Деловое письмо: пример, образец и особенности написания

Вы когда-нибудь задумывались, сколько времени тратите в день на деловую переписку по электронной почте? Согласно исследованиям, в среднем это 28% рабочего времени сотрудника. Умение правильно составлять деловые письма - критически важный навык для любого специалиста. Читайте нашу статью - здесь вы найдете все, что нужно знать о деловой корреспонденции: определение, виды, примеры, правила и типичные ошибки. Пишите грамотно и добивайтесь результата!

Что такое деловое письмо и зачем оно нужно

Деловое письмо - это официальное обращение, которое отправляется от имени компании другой компании или частному лицу. Цель такого письма - решить какой-либо рабочий вопрос, договориться о сотрудничестве, проинформировать получателя.

Основные цели написания делового письма:

• Предложить товары/услуги
• Ответить на запрос партнера или клиента
• Поблагодарить за сотрудничество
• Напомнить о договоренностях
• Выразить претензию

По сравнению с телефонным разговором письмо имеет ряд преимуществ:

1. Позволяет донести больший объем информации
2. Дает возможность тщательно продумать текст
3. Создает документальное подтверждение сделки или договоренности

С помощью деловых писем можно решать такие задачи:

• Установить новые деловые контакты
• Поддерживать партнерские отношения
• Информировать о новых товарах и услугах
• Координировать совместную работу
• Решать возникающие вопросы оперативно

Существует несколько основных типов деловых писем:

• Коммерческое предложение
• Запрос
• Сопроводительное письмо
• Благодарность
• Рекламация

Каждый тип письма имеет свои особенности и решает конкретные задачи бизнес-коммуникации.

Какие бывают виды деловой корреспонденции

Существует множество разновидностей деловых писем. Рассмотрим основные из них.

Гарантийное письмо

Такое письмо содержит обещания или гарантии выполнить какие-либо условия. Например, гарантируется оплата поставленного товара в оговоренные сроки.

Коммерческое предложение

Письмо с предложением товаров, работ или услуг потенциальному клиенту или партнеру. Цель - заинтересовать получателя и добиться сотрудничества.

Извещение

Информирует адресата о важных обстоятельствах, к примеру, об изменении реквизитов компании или цен на продукцию.

Оферта

Фактически предложение о заключении сделки на определенных условиях. Содержит существенные условия договора.

Сопроводительное письмо

Такое письмо прилагают к основным документам, чтобы объяснить цель отправки.

Другие виды деловых писем:

• просьба
• приглашение
• рекламация
• напоминание
• рекомендация
• поздравление

Каждый тип письма имеет свою структуру и особенности написания.

Как оформить деловое письмо

Существуют определенные правила оформления деловой корреспонденции. Деловое письмо может состоять из ряда реквизитов.

Требования к внешнему виду

Традиционно деловое письмо оформляют на фирменном бланке организации. Указывают реквизиты отправителя, дату, адресата, тему письма. Текст пишут шрифтом Times New Roman, 12-14 кегль, межстрочный интервал - 1-1,5. В конце ставят подпись и печать.

Структура письма

Классическое деловое письмо включает:

1. Обращение
2. Вступление
3. Основная часть
4. Заключение
5. Прощальная фраза
6. Подпись

Электронные письма

В электронных письмах строгое оформление необязательно. Главное - указать тему, данные об отправителе, обращение, призыв к действию и подпись.

При отправке электронного письма важно:

• Поставить краткую и конкретную тему
• Сделать понятным смысл письма
• Прикрепить упомянутые файлы

Таким образом, формальные требования к деловой переписке зависят от того, как именно отправляется письмо - на бумаге или в электронном виде.

Примеры деловых писем на русском

Рассмотрим примеры писем на русском языке для разных ситуаций.

Пример гарантийного письма

Уважаемый Иван Петрович!

Наша компания благодарит Вас за сотрудничество и гарантирует оплату поставленной Вами партии товара (накладная No 123 от 05.05.2020 г.) не позднее 20.05.2020 г.

С уважением,
Директор ООО "Ромашка" Сидоров И. И.

Пример коммерческого предложения

Уважаемый Иван Иванович!

Наша компания предлагает Вам поставку новой партии офисной мебели собственного производства со склада в Москве. При заказе от 10 комплектов действует скидка 10%.

Будем рады начать сотрудничество. Ответьте на это предложение, и мы вышлем Вам каталог и прайс.

