Авансовый отчет - это документ первичного учета. Правила заполнения авансового отчета

Авансовый отчет является одним из ключевых документов в бухгалтерском и налоговом учете любой организации. От того, насколько правильно он заполнен, зависит возможность учесть расходы и принять к вычету НДС.

А ошибки при составлении авансового отчета чреваты серьезными штрафами и доначислениями, которым подвергаются лица, виновные в их допущении. Давайте разберемся, каким требованиям должен соответствовать авансовый отчет, из каких частей он состоит, в какой последовательности заполняется и как избежать типичных ошибок.

Что представляет собой авансовый отчет?

Авансовый отчет - это документ, который подтверждает расход денежных средств, выданных в качестве аванса на нужды организации. В нем отражаются авансовый отчет это полученные и израсходованные суммы, а также прилагаются оправдательные документы.

Составляет авансовый отчет подотчетное лицо, которому были выданы деньги. Это могут быть:

• работники организации;
• внештатные сотрудники по гражданско-правовым договорам.

Основанием для выдачи денег в подотчет служит заявление работника, утвержденное руководителем компании.

Авансовый отчет содержит следующие ключевые сведения:

• сумму полученных денежных средств;
• размер фактически произведенных расходов;
• остаток неизрасходованных средств или перерасход;

К авансовому отчету прикладываются первичные документы, подтверждающие целевое использование полученных сумм. Это могут быть кассовые чеки, накладные, счета и т.д.

Какие требования предъявляются к авансовому отчету?

Существует унифицированная форма авансового отчета НоАО-1, утвержденная постановлением Госкомстата. Однако она не является обязательной, и организация может разработать свою форму этого документа. Главное, чтобы в ней присутствовали следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• дата составления;
• сведения о подотчетном лице;
• суммы полученных и израсходованных денежных средств.

Утвердить форму авансового отчета должен руководитель организации в учетной политике или отдельным приказом.

Перед сдачей в бухгалтерию авансовый отчет должен быть подписан подотчетным лицом, главным бухгалтером и утвержден руководителем. Без этих подписей документ будет считаться недействительным.

Каков порядок заполнения авансового отчета?

Рассмотрим последовательность заполнения авансового отчета на примере унифицированной формы НоАО-1.

1. На лицевой стороне отчета заполняются реквизиты:
• наименование организации;
• наименование подотчетного лица, его должность и табельный номер.
2. В табличной части указываются:
• сумма полученных денежных средств;
• сумма израсходованных средств;
• остаток или перерасход.

1. На обороте отчета перечисляются расходы и реквизиты оправдательных документов.
2. Отрывная часть с распиской о принятии отчета заполняется и отдается подотчетному лицу.

После проверки авансового отчета бухгалтер указывает сумму к утверждению, ставит подпись и просит поставить подпись руководителя.

Какие особенности заполнения заявления о выдаче подотчетных сумм?

Для получения денег в подотчет работник пишет заявление в произвольной форме, в котором указывает:

• сумму запрашиваемых средств;
• срок, на который они выдаются.

Обязательными реквизитами заявления являются:

• подпись руководителя с указанием даты;
• отметка об отсутствии задолженности по предыдущим подотчетным суммам.

Денежные средства вправе получать даже те сотрудники, которые не отчитались по прошлым полученным суммам.

Таким образом, теперь выдача нового аванса разрешена до отчета по предыдущему.

В какие сроки нужно представить авансовый отчет?

Ранее авансовый отчет необходимо было представить в течение 3 рабочих дней после истечения срока, на который выдавались деньги, либо со дня возвращения из командировки или отпуска.

Например, если средства выдавались на 5 рабочих дней с 15 по 22 мая, то отчитаться следовало в срок до 25 мая.

Однако теперь организация сама устанавливает срок отчета по подотчетным суммам в своих внутренних документах.

Авансовый отчет это важнейший финансовый документ, и от своевременности его представления зависит возможность учесть расходы в налоговом учете. Поэтому в компаниях обычно сохраняют 3-дневный срок.

Как внести исправления в авансовый отчет?

Если в авансовом отчете обнаружена ошибка, то исправления вносятся по стандартным правилам:

• неверные данные зачеркиваются одной чертой;
• рядом вписываются правильные данные;
• исправление заверяется подписью ответственного лица.

Например, если по ошибке указана сумма расхода 4287,13 руб. вместо правильной 4 278,13 руб., то делается зачеркивание и вписывается верная сумма с пометкой «исправленному верить».

Такие исправления позволяют избежать переоформления документа и экономят время.

Как отразить авансовый отчет в бухучете?

В бухгалтерском учете операции по выдаче и возврату подотчетных сумм отражаются следующими проводками:

Выдача денег под отчет:

Дебет 71 Кредит 50

Возврат неиспользованного аванса в кассу:

Такой порядок учета позволяет обеспечить контроль за целевым расходованием подотчетных сумм.

Какие последствия непредставления авансового отчета?

