Выше мы отметили, что на российских предприятиях распространено деление источников на внутренние и внешние. Можно отметить, что классификация первичных документов отлично коррелирует с соответствующим критерием. Есть первичные документы внутреннего происхождения — сформированные штатными специалистами акты или счета, а есть источники внешние, которые направлены со стороны других юридических лиц. Это также могут быть счета, акты и иные требования.

Первичные документы относятся к категории исполнительных или оправдательных. Они лежат в основе бухучета. Данного типа документы — в числе базовых инструментов поддержания хозяйственной устойчивости предприятий. Существует ряд требований к их оформлению. Рассмотрим их.

Особенности работы с первичными документами

Первичные источники на российских предприятиях должны формироваться на русском языке. Они должны создаваться в устойчивой документальной форме — на бумаге или же в виде файла, размещенного на надежном носителе. Первичные документы должны быть оформлены на основе типовых форм, принятых в отрасли или рекомендованных ведомствами посредством тех или иных нормативно-правовых актов.

Ошибочные записи в первичных документах нельзя корректировать, прорисовывая правильные буквы или цифры поверх тех, что уже присутствуют на бумаге. Следует зачеркивать неверную информацию, а затем надписывать над ней правильный текст, а также оставлять предусмотренные правилами документооборота комментарии. При этом есть документы, которые нельзя корректировать без согласования с ответственными должностными лицами или руководством организации.

Как только первичный источник поступает в распоряжение бухгалтера, он должен быть проверен на предмет корректности формы, точности цифр, формулировок. Должны быть проверены все необходимые реквизиты. Бухгалтер, исследовав первичный документ и убедившись в его корректности, установленным образом вносит информацию, содержащуюся в нем, в регистры. На самом документе обычно ставится пометка об этом, чтобы не допустить повторного использования соответствующих сведений.

Хозяйственные операции подлежат фиксации в соответствующих регистрах согласно тому, в какой хронологической последовательности они совершались. Также в большинстве случаев бухгалтеру необходимо фиксировать сведения о хозяйственных процедурах на специальных счетах.

Первичные источники, относящиеся к категории денежных, должны помечаться специальными штампами: в зависимости от конкретной процедуры, соответствующие графические элементы могут содержать сведения о получении источников или об оплате товаров или услуг, о которых говорится в документе. Первичные источники должны храниться в бухгалтерии в течение периодов, установленных законодательством.

Первичные и сводные источники

Основные классификации документов, сложившиеся в российской бизнес-практике, предполагают также выделение в отдельную категорию сводных источников. Какова их специфика? Дело в том, что сводные документы формируются на основе первичных. Каким именно образом?

Первичные документы предполагают фиксацию каждой самостоятельной хозяйственной операции. Это может быть поступление тех или иных материалов в производственный цех, отгрузка готовой продукции потребителю, начисление зарплаты, иные операции с денежными средствами.

Те первичные документы, которые носят однородный характер по тому или иному признаку, объединяются в сводные источники. В большинстве случаев они выступают одним из элементов бухгалтерских регистров, о которых мы сказали выше. Пример сводного источника: журнал, ведомость, машинограмма. Регистры, если понимать под ними сводные источники, могут задействоваться с целью последующего анализа данных, касающихся хозяйственных операций.

Многообразие подходов

Мы рассмотрели особенности классификации документов, критерии которой сложились в российской бизнес-практике. Конечно, в других сферах могут быть приняты иные критерии. Классификация архивных документов, медицинских, исторических и иных источников может осуществляться по самым разным основаниям. Соответствующие критерии могут быть прописаны как на уровне официальных нормативно-правовых актов, так и в источниках, которые сформировались как элемент практики, сложившейся в той или иной сфере.