Образец докладной записки на сотрудника о невыполнении должностных обязанностей

Докладная записка является важным инструментом оперативного информирования руководства компании о различных ситуациях, требующих внимания и принятия управленческих решений. Особенно часто такие документы составляются при выявлении фактов невыполнения сотрудником своих должностных обязанностей. Давайте разберем, как правильно подготовить докладную записку в таком случае.

Цели и назначение докладной записки

Докладная записка представляет собой официальный информационно-справочный документ, направляемый сотрудником своему руководству. Основная цель таких записок - оперативно проинформировать уполномоченных лиц о значимых событиях, фактах или ситуациях, требующих реагирования и принятия управленческих решений.

Существует несколько разновидностей докладных записок:

• Внутренние и внешние
• Инициативные и запрошенные
• Позитивного и негативного характера

Одна из наиболее распространенных разновидностей - это докладная записка о невыполнении сотрудником своих должностных обязанностей. Она составляется в следующих случаях:

• Сотрудник не выполняет либо ненадлежащим образом выполняет возложенные на него обязанности по должностной инструкции;
• Сотрудник игнорирует законные распоряжения и указания руководства;
• Сотрудник отказывается от выполнения определенных видов работ, входящих в его должностные обязанности;
• Сотрудник саботирует выполнение тех или иных трудовых функций.

Основные цели такой докладной записки:

1. Проинформировать руководство о факте невыполнения сотрудником должностных обязанностей;
2. Инициировать принятие мер дисциплинарного воздействия в отношении сотрудника.

Таким образом, докладная записка позволяет оперативно донести критически важную информацию до лиц, уполномоченных принимать кадровые и управленческие решения.

Порядок составления докладной записки

Докладная записка должна содержать следующие обязательные реквизиты:

• Наименование вида документа;
• Дата составления;
• Адресат;
• Текст докладной записки;
• Подпись составителя.

Текст документа, как правило, состоит из трех частей:

1. Введение - указание причины составления;
2. Основная часть - изложение фактов и обстоятельств;
3. Заключение - выводы и предложения.

В основной части нужно максимально детально изложить, в чем именно выражается невыполнение сотрудником должностных обязанностей: указать даты, место, других участников, доказательства. Желательно делать ссылки на нормы локальных актов, которые нарушаются.

Докладную записку пишут от руки или распечатывают на компьютере на стандартном листе А4. Внешние докладные оформляют на официальном бланке организации. Готовый документ передают лично руководителю или регистрируют в канцелярии для дальнейшей передачи адресату.

Руководитель, получив докладную записку, обязан ее рассмотреть и принять решение о необходимых мерах, вплоть до применения дисциплинарного взыскания. О принятом решении делается отметка в документе.

Образец докладной записки о невыполнении обязанностей

Давайте рассмотрим конкретный образец докладной записки о невыполнении сотрудником должностных обязанностей:

Генеральному директору ООО "Ромашка"
Иванову И.И. от менеджера по продажам Петрова П.П.

Докладная записка

07.02.2023 в ходе ежедневного инструктажа сотрудников отдела продаж я дал указание менеджеру Сидорову П.Е. в течение рабочего дня обзвонить не менее 20 потенциальных клиентов с предложением о сотрудничестве. Однако в конце рабочего дня Сидоров П.Е. предоставил мне отчет об обзвоне всего 5 клиентов за 8 часов работы.

Данные действия являются прямым невыполнением Сидоровым П.Е. своих должностных обязанностей по реализации плана продаж и выполнению указаний непосредственного руководителя, что подтверждается его должностной инструкцией.

Прошу применить к Сидорову П.Е. дисциплинарное взыскание за указанное нарушение.

Менеджер по продажам Петров П.П.

07.02.2023

Как видно из образца, докладная содержит все необходимые реквизиты - адресата, дату, подпись. В тексте четко указаны факты нарушения сотрудником своих обязанностей, дана ссылка на должностную инструкцию и нормативные акты. В заключении содержится обоснованная просьба о принятии дисциплинарных мер.

Таким образом, данная докладная записка полностью соответствует установленным требованиям и позволит руководству принять обоснованное решение о наказании нерадивого сотрудника. Она содержит максимум необходимой информации для соответствующих выводов.

