Расчеты с подотчетными лицами: примеры проводок на 71 счет

Чтобы избежать ошибок в ведении бухгалтерского учета, важно разобраться в нюансах работы со счетом 71 "Расчеты с подотчетными лицами". В этой статье мы подробно рассмотрим особенности его применения и приведем практические примеры типовых проводок. Эта информация поможет бухгалтерам оптимизировать работу и избежать штрафов при проверках.

Назначение счета 71 в бухучете

Согласно приказу Минфина РФ No 94н, счет 71 предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на различные хозяйственные нужды. Это активно-пассивный счет, на котором могут быть как дебетовый, так и кредитовый остаток.

На 71 счете бухгалтерского учета отражают не только выдачу денег под отчет, но и возмещение расходов работников за их счет в интересах компании. В аналитике учитывают каждую сумму по конкретному подотчетному лицу.

Правила ведения расчетов с подотчетными лицами

Организация сама разрабатывает порядок расчетов с подотчетными лицами и утверждает его в учетной политике. Обычно устанавливают следующие правила:

• Деньги выдают по письменному заявлению работника или приказу руководства;
• Получатель расписывается в расходном кассовом ордере при выдаче наличных;
• Подотчетное лицо должно сохранять все квитанции и чеки;
• Срок составления авансового отчета - 3 дня после поездки или покупки.

Подотчет выдают на такие цели, как командировки, закупки, представительские расходы. Компания устанавливает лимиты подотчетных сумм.

Бухгалтерские проводки по счету 71

При выдаче наличных под отчет делают проводку:

Дебет 71 счета - Кредит 50 счета

При возврате неиспользованного аванса:

Дебет 50 счета - Кредит 71 счета

При списании израсходованных сумм, подтвержденных документально:

Дебет соответствующих счетов расходов - Кредит 71 счета

Невозвращенные подотчетные суммы в установленный срок отражают:

Дебет 94 счета - Кредит 71 счета

Дебетовый остаток по счету 71

Дебетовый остаток по 71 счету означает, что работник должен вернуть в кассу часть полученного аванса. Такая ситуация возникает, когда:

• Были выданы деньги под отчет, но работник еще не успел отчитаться;
• Расходы по авансовому отчету оказались меньше выданной суммы.

Дебетовый остаток должен быть погашен возвратом средств в кассу. Иначе сумма может быть удержана из зарплаты.

Кредитовый остаток по счету 71

Кредитовый остаток по счету 71 возникает, когда работник произвел расходы из собственных средств. Например, оплатил гостиницу в командировке. Такие суммы надо возместить сотруднику в течение 10 дней.

Проводки с кредитовым остатком по 71 счету:

Дебет соответствующих счетов расходов - Кредит 71 счета

Дебет 71 счета - Кредит 50 или 51 счета (возмещение расходов)

Несвоевременное возмещение кредиторской задолженности чревато пенями и штрафами.

Типичные ошибки в проводках по счету 71

Часто встречаются такие ошибки при работе со счетом 71:

• Неправильное отражение выдачи подотчетных сумм. Например, проводка Дебет 50 Кредит 71 вместо Дебет 71 Кредит 50.
• При возврате аванса делают проводку Дебет 71 Кредит 50, хотя должно быть наоборот.
• Списание расходов отражают не по тем счетам, куда следует.
• Допускают ошибки в отражении дебетового или кредитового остатка.

Такие ошибки приводят к искажению данных бухучета и налоговой отчетности.

Примеры типовых проводок по счету 71

Рассмотрим примеры правильного отражения операций по счету 71.

Выдано подотчет:

Дебет 71 счета - Кредит 50 счета - 5000 руб.

Возвращен неиспользованный остаток:

Дебет 50 счета - Кредит 71 счета - 500 руб.

Списаны расходы на ГСМ:

Дебет 20 счета - Кредит 71 счета - 4500 руб.

Особенности счета 71 в 2023 году

В 2023 году появились новые требования к работе со счетом 71:

• Максимальный лимит подотчетной суммы - 100 000 руб.
• Срок отчета сокращен до 2 дней после командировки или покупки.
• Подотчетная сумма должна расходоваться только по целевому назначению.

За нарушение этих правил предусмотрен штраф до 30 000 рублей.

Рекомендации по ведению счета 71

Чтобы избежать ошибок, рекомендуется:

• Тщательно проверять отчеты подотчетных лиц;
• Ежемесячно сверять остатки по счету 71;
• Своевременно отражать операции в проводках;
• Использовать специальные бухгалтерские программы.

Автоматизация учета по счету 71 поможет минимизировать риск ошибок.

Ответы на частые вопросы по счету 71

Разберем ответы на типичные вопросы о работе с подотчетными суммами.

Вопрос: Как отразить в учете невозвращенный аванс подотчетного лица?

Ответ: Сделать проводку Дебет 94 Кредит 71. Затем Дебет 70 Кредит 94, если сумму можно удержать из зарплаты.

Вопрос: Можно ли выдать подотчет сотруднику, имеющему задолженность по предыдущим авансам?

Ответ: Нет, новый аванс можно выдать только после полного погашения предыдущего.

