Рапорт - что такое, как его написать?

Рапорт - важный служебный документ, который необходимо уметь правильно составлять. В статье мы разберем, что такое рапорт, его виды и формы, правила написания, структуру и примеры рапортов на различные случаи. Узнаете, как не допустить ошибок при написании рапорта и грамотно изложить свою просьбу начальству.

Что такое рапорт и его назначение

Рапорт - это официальный документ, который составляется по определенной форме и содержит доклад или обращение к вышестоящему начальнику. Само слово "рапорт" пришло из французского языка и в переводе означает "докладывать".

Основное назначение рапорта - проинформировать руководство о каких-либо фактах, событиях, происшествиях или обратиться с просьбой, предложением, заявлением. Рапорт позволяет установить служебную коммуникацию между младшим и старшим по званию или должности в организации.

Рапорты чаще всего применяются в военной сфере, когда военнослужащий обращается таким образом к своему командиру. Однако рапорты используются и в гражданских учреждениях для решения различных рабочих вопросов.

Виды и формы рапортов

Рапорт может быть устным или письменным. Устный рапорт - это доклад начальнику "по всей форме", то есть с соблюдением определенного порядка. Письменный рапорт составляется по заранее установленному шаблону.

Существуют стандартные и индивидуальные формы рапортов:

• Стандартные - унифицированные бланки установленного образца.
• Индивидуальные - создаются в конкретной организации.

В военной сфере приняты определенные формы рапортов, которые регламентируются соответствующими инструкциями и уставами. В гражданских учреждениях чаще применяются индивидуальные бланки.

Правила и рекомендации по написанию рапорта

Чтобы грамотно написать рапорт, следует придерживаться определенных правил:

1. Использовать официально-деловой стиль изложения.
2. Четко структурировать текст по разделам.
3. Указывать точные формулировки без эмоциональной окраски.
4. Избегать орфографических и пунктуационных ошибок.
5. Ставить подпись и дату в установленном месте.

Рассмотрим более подробно структуру письменного рапорта:

1. Адресат - должность, звание, фамилия начальника.
2. Заголовок - вид документа ("Рапорт").
3. Адресант - звание, должность, фамилия подающего рапорт.
4. Текст рапорта с изложением сути вопроса.
5. Дата написания.
6. Личная подпись.

Текст рапорта должен быть четким, лаконичным, по существу излагаемого вопроса. Рекомендуется использовать слова: "прошу разрешить", "ставлю в известность", "докладываю" и т.п.

При составлении рапорта важно грамотно аргументировать свою просьбу, привести необходимые обоснования. Это повысит шансы на положительное решение.

Как написать рапорт на отпуск

Один из распространенных видов рапортов в организациях - это рапорт на отпуск. Рассмотрим, как правильно его составить.

Структура рапорта на отпуск:

1. Адресат.
2. Наименование документа.
3. ФИО, должность работника.
4. Текст с указанием:
• вида отпуска;
• периода;
• количества дней;
• дат начала и окончания;
• при необходимости - обоснования или мотивации.
5. Дата написания.
6. Подпись.

Образец рапорта на отпуск может выглядеть так:

Генеральному директору
ООО "Восток" Иванову И.И. от менеджера по продажам Петрова П.П.

Рапорт

Прошу предоставить мне отпуск за 2022 год с 01.07.2022 по 14.07.2022, всего 14 дней, в связи с необходимостью лечения.

01.06.2022 Подпись

При написании рапорта на отпуск важно четко указывать все данные, необходимые для решения вопроса. Это повысит вероятность получения отпуска в желаемые сроки.

Как написать рапорт на жилье

Еще один распространенный вид рапорта - это рапорт на предоставление жилья. Рассмотрим особенности его составления.

Структура рапорта на жилье:

1. Адресат.
2. Наименование документа.
3. ФИО, должность работника.
4. Текст с описанием ситуации и просьбой о предоставлении жилья.
5. Обоснование необходимости получения жилья.
6. Дата написания.
7. Подпись.

Пример рапорта на жилье:

Начальнику управления кадров ЗАО "Гамма" Сидорову С.С.

Рапорт

Прошу предоставить мне, Иванову Ивану Ивановичу, инженеру отдела разработок, служебную жилплощадь в связи с переездом к новому месту работы из другого города. На данный момент проживаю в съемной квартире. Если возможно, прошу рассмотреть вопрос о временном предоставлении общежития.

05.06.2022 Подпись

В рапорте важно подробно объяснить ситуацию и обосновать потребность в получении жилья.

Рапорт о происшествии или нарушении

Рапорт может также составляться для информирования о каком-либо происшествии или нарушении. Рассмотрим особенности такого рапорта.

Структура рапорта о происшествии:

1. Адресат.
2. Наименование документа.
3. ФИО, должность составителя.
4. Изложение сути происшествия.
5. Обстоятельства, причины, подробное описание.
6. Дата, время и место происшествия.
7. Дата составления документа.
8. Подпись.

Например:

Генеральному директору ОАО "Стройиндустрия" Смирнову П.Р.

Рапорт

Докладываю, что 22 июня 2022 года при проведении ремонтных работ в цеху No 3 произошло возгорание оборудования. Причина - нарушение правил пожарной безопасности при проведении сварочных работ. В результате происшествия поврежден фрезерный станок марки...

23.06.2022 Подпись

Такой рапорт позволяет оперативно проинформировать руководство о произошедшем и принять необходимые меры.

Образцы рапортов на разные случаи

Рассмотрим еще несколько примеров типовых рапортов:

• Рапорт о приеме на работу или переводе:

Начальнику отдела кадров ЗАО "Вектор" Петровой А.В.

Рапорт

Докладываю, что согласно приказу No 57 от 05.05.2022 принят на должность ведущего инженера отдела разработок. Прошу оформить все необходимые документы.

06.05.2022 Подпись

• Рапорт о взыскании на сотрудника:

Генеральному директору ООО "Ромашка" Сидорову П.Н.

Рапорт

Довожу до Вашего сведения, что ведущий бухгалтер Иванов И.И. нарушил трудовую дисциплину - 05.06.2022 явился на работу в нетрезвом состоянии, что подтверждается актом от 05.06.2022. Прошу применить дисциплинарное взыскание в виде выговора.

06.06.2022 Подпись

Таким образом, рапорт может применяться для решения самых разных служебных вопросов.

Как избежать ошибок в рапорте

Чтобы избежать типичных ошибок при написании рапорта, рекомендуется:

• Тщательно проверить правильность реквизитов.
• Следовать регламентированной форме и структуре документа.
• Излагать информацию лаконично, по существу.
• Избегать эмоциональной лексики.
• Проверить текст на орфографические, пунктуационные, стилистические ошибки.

Соблюдая данные рекомендации при написании рапорта, можно избежать типичных ошибок.

Подача и рассмотрение рапорта

После написания рапорт подается адресату по установленной форме.

Устный рапорт произносится начальнику лично во время доклада или по телефону.

Письменный рапорт передается:

• Лично в руки.
• Через секретаря или делопроизводителя.
• По электронной почте.
• По почте.

При устном рапорте важно соблюдать регламент и донести суть обращения максимально точно и корректно.

Рассмотрение рапорта происходит в установленные сроки, как правило, не более 30 дней. По итогам рассмотрения принимается решение об удовлетворении просьбы или отказе.

Как правильно написать рапорт

Чтобы правильно написать рапорт, рекомендуется придерживаться следующих правил:

1. Использовать официально-деловой стиль.
2. Следовать регламентированной форме документа.
3. Указывать точные формулировки по сути вопроса.
4. Грамотно аргументировать просьбу.
5. Избегать ошибок и опечаток.

Кроме того, текст должен быть структурирован, лаконичен, без эмоциональных высказываний.

Особенности составления рапорта

Составляя рапорт, важно учитывать ряд особенностей:

• Использовать бланки рапортов установленного образца.
• Соблюдать реквизиты и технические требования к документу.
• Выдерживать нейтральный тон изложения.
• Тщательно проверять текст на отсутствие ошибок.

Следование особенностям и правилам при написании поможет правильно составить рапорт.

Пример правильно написанного рапорта

Для наглядности приведем пример грамотно оформленного рапорта:

Начальнику отдела кадров ОАО "Гамма" Петрову П.П.

Рапорт

Прошу предоставить мне, ведущему инженеру Иванову Ивану Ивановичу, ежегодный оплачиваемый отпуск с 5 мая по 19 мая 2022 года (15 рабочих дней). В период моего отпуска обязанности возложить на инженера Сидорова С.Н.

01.04.2022 Подпись

Как видно из примера, рапорт составлен грамотно, с учетом всех требований и правил.

Итак, мы разобрали, что представляет собой рапорт, каковы его виды и правила составления. На примерах рассмотрели рапорты на разные случаи. Теперь вы знаете, как правильно написать рапорт и избежать типичных ошибок.