Как правильно написать отказное письмо: рекомендации

Несмотря на кажущуюся простоту оформления отказного письма, на практике возникает много вопросов. Как правильно составить отказное письмо в 2023 году? Какие требования предъявляют к этому документу госорганы и маркетплейсы? В каких случаях отказное письмо необходимо? В этой статье мы разберем все аспекты написания и использования отказных писем.

1. Что такое отказное письмо и зачем оно нужно

Отказное письмо - это документ, который подтверждает, что конкретная продукция не подлежит обязательной сертификации и декларированию. Такое письмо оформляется для товаров, не входящих в утвержденные перечни продукции, требующей обязательного подтверждения соответствия.

Необходимость в отказных письмах вытекает из технических регламентов Таможенного союза и постановлений Правительства РФ. Согласно этим документам, часть товаров должна пройти сертификацию или декларирование перед выходом на рынок. Для остальной продукции достаточно отказного письма.

Отказное письмо содержит ссылку на законодательство и свидетельствует о том, что указанная в документе продукция «не попадает в „Номенклатуру продукции товаров и услуг, подлежащей обязательной сертификации“».

Отказные письма не являются обязательными, но на практике они необходимы. Без отказного письма или сертификата соответствия продавцу грозят:

• Блокировка товаров на маркетплейсе
• Штрафы контролирующих органов
• Отказ в таможенном оформлении
• Недоверие покупателей

Поэтому отказные письма следует оформлять заблаговременно, чтобы избежать проблем при продаже и поставке товаров. Этот небольшой документ позволит успешно вести коммерческую деятельность в рамках закона.

2. Виды отказных писем

Существует два основных вида отказных писем:

1. Для торговли. Такие письма предъявляют контролирующим органам, покупателям, маркетплейсам.
2. Для таможни. Используют при таможенном оформлении для подтверждения безопасности импортируемых товаров.

Главное отличие состоит в целях использования. Письма для торговли нужны российским организациям. Письма для таможни - иностранным поставщикам.

По форме и содержанию эти отказные письма мало отличаются. Оба документа ссылаются на законодательство и подтверждают, что конкретный товар не требует обязательной сертификации. Нюансы возникают в процедуре получения отказных писем для таможни.

3. Кто может выдавать отказные письма

Согласно законодательству, отказные письма могут выдавать:

• Производители продукции
• Аккредитованные испытательные лаборатории
• Органы по сертификации

Отказные письма для торговли чаще всего оформляют в специализированных компаниях. Производители выдают такие письма редко, только по запросу продавцов.

Чтобы выбрать надежную компанию для получения отказного письма, проверьте:

1. Наличие аккредитации в реестре
2. Положительные отзывы
3. Опыт работы на рынке

Это позволит избежать мошенников и получить качественный документ, который примут контролирующие органы.

Для отказных писем, оформляемых для таможни, действуют особые требования. Выдавать такие письма могут только уполномоченные государственные организации.

4. Как получить отказное письмо

Чтобы получить отказное письмо для торговли в сертификационном центре, нужно:

1. Подготовить пакет документов о компании и товаре
2. Отправить заявку и документы в сертификационный центр
3. Дождаться готовности отказного письма (1-3 дня)
4. Получить готовый документ по почте или лично

В документах укажите полное название организации, ИНН, перечень товаров с их ТН ВЭД и ОКПД2. Это позволит быстрее оформить отказное письмо.

Стоимость услуги обычно составляет от 3000 до 6000 рублей в зависимости от количества наименований товаров и их специфики. Чем больше товаров включите в отказное письмо, тем дешевле обойдется одна позиция.

Отказные письма для таможни оформляются только в специализированных государственных центрах. Это более сложная процедура, требующая взаимодействия с таможенным органом.

5. Требования к оформлению отказного письма

Хотя у отказных писем нет утвержденной формы, документ должен содержать:

• Наименование организации, выдавшей письмо
• Список товаров
• Ссылку на законодательство
• Печать, подпись, дату

Отказные письма оформляются на год или бессрочно. Срок указывают в тексте документа.

Письмо должно быть оформлено на бланке и заверено печатью организации, его выдавшей. Это придает документу юридическую силу.

Для отдельных групп товаров могут быть особые требования к оформлению. Например, для медизделий требуется отдельное отказное письмо.

Грамотно оформленное отказное письмо - залог успешной защиты от претензий и штрафов. При возникновении сомнений лучше обратиться к экспертам.

6. Использование отказных писем

Полученные отказные письма используются в следующих ситуациях:

• При запросе документов маркетплейсом
• По требованию контролирующих органов
• Для подтверждения качества товаров перед покупателями
• При таможенном оформлении импортных товаров

Отказные письма позволяют избежать приостановки продаж, штрафов, блокировок и других негативных последствий. Поэтому их необходимо иметь под рукой и оперативно предоставлять по запросу.

7. Проверка актуальности отказных писем

Так как требования к обязательной сертификации регулярно меняются, нужно периодически проверять отказные письма на актуальность. Обновлять документы рекомендуется в таких случаях:

• При внесении изменений в перечни продукции, требующей сертификации
• При окончании срока действия отказного письма
• При расширении ассортимента

Рекомендуемая периодичность проверки - раз в год. Это позволит вовремя обновить устаревшие отказные письма.

8. Отказные письма для таможни

Для таможенного оформления импортных товаров могут потребоваться специальные отказные письма. Их особенности:

• Выдают только уполномоченные госорганы
• Требуется предварительное согласование с таможней
• Учитываются коды ТН ВЭД
• Более длительная процедура получения

Такие отказные письма нужны не для всех товаров, а только в спорных ситуациях при расхождении ТН ВЭД и ОКП. Лучше заранее выяснить требования конкретной таможни.

9. Штрафы за отсутствие отказных писем

Наличие отказных писем не является обязательным требованием, но их отсутствие чревато штрафами:

• До 500 000 рублей от Роспотребнадзора
• Блокировка товаров и приостановка продаж на маркетплейсе
• Отказ в таможенном оформлении

Кроме того, это негативно сказывается на репутации компании в глазах клиентов. Поэтому наличие отказных писем крайне желательно даже при их необязательности.

10. Рекомендации по работе с отказными письмами

Для успешной работы с отказными письмами рекомендуем:

• Заказывать с запасом на будущее
• Включать сразу весь ассортимент
• Периодически проверять актуальность
• Хранить в доступном месте

Это позволит оптимизировать затраты, избежать проблем с контролирующими органами и всегда иметь нужные документы под рукой.