С уважением, Иванов Иван Менеджер по продажам ООО "Мебельщик"

Другие примеры деловых писем на русском языке:

• пример извещения
• пример оферты
• пример сопроводительного письма
• пример подтверждения
• пример просьбы
• пример приглашения
• пример рекламации
• пример напоминания
• пример рекомендации
• пример поздравления

Изучая образцы деловых писем, можно научиться правильно строить бизнес-коммуникацию.

Правила написания делового письма

Чтобы деловое письмо было эффективным, при его написании нужно придерживаться определенных правил.

1. Указывать конкретную тему. Тема письма должна отражать его суть. Например, "Предложение о поставке комплектующих" или "Запрос дополнительной информации о товаре". Это позволит сразу понять, о чем пойдет речь, сократит время.
2. Формулировать цель. Четко обозначьте, зачем вы пишете это письмо и какой результат хотите получить. Это поможет собеседнику понять ваши намерения. Краткость - плюс деловой переписки.
3. Указывать выгоду для получателя. Опишите, какое преимущество или выгоду получит адресат, если ответит на ваше предложение или просьбу. Это заинтересует его в сотрудничестве.
4. Соблюдать структуру. Письмо должно включать: обращение, вступление, основную часть, заключение, прощание и подпись. Каждый реквизит важен для структуры делового письма.
5. Использовать официально-деловой стиль. Излагайте мысли максимально конкретно, избегайте разговорных выражений. Выдерживайте нейтральный, вежливый тон.

Типичные ошибки при написании деловых писем

Чтобы избежать распространенных ошибок, учитывайте следующее:

1. Нет конкретики.Не пишите общие фразы типа "предлагаем начать сотрудничество". Укажите точные условия: ассортимент, цены, сроки. Акцентируйте внимание на важных деталях.
2. Неправильное оформление. Следите за структурой письма, разделением на абзацы, отступами. Проверяйте орфографию и пунктуацию. Это повышает доверие к вам и обращает внимание на главное.
3. Некорректный тон. Избегайте фамильярного стиля, эмоциональных фраз. Будьте вежливы и корректны.

Полезные советы по написанию деловых писем

Чтобы ваши письма были эффективными, придерживайтесь этих рекомендаций:

• Ставьте себя на место получателя, думайте о его выгоде
• Используйте ясный, простой язык
• Старайтесь писать лаконично
• Приводите конкретные факты и цифры
• Перечитывайте написанное перед отправкой

Следуя этим советам и основным правилам, вы научитесь составлять эффективные деловые письма.

Полезные инструменты для написания деловых писем

Существуют различные инструменты, которые помогут вам писать деловые письма быстрее и эффективнее.

1. Шаблоны писем. Готовые шаблоны для типовых ситуаций (коммерческое предложение, запрос, благодарность) ускорят процесс написания.
2. Онлайн-конструкторы. Сервисы, позволяющие создавать структурированные письма в онлайн-режиме, сохранять шаблоны.
3. Проверка орфографии. Используйте программы или онлайн-сервисы для автоматической проверки текста на ошибки. Наличие ошибок сразу снижает уровень доверия к собеседнику, портит его репутацию.
4. Грамматические конструкции. Полезно иметь под рукой готовые деловые фразы и выражения для разных случаев.
5. Переводчики. При написании писем на иностранном языке пользуйтесь онлайн-словарями и переводчиками для избежания ошибок.

Рекомендации по отправке деловых писем

После написания письма важно правильно его отправить. Рекомендации:

• Проверьте тему и адрес получателя
• Прикрепите упомянутые файлы
• Убедитесь, что текст не содержит ошибок
• Отправляйте из надежного почтового сервиса
• При необходимости запросите уведомление о прочтении
• Сохраняйте копии отправленных писем

Соблюдая эти рекомендации, вы сможете избежать ошибок при отправке важных деловых писем.

Альтернативы деловым письмам

Помимо писем, для коммуникации в бизнесе можно использовать:

• Телефонные переговоры
• Видеоконференции
• Личные встречи
• Мессенджеры и чаты
• Социальные сети

Каждый канал имеет свои преимущества. Например, для обсуждения деталей удобнее встретиться лично. А для информирования о стандартном предложении подойдет рассылка писем. Главное - выбирать способ коммуникации в зависимости от цели и аудитории.