Рекомендации по составлению докладной записки

Чтобы обеспечить максимальную эффективность докладной записки, рекомендуется придерживаться следующих правил при ее подготовке:

• Излагать информацию максимально конкретно, с указанием дат, фактов, цифр;
• Делать ссылки на нормы локальных нормативных актов, которые нарушаются;
• Использовать официально-деловой стиль без эмоциональности и резких выражений;
• Соблюдать структуру документа и включать все необходимые реквизиты;
• Не допускать фактических ошибок и искажения информации;
• Согласовывать докладную с непосредственным руководителем перед подачей вышестоящему начальству.

Следование этим рекомендациям позволит подготовить качественную и юридически грамотную докладную записку.

Типичные ошибки при составлении докладной записки

Несмотря на наличие четких требований к содержанию и оформлению докладных записок, на практике нередко встречаются типичные ошибки.

• Неконкретное изложение фактов без дат, подтверждений, ссылок на документы.
• Использование эмоционально окрашенных формулировок.
• Отсутствие ссылок на положения локальных нормативных актов.
• Наличие орфографических и пунктуационных ошибок.
• Несоблюдение структуры документа.
• Отсутствие подписи составителя и даты.

Допущение подобных ошибок снижает значимость докладной записки и может послужить формальным основанием для отказа в рассмотрении.

Алгоритм составления докладной записки

Чтобы написать качественную докладную записку, рекомендуется придерживаться следующего алгоритма:

1. Изучить факты и собрать необходимые доказательства.
2. Определить адресата документа.
3. Сформулировать цель и повод для составления докладной.
4. Составить текст по установленной структуре.
5. Проверить соблюдение всех требований к реквизитам и оформлению.
6. Завизировать у непосредственного руководителя (при необходимости).
7. Передать документ адресату и зарегистрировать.

Следование этому алгоритму позволит правильно подготовить докладную записку любого вида.

Образец докладной записки от коллектива

Рассмотрим пример коллективной докладной записки сотрудников на имя руководителя организации.

Генеральному директору ООО "Ромашка" Иванову И.И.

Коллективная докладная записка

Мы, сотрудники отдела продаж ООО "Ромашка" в количестве 5 человек, обращаем Ваше внимание на систематическое нарушение своих должностных обязанностей начальником отдела Сидоровым П.Е.

В частности, Сидоров П.Е. игнорирует необходимость еженедельного проведения планерок, отменяет их под надуманными предлогами. Также Сидоров П.Е. не контролирует соблюдение плана продаж сотрудниками и не проводит разбор полетов. Данные действия приводят к снижению эффективности работы всего отдела.

Просим принять меры дисциплинарного воздействия к Сидорову П.Е. за невыполнение им своих должностных обязанностей.

Сотрудники отдела продаж: 1. Петров П.П. 2. Семенов С.С. 3. Иванов И.И. 4. Сидоров С.С. 5. Орлов О.О.

01.03.2023

Такой вид докладной позволяет коллективу сотрудников инициировать проверку фактов нарушений и призвать к ответственности недобросовестного руководителя.

Особенности докладной записки в государственных органах

В государственных органах и бюджетных организациях действует ряд особенностей при составлении докладных записок:

• Используются утвержденные ведомственные бланки;
• Соблюдается строгий порядок прохождения документов с визами и согласованиями;
• Применяются специальные правила реквизитов и оформления;
• Докладные подлежат обязательной регистрации;
• Установлены более жесткие требования по стилю изложения и языку.

Непрофессионально оформленная докладная в госоргане может быть возвращена исполнителю без рассмотрения.

Юридические последствия докладной записки

Докладная записка является юридически значимым документом, на основании которого руководство может:

• Наложить дисциплинарное взыскание на сотрудника;
• Потребовать письменные объяснения от нарушителя;
• Принять меры организационного характера;
• Инициировать служебное расследование;
• Привлечь сотрудника к материальной ответственности.

Поэтому докладная записка требует особо ответственного подхода к сбору фактов и изложению информации.

Электронная докладная записка

В последнее время все чаще используют электронные докладные записки с применением ЭЦП. Это упрощает процедуру согласования и контроля исполнения. Однако требования к реквизитам и содержанию остаются прежними.

Алгоритм написания докладной сотрудника

Для составления качественной докладной записки рекомендуется придерживаться такого алгоритма:

1. Собрать информацию и доказательства;
2. Определить адресата;
3. Составить текст по регламентированной структуре;
4. Проверить соблюдение требований;
5. Завизировать у руководителя (при необходимости);
6. Передать адресату и зарегистрировать.

При соблюдении всех правил можно подготовить юридически значимый документ.