Если работник не представил авансовый отчет, это влечет следующие негативные последствия:

• Административный штраф до 20 000 рублей.
• Невозможность учесть расходы и принять НДС к вычету.
• Риск доначисления НДФЛ, страховых взносов и налога на прибыль в размере 20% от суммы.

Поэтому очень важно контролировать своевременность отчета подотчетных лиц и не допускать нарушения сроков.

Как оформить компенсацию перерасхода по авансовому отчету?

Бывают ситуации, когда подотчетное лицо израсходовало больше денег, чем получило первоначально. Это называется перерасходом по авансовому отчету.

Чтобы получить компенсацию перерасхода, работник пишет служебную записку на имя руководителя с просьбой возместить понесенные личные расходы. К записке прикладывается авансовый отчет с суммой перерасхода.

После получения разрешения руководителя бухгалтер оформляет компенсацию перерасхода следующими проводками:

Дебет 26 Кредит 71 - отражен перерасход в авансовом отчете

Дебет 71 Кредит 50 - выдана компенсация перерасхода

Какие налоговые риски возникают при работе с авансовыми отчетами?

Наиболее распространенные налоговые риски, связанные с авансовыми отчетами:

• Невозможность принять расходы к вычету по налогу на прибыль из-за нарушения порядка оформления или несвоевременного представления авансового отчета.
• Риск доначисления НДС, если не принят к вычету из-за отсутствия подтверждающих документов.
• Доначисление страховых взносов и НДФЛ, если подотчетные суммы расценены как скрытая зарплата.

Чтобы минимизировать эти риски, необходимо четко соблюдать порядок оформления и сдачи авансовых отчетов.

Как автоматизировать учет подотчетных сумм?

Для автоматизации работы с авансовыми отчетами можно использовать специальные программы, например авансовый отчет 1с. В них реализованы шаблоны отчетов, контроль сроков и автоматическое формирование проводок.

Также автоматизировать можно с помощью онлайн-сервисов для учета командировочных и представительских расходов, к которым подключается бухгалтерия.

Где взять бланк авансового отчета?

Если нет утвержденной в компании формы, то в качестве образца для заполнения авансового отчета можно взять унифицированную форму НоАО-1 на сайте ФНС.

Также бланки авансовых отчетов можно найти или скачать на многих бухгалтерских порталах и специализированных сайтах.

Главное, чтобы форма отчета содержала все необходимые реквизиты и позволяла корректно отразить полученные и израсходованные суммы.

Как правильно провести по бухгалтерии авансовый отчет?

Чтобы грамотно провести авансовый отчет в бухучете, необходимо:

1. Проконтролировать правильность заполнения реквизитов и наличие подписей.
2. Проверить приложенные подтверждающие документы.
3. Отразить выдачу подотчетных сумм и их возврат проводками по дебету счета 71 и кредиту счета 50.
4. Сдать авансовый отчет в архив после утверждения руководителем.

Правильно оформленный и своевременно представленный авансовый отчет - залог законности расходов организации.

Какие налоговые последствия возникают при нарушениях в авансовых отчетах?

Наиболее серьезные налоговые последствия, которые могут возникнуть:

• Невозможность учесть расходы и принять НДС к вычету.
• Доначисление НДФЛ и страховых взносов, если подотчетные суммы рассматриваются как зарплата.
• Доначисления и штрафы по налогу на прибыль из-за неправомерного завышения расходов.

Поэтому очень важно не допускать нарушений в оформлении авансовых отчетов и контролировать обоснованность расходов.

Какие ошибки чаще всего встречаются в авансовых отчетах?

Типичные ошибки в авансовых отчетах:

• Не заполнены обязательные реквизиты документа.
• Отсутствуют подписи подотчетного лица, бухгалтера, руководителя.
• Нет подтверждающих документов или они оформлены неправильно.
• Допущены ошибки в указании сумм, дат, реквизитов.
• Превышен срок сдачи авансового отчета.

Чтобы их избежать, нужно тщательно проверять заполнение отчетов перед утверждением.

Как ускорить согласование авансовых отчетов?

Чтобы ускорить согласование авансовых отчетов, рекомендуется:

• Внедрить электронный документооборот с возможностью удаленного подписания.
• Установить четкие сроки на согласование документов.
• Определить ответственных за контроль исполнения сроков.
• Настроить автоматические напоминания и уведомления.

Это позволит существенно сократить время на сбор подписей и ускорить сдачу отчетности.

Как правильно заполнить авансовый отчет по командировке работника?

При заполнении авансового отчета по командировке указывают:

• Даты и место командировки.
• Цель поездки.
• Подтверждающие документы по проезду, проживанию, иным расходам.
• Общую сумму израсходованных средств.

К отчету прилагаются документы: билеты, чеки от гостиницы, такси, квитанции об оплате и др.

Отчет по командировке сдается в течение 3 дней по возвращении.

Где взять образец авансового отчета?

В качестве образца для составления авансового отчета можно использовать форму No АО-1 на сайте ФНС России.

Также образцы отчетов есть на многих бухгалтерских порталах и в специальных программах для бухучета.

Но можно разработать и свою форму отчета, главное - чтобы в ней содержались все необходимые реквизиты.