Заполнение ТТН: образец. Товарно-транспортная накладная: новая форма

Автор Легина Марина November 19, 2023

Транспортная накладная - один из самых распространенных документов при ведении бизнеса. От правильности ее заполнения зависит не только возможность подтвердить расходы на перевозку, но и избежать споров с налоговыми органами.

С 1 марта 2022 года вступила в силу новая форма транспортной накладной для автоперевозок. Давайте разберем, какие изменения произошли и как теперь правильно заполнять этот документ.

Новая форма транспортной накладной: основные изменения

Новый бланк транспортной накладной был утвержден Постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 No 2200. Основные изменения:

Сокращено количество разделов с 17 до 12.
Изменилась нумерация и содержание некоторых разделов.
Появились отдельные требования к заполнению в разделе IX.
Теперь разрешено составлять транспортные накладные в электронном виде.

Новая форма накладной вступила в силу 1 марта 2022 года и является обязательной для применения при автомобильных грузоперевозках по России.

Общие требования к заполнению транспортной накладной

При заполнении нового бланка транспортной накладной необходимо придерживаться следующих основных правил:

Заполняются все разделы, кроме специально отмеченных "при наличии" или "при необходимости".
Если нет данных для заполнения каких-либо граф, ставятся прочерки.
Нужно указывать фактические, а не планируемые сведения о перевозке.
Все исправления должны быть заверены подписями сторон в порядке, установленном правилами перевозок.

Кроме того, по-прежнему допускается составление одной транспортной накладной на несколько партий груза, погруженных в одно транспортное средство. При этом на каждую единицу автотранспорта (например, фуру или грузовик) оформляется отдельный документ.

Порядок заполнения транспортной накладной грузоотправителем

Грузоотправителем может выступать продавец товара, покупатель или экспедитор. Грузоотправитель заполняет следующие разделы транспортной накладной:

Заполняет шапку накладной: указывает дату, номер документа, количество экземпляров.
В разделе 1 указывает свои реквизиты в качестве грузоотправителя и данные своего представителя.
В разделе 2 приводит информацию о грузополучателе и адрес доставки груза.
В разделе 3 дает подробное описание груза: его вид, массу, количество мест.
При наличии заполняет раздел 4 "Сопроводительные документы на груз".
В разделе 5 указывает особые условия перевозки, если они предусмотрены.
В разделе 8 фиксирует факт приема груза к перевозке с указанием фактических даты и времени.
При необходимости заполняет разделы 11 и 12.

Оформление транспортной накладной перевозчиком

Со своей стороны перевозчик заполняет следующие разделы транспортной накладной:

В разделе 6 указывает сведения о себе и данные водителя.
В разделе 7 приводит информацию о транспортном средстве, на котором будет осуществляться перевозка.
Фиксирует факт выдачи груза грузополучателю в разделе 10.
При необходимости заполняет раздел 12, указывая стоимость перевозки.

Заполнение транспортной накладной грузополучателем

Грузополучатель при получении груза заполняет раздел 10, указывая фактические данные о получении груза, его состоянии, массе и количестве мест. Также грузополучатель может сделать отметки в разделе 11, если у него есть какие-либо претензии.

Раздел 3 "Груз": основные требования к заполнению

Особое внимание стоит обратить на заполнение раздела 3 "Груз", поскольку он содержит ключевую информацию для подтверждения перевозки. В этом разделе обязательно должны быть указаны:

Вид перевозимого груза;
Его масса;
Количество мест.

Объявленная ценность груза теперь может указываться по желанию грузоотправителя. Остальные сведения о таре, способе погрузки и пр. можно не заполнять.

Раздел 12 "Стоимость перевозки груза"

Раздел 12 следует заполнять, если планируется использовать транспортную накладную в качестве первичного документа, подтверждающего расходы на перевозку. В этом разделе указывается:

Стоимость услуг перевозчика без НДС;
Ставка НДС;
Сумма НДС;
Общая стоимость перевозки.

Также приводятся реквизиты договора перевозки, наименование должности и подпись лица, заполнившего раздел.

Количество экземпляров транспортной накладной

Как и раньше, транспортная накладная оформляется в 3-4 экземплярах:

1 экз. - грузоотправителю;
1 экз. - грузополучателю;
1 экз. - перевозчику.

4-й экземпляр может потребоваться, если накладную планируется использовать в качестве первичного учетного документа.

Электронная транспортная накладная

С 1 марта 2022 года появилась возможность оформлять транспортную накладную не только на бумажном носителе, но и в электронном виде. Электронная накладная должна быть подписана усиленной квалифицированной электронной подписью.

Электронный документооборот позволит ускорить обмен информацией между участниками перевозки и сделать этот процесс более удобным.

Заполнение транспортной накладной при отсутствии груза

Важно помнить, что транспортная накладная оформляется только при фактической перевозке груза. Если груз отсутствует, например, при возврате порожнего транспортного средства, накладная не требуется.

В таком случае расходы на транспорт можно будет подтвердить другими документами: путевыми листами, товарными накладными, актами и т.д. Также накладная не оформляется, если покупатель забирает товар самовывозом.

Транспортная накладная при перевозке алкоголя

Существует особое требование к оформлению накладной при перевозке алкогольной продукции. В этом случае обязательно применение специальной формы 1-Т согласно ФЗ No 171.

Товарно-транспортную накладную по форме 1-Т составляет грузоотправитель на каждую партию алкоголя. За отсутствие такой накладной для продавцов и перевозчиков предусмотрены крупные штрафы.

Ответственность за нарушение правил перевозки и оформления документов

Неправильное оформление транспортной накладной или ее отсутствие чреваты следующими последствиями:

Может стать основанием для доначисления налогов и взыскания расходов по перевозке.
Влечет административные штрафы от 3 до 5 тыс. рублей (ст. 14.1 КоАП).
При перевозке опасных грузов штрафