Эксплуатационная документация: требования к разработке

Эксплуатационная документация - важная часть жизненного цикла любого продукта. Без грамотно составленных инструкций и руководств потребитель рискует некорректно использовать товар. В статье мы подробно разберем требования к разработке такой документации.

Основные понятия и определения

Эксплуатационная документация - это совокупность конструкторских документов, которые в отдельности или в сочетании друг с другом определяют правила эксплуатации изделия и отражают сведения, подтверждающие основные параметры и характеристики изделия. К эксплуатационной документации относятся:

• Руководство по эксплуатации
• Формуляр
• Паспорт
• Этикетка
• Ярлык

Основная цель эксплуатационной документации - обеспечить полное представление о назначении, составе, принципе действия, характеристиках изделия и правилах его эксплуатации на протяжении всего жизненного цикла.

Требования нормативных документов

Основные требования к разработке эксплуатационной документации установлены в следующих нормативных документах:

• ГОСТ 2.601-2006 ЕСКД. Эксплуатационные документы
• ГОСТ 2.610-2006 ЕСКД. Правила выполнения эксплуатационных документов

Рассмотрим более подробно ГОСТ 2.601-2006, который является ключевым документом, регулирующим разработку эксплуатационной документации.

ГОСТ 2.601-2006 устанавливает виды и комплектность эксплуатационных документов, порядок разработки, общие требования к содержанию и изложению, правила оформления и обращения эксплуатационных документов на различных носителях.

Данный ГОСТ распространяется на эксплуатационные документы, разрабатываемые для изделий машиностроения и приборостроения.

Согласно ГОСТ 2.601-2006 эксплуатационные документы должны содержать:

• сведения о конструкции, принципе действия, характеристиках (свойствах) изделия;
• указания по мерам безопасности;
• правила и порядок установки, монтажа, регулирования и обкатки изделия;
• указания по использованию изделия и меры по обеспечению наиболее эффективной и безопасной эксплуатации;
• указания по текущему обслуживанию, ремонту и хранению изделия.

Эксплуатационная документация документация эксплуатационная должна обеспечивать возможность изучения изделия и правильной эксплуатации (использования) изделия потребителем.

Особенности разработки ЭД на практике

На практике процесс разработки эксплуатационной документации включает следующие основные этапы:

1. Изучение назначения и конструкции изделия
2. Определение необходимого состава эксплуатационных документов
3. Разработка черновых вариантов документов
4. Согласование документов с разработчиком и заказчиком
5. Техническое и литературное редактирование
6. Утверждение и тиражирование документации

Структура и содержание конкретных эксплуатационных документов могут варьироваться в зависимости от особенностей изделия.

Например, для сложных технических изделий, таких как станки или оборудование, рекомендуется разрабатывать развернутые руководства по эксплуатации. А для простых бытовых приборов может быть достаточно краткой инструкции.

Однако можно выделить типовую структуру эксплуатационного документа:

• Титульный лист
• Содержание
• Введение
• Описание и работа изделия
• Использование изделия по назначению
• Техническое обслуживание
• Текущий ремонт
• Хранение
• Транспортирование
• Утилизация

При разработке эксплуатационной документации важно максимально полно и понятно описать порядок эксплуатации изделия, чтобы исключить возможность неправильного использования и поломок.

Рекомендации по составлению эксплуатационной документации

Чтобы максимально полно и понятно описать правила эксплуатации изделия, рекомендуется придерживаться следующих советов при разработке эксплуатационной документации:

• Использовать простой и доступный язык, избегать сложных технических терминов
• Сопровождать текст иллюстрациями, схемами, чертежами
• Выделять важную информацию цветом, шрифтом или специальными значками
• Давать конкретные рекомендации, избегая общих фраз
• Описывать все действия последовательно по шагам

Ответственность за нарушение требований к эксплуатационной документации

Согласно законодательству РФ, изготовитель несет ответственность, если вследствие неправильной эксплуатации из-за отсутствия или недостаточности информации в эксплуатационной документации эксплуатационная документация изготовителя был причинен вред жизни, здоровью или имуществу потребителя.

Поэтому крайне важно, чтобы изготовитель максимально ответственно подходил к разработке эксплуатационной документации и уделял особое внимание полноте и достоверности предоставляемой информации.

Экспертиза эксплуатационной документации

Перед утверждением и выпуском эксплуатационной документации рекомендуется проводить ее экспертизу - проверку специалистами на предмет соответствия требованиям нормативных документов.

Экспертиза позволяет выявить и исправить возможные ошибки, неточности, несоответствия, которые могут привести к неправильной эксплуатации изделия. Экспертная оценка обеспечивает максимальное качество и надежность эксплуатационной документации.

Электронная эксплуатационная документация

В настоящее время все большее распространение получает электронная эксплуатационная документация. Она может распространяться на цифровых носителях вместе с изделием или предоставляться для скачивания на сайте изготовителя.

Переход к электронной ЭД дает ряд преимуществ, в частности, возможность оперативного поиска информации, наличие мультимедиа, удобство распространения и обновления. При этом электронная ЭД должна соответствовать тем же нормативным требованиям, что и печатная.

Общие требования к оформлению эксплуатационной документации

К оформлению эксплуатационной документации предъявляется ряд общих требований:

• Текст должен быть четким, лаконичным, без лишних слов
• Использовать простые и понятные термины
• Шрифт и интервал должны обеспечивать удобочитаемость
• Важная информация выделяется шрифтом, цветом или рамкой
• Иллюстрации должны быть информативными и четкими

Соблюдение этих правил позволяет сделать эксплуатационную документацию максимально удобной и понятной для пользователя.

Разработка эксплуатационной документации на стадии проектирования

Лучшей практикой считается начинать разработку эксплуатационной документации уже на стадии проектирования изделия.

Это позволяет:

• Учесть требования к документации при разработке изделия
• Сэкономить время на последующей доработке
• Избежать проблем с нехваткой информации об изделии

Такой подход обеспечивает высокое качество и полноту эксплуатационной документации.

Порядок внесения изменений в эксплуатационную документацию

Любые изменения в эксплуатационную документацию могут вноситься только по согласованию с разработчиком изделия.

Порядок внесения изменений:

1. Внесение изменений в конструкторскую документацию
2. Корректировка эксплуатационной документации
3. Согласование изменений с разработчиком
4. Утверждение измененной документации
5. Выпуск и распространение обновленной документации

Соблюдение этого порядка гарантирует актуальность и достоверность эксплуатационных документов.

Ответственное лицо за эксплуатационную документацию

Для обеспечения надлежащего уровня разработки, учета и актуализации эксплуатационной документации рекомендуется в организации назначить ответственное лицо или целое подразделение.

Проверка актуальности эксплуатационной документации

Разработанная эксплуатационная документация со временем может устареть, поэтому необходимо периодически проверять ее актуальность.

Рекомендуется проводить проверку:

• При внесении изменений в конструкцию изделия
• При выпуске новой версии изделия
• Не реже 1 раза в год

По результатам проверки вносятся необходимые обновления и дополнения.

Обучение персонала правилам эксплуатации по документации

Наличие грамотной эксплуатационной документации не гарантирует ее правильное применение на практике.

Поэтому рекомендуется проводить обучение персонала:

• Правилам и порядку эксплуатации изделия
• Применению эксплуатационной документации
• Действиям в нештатных ситуациях

Такое обучение позволит избежать ошибок при эксплуатации.

Ответственность персонала за нарушение эксплуатационной документации

Персонал, эксплуатирующий изделие, несет ответственность за соблюдение требований эксплуатационной документации.

Меры ответственности могут включать:

• Замечание
• Выговор
• Лишение премии
• Перевод на другую должность
• Увольнение

Применение мер ответственности дисциплинирует персонал и повышает культуру производства.

Совершенствование процессов разработки эксплуатационной документации

Для повышения качества эксплуатационной документации необходимо постоянно совершенствовать процессы ее разработки:

• Внедрять новые технологии и программные средства
• Анализировать лучшие практики конкурентов
• Повышать квалификацию разработчиков
• Внедрять системы менеджмента качества

Это позволит выпускать эксплуатационную документацию мирового уровня.

Автоматизация разработки и учета эксплуатационной документации

Применение специализированных информационных систем позволяет частично или полностью автоматизировать процессы разработки, учета, хранения и актуализации эксплуатационной документации.

Автоматизация сокращает трудозатраты и повышает качество документации за счет снижения влияния человеческого фактора.