Полезные ссылки по теме

Для углубленного изучения учета операций по счету 71 рекомендуем следующие ресурсы:

• Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению"
• Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"
• Статья "Учет расчетов с подотчетными лицами" на сайте buh.ru
• Видео "Авансовый отчет подотчетного лица" на YouTube канале "Бухгалтерия Онлайн"

Работа с подотчетными лицами

Рассмотрим пошаговую инструкцию работы с подотчетными лицами для бухгалтера:

1. Получить заявление от сотрудника на выдачу подотчетной суммы;
2. Проверить отсутствие задолженности по ранее выданным суммам;
3. Оформить расходный кассовый ордер или платежное поручение;
4. Выдать деньги и получить расписку от работника;
5. Проверить и принять авансовый отчет работника;
6. Отразить операции в проводках и аналитике;
7. Перечислить возмещение при перерасходе средств.

Строгое соблюдение всех правил работы с подотчетными лицами позволит избежать ошибок.

Типичные нарушения при работе со счетом 71

Рассмотрим распространенные нарушения при использовании подотчетных сумм:

• Выдача аванса без письменного заявления;
• Превышение лимита подотчетной суммы;
• Задержка составления авансового отчета;
• Отсутствие первичных документов;
• Несвоевременное отражение операций в учете.

Такие нарушения влекут как финансовые убытки, так и административные взыскания.

Выгоды автоматизации учета по счету 71

Использование специальных бухгалтерских программ дает следующие преимущества:

• Снижение трудозатрат на ручной учет;
• Уменьшение количества ошибок;
• Быстрый доступ к аналитике;
• Автоматическое формирование проводок;
• Контроль остатков и лимитов.

Автоматизация позволяет вести учет по счету 71 на качественно новом уровне.

Контроль расчетов с подотчетными лицами

Чтобы минимизировать риски при работе со счетом 71, необходим постоянный контроль расчетов с подотчетными лицами:

• Проверка соблюдения лимитов подотчетных сумм;
• Мониторинг своевременности отчетов по авансам;
• Анализ обоснованности расходования средств;
• Выявление задолженностей подотчетных лиц;
• Сверка данных аналитического и синтетического учета.

Внутренний аудит расчетов по счету 71

Для выявления возможных нарушений целесообразно проводить внутренний аудит:

• Проверка первичных документов и авансовых отчетов;
• Анализ обоснованности и целевого характера расходов;
• Контроль своевременности и полноты отражения операций в учете;
• Выборочная инвентаризация расчетов с подотчетными лицами.

Оптимизация расчетов по счету 71

Можно предложить следующие пути оптимизации расчетов по счету 71:

• Внедрение лимитов подотчетных сумм;
• Ужесточение требований к отчетности;
• Сокращение числа подотчетных лиц;
• Перевод расчетов на корпоративные карты;
• Автоматизация учета и отчетности.

Риски при работе со счетом 71

Основные риски, связанные со счетом 71:

• Нецелевое использование подотчетных сумм;
• Задержка или непредставление отчетности;
• Ошибки и искажения в учете и отчетности;
• Хищения и злоупотребления подотчетными суммами.

Минимизация рисков - важнейшая задача при организации расчетов по счету 71.

Особенности налогового учета по счету 71

В налоговом учете по НДС следует учитывать срок возмещения НДС с подотчетных сумм. Дата возмещения НДС - дата утверждения авансового отчета.

По налогу на прибыль расходы по счету 71 учитываются в том отчетном периоде, когда утвержден авансовый отчет.

Порядок списания невозвращенных подотчетных сумм

Если подотчетная сумма не возвращена в установленный срок, необходимо:

1. Сделать запись по дебету счета 94 и кредиту счета 71;
2. Направить работнику требование о возврате задолженности;
3. Если в течение месяца долг не погашен - списать сумму со счета 94 в дебет счета 73;
4. При наличии оснований принять меры по взысканию ущерба.

Случаи списания подотчетных сумм на затраты

Списание подотчетных сумм на затраты компании возможно только при наличии надлежаще оформленных документов. К таким случаям относится:

• Командировочные расходы - по авансовому отчету;
• Хозяйственные расходы - по акту, накладной;
• Представительские расходы - по протоколу и акту.

Без подтверждающих документов списание затрат не допускается.

Налоговые риски операций по счету 71

Основные налоговые риски, связанные со счетом 71:

• Завышение расходов по авансовым отчетам;
• Необоснованное списание расходов на затраты;
• Несвоевременное включение расходов в налоговую базу;
• Неотражение в учете выданных подотчетных сумм.

Это может привести к доначислениям по налогам и штрафам.

Аудит операций по счету 71

При аудите операций по счету 71 проверяют:

• Соблюдение лимитов подотчетных сумм;
• Правильность оформления первичных документов;
• Своевременность составления авансовых отчетов;
• Корректность отражения операций в учете.

Аудит позволяет выявить ошибки и нарушения при расчетах по счету 71.

Меры ответственности за нарушения по счету 71

За нарушения при работе со счетом 71 предусмотрена ответственность:

• Дисциплинарные взыскания для работников;
• Штрафы для организации по результатам налоговых проверок;
• Возмещение ущерба виновным лицом;
• Административное или уголовное наказание за хищения.

Применение мер ответственности стимулирует соблюдение порядка работы со счетом 71.