Журнал регистрации приказов по личному составу: образец заполнения, требования и рекомендации

Журнал регистрации приказов по личному составу является важным элементом кадрового делопроизводства в организациях. Данный документ позволяет учитывать все кадровые распоряжения, касающиеся работников предприятия. В статье мы подробно рассмотрим, как правильно оформлять и вести журнал регистрации приказов по личному составу, приведем примеры и дадим полезные рекомендации.

1. Понятие и назначение журнала регистрации приказов по личному составу

Журнал регистрации приказов по личному составу представляет собой регистрационно-учетную форму, предназначенную для записи и учета всех кадровых приказов и распоряжений, издаваемых в организации и касающихся ее работников.

В журнале регистрируются следующие виды приказов:

• о приеме на работу;
• об увольнении;
• о переводе;
• об отпусках;
• о поощрениях и взысканиях.

Основные цели ведения журнала регистрации приказов по личному составу:

1. Обеспечение учета и контроля за исполнением кадровых приказов;
2. Систематизация данных о кадровых перемещениях в организации;
3. Оперативный поиск приказов по различным параметрам;
4. Соблюдение требований законодательства о документировании кадровых процедур.

Ведение журнала регистрации приказов по личному составу является обязательным для большинства организаций в соответствии со ст. 22.1 ТК РФ и п. 84 ГОСТ Р 7.0.8-2013.

Ответственность за правильное заполнение журнала, как правило, возлагается на руководителя или специалиста кадровой службы организации.

2. Требования к оформлению журнала регистрации приказов по личному составу

Унифицированной формы журнала регистрации приказов по личному составу законодательно не установлено. Организации разрабатывают его самостоятельно, исходя из потребностей и особенностей документооборота.

Однако существует ряд общих требований к оформлению журнала регистрации приказов по личному составу:

• Журнал должен иметь титульный лист с указанием названия, реквизитов организации, наименования документа;
• Листы журнала должны быть сброшюрованы, пронумерованы;
• Записи должны вестись четко, аккуратно, без исправлений;
• Журнал должен содержать все необходимые графы для полной регистрации приказов.

Рекомендуемый перечень разделов журнала регистрации приказов по личному составу:

1. Титульный лист;
2. Список ответственных лиц;
3. Основная регистрационная таблица;
4. Итоговая запись об окончании журнала.

Основная регистрационная таблица должна содержать следующие графы:

• порядковый номер записи;
• дата и номер приказа;
• краткое содержание;
• ФИО и должность работника;
• примечания.

При необходимости перечень граф может быть расширен.

3. Порядок ведения журнала регистрации приказов по личному составу

Порядок работы с журналом регистрации приказов по личному составу включает следующие этапы:

1. Получение и проверка правильности оформления приказа;
2. Регистрация приказа в журнале в день его подписания;
3. Проставление отметки об исполнении приказа;
4. Передача приказа в кадровое дело работника.

Исправление ошибочных записей при регистрации выполняется по правилам делопроизводства:

• неправильная запись аккуратно зачеркивается;
• рядом вносится верная запись;
• исправление заверяется подписью ответственного лица.

Типичные ошибки при ведении журнала:

• Пропуск регистрационного номера;
• Нечеткие, неразборчивые записи;
• Отсутствие подписи ответственного лица.

Их можно избежать, если внимательно заполнять каждую графу журнала и соблюдать правила регистрации документов.

Таким образом, журнал регистрации приказов по личному составу является важным документом кадрового делопроизводства. Правильное оформление и ведение журнала позволяет обеспечить учет и контроль исполнения кадровых приказов в организации.

4. Варианты ведения журнала регистрации приказов по личному составу

Журнал регистрации приказов по личному составу может вестись как в бумажной, так и в электронной форме.

Ведение журнала в бумажной форме

При использовании бумажного варианта журнал оформляется в виде книги установленной формы, прошнуровывается, нумеруется, заверяется подписями и печатью организации.

Преимущества бумажного журнала:

• Простота и привычность ведения;
• Возможность оперативного доступа и внесения записей;
• Отсутствие зависимости от технических средств.

Недостатки бумажного варианта:

• Большие затраты времени на поиск информации;
• Риск потери или порчи журнала;
• Сложность создания копий и резервных версий.

Ведение электронной версии журнала

Электронный журнал регистрации приказов ведется в виде электронной таблицы или специальной базы данных.

Преимущества электронного журнала:

• Высокая скорость доступа к данным;
• Удобство сортировки и поиска записей;
• Простота создания резервных копий.

Недостатки электронной версии:

• Зависимость от технических средств;
• Необходимость регулярного резервного копирования;
• Более сложная защита от несанкционированного доступа.

5. Образец заполнения журнала регистрации приказов по личному составу

Рассмотрим на примере, как заполняются основные разделы журнала регистрации приказов по личному составу.

Заполнение титульного листа

На титульном листе журнала указываются:

• полное наименование организации;
• отчетный период, на который составляется журнал;
• общее количество листов в журнале;
• должность и фамилия ответственного лица.

Заполнение основных разделов журнала

В основной таблице журнала последовательно регистрируются все приказы по личному составу. Например:

No записи	Дата и номер приказа	Краткое содержание	ФИО, должность работника
1	01.06.2018 No 45	О приеме Иванова И.И.	Иванов Иван Иванович, менеджер по продажам
2	03.06.2018 No 47	О предоставлении отпуска Сидоровой М.Н.	Сидорова Мария Николаевна, бухгалтер

Таким образом, в журнал регистрации вносятся все кадровые приказы в хронологической последовательности по мере их издания.

6. Нормативные требования к хранению журнала регистрации приказов по личному составу

Срок хранения журнала регистрации приказов по личному составу составляет 75 лет (приказ Росархива от 20.12.2019 No 236).

После завершения журнал передается в архив организации. Ответственность за обеспечение сохранности журнала в течение срока хранения несет руководитель организации.

Нарушение сроков хранения журнала может повлечь административную ответственность в соответствии со ст. 13.20 КоАП РФ.

Для обеспечения сохранности рекомендуется:

• Хранить журнал в сейфе или запираемом шкафу;
• Исключить бесконтрольный доступ посторонних лиц;
• Создавать резервные копии электронного журнала.

7. Образцы заполненного журнала регистрации приказов по личному составу

Для наглядности приведем примеры правильно заполненного журнала регистрации приказов по личному составу.

Образец заполнения титульного листа:

ООО "СтройМастер"
ЖУРНАЛ регистрации приказов по личному составу за 2018 год Всего в журнале 96 листов Начальник отдела кадров Иванов И.И.

Пример записи в основной таблице журнала:

No	Дата и номер приказа	Краткое содержание	ФИО, должность работника
5	12.03.2018 No 25	О предоставлении отпуска	Сергеев П.Д., инженер

Таким образом можно визуально представить порядок заполнения журнала регистрации приказов по личному составу.

8. Анализ типичных ошибок при ведении журнала регистрации приказов по личному составу

Рассмотрим наиболее распространенные ошибки, допускаемые при работе с журналом регистрации приказов по личному составу.

К типичным ошибкам относятся:

• Нечеткое, неразборчивое заполнение граф журнала;
• Отсутствие даты, номера, подписей;
• Несоответствие нумерации страниц оглавлению;
• Исправления, помарки, подчистки;
• Пропуск регистрационных номеров приказов;
• Нарушение хронологии при регистрации.

Подобные ошибки могут привести к нарушению трудовых прав работников, поэтому их нужно незамедлительно исправлять установленным способом.

Чтобы избежать ошибок, рекомендуется:

• Тщательно проверять вносимые данные;
• Не допускать записи карандашом;
• Соблюдать хронологию при регистрации;
• Регулярно сверять наличие и нумерацию листов.

Соблюдение всех правил при работе с журналом позволит минимизировать количество ошибок.

9. Полезные советы по работе с журналом регистрации приказов по личному составу

Рассмотрим несколько полезных советов, которые помогут оптимизировать работу с журналом регистрации приказов по личному составу.

Выбор оптимального формата журнала

При выборе формата журнала следует учитывать особенности документооборота в организации. Для небольших компаний удобнее использовать бумажный вариант, в крупных - электронный.

Внесение исправлений

Чтобы внести исправления в журнал без нарушения требований, аккуратно зачеркните неверные данные, рядом впишите правильные, заверьте подписью.

Предотвращение ошибок при заполнении

Внимательно проверяйте вносимую информацию, соблюдайте хронологию, используйте чернила или пасту, регулярно сверяйте нумерацию листов.

Оптимизация работы с электронной версией

Используйте удобные шаблоны, настройте автозаполнение полей, создавайте резервные копии, ограничьте доступ посторонних.

"Фишки" для удобства ведения журнала

Заведите отдельные журналы для разных видов приказов, разработайте шаблон с подсказками, используйте маркеры для быстрого поиска.

10. Готовые решения и сервисы для ведения журнала регистрации приказов по личному составу

Существует множество готовых решений, которые помогут автоматизировать процесс ведения журнала регистрации приказов.

Шаблоны журнала

В интернете можно найти и скачать бесплатные или платные шаблоны журнала в Word, Excel.

Онлайн-сервисы

Сервисы как Google Таблицы позволяют вести электронный журнал удаленно и совместно.

Программы и системы

Специальные программы для кадрового учета автоматизируют ведение журнала, учет приказов.

Услуги аутсорсинга

Можно заказать ведение журнала сторонним специалистам, что сэкономит время сотрудников.

11. Перспективы развития формы и содержания журнала регистрации приказов по личному составу

С развитием электронного документооборота форма и содержание журнала регистрации приказов будут меняться.

Возможные перспективы:

• Упрощение структуры журнала;
• Переход на полностью электронный формат;
• Интеграция журнала с другими информационными системами;
• Автоматическое формирование журнала из кадровых приказов.

Такая модернизация позволит сделать процесс регистрации приказов более удобным и быстрым.

12. Рекомендации по оптимизации процесса ведения журнала регистрации приказов

Для оптимизации работы с журналом регистрации приказов рекомендуется:

• Разработать регламент ведения журнала;
• Закрепить персональную ответственность за ведение журнала;
• Использовать удобные формы и шаблоны;
• Внедрить автоматизированные решения;
• Регулярно back-up данных;
• Проводить аудит записей в журнале.

Данные меры позволят максимально эффективно использовать журнал для учета и контроля кадровых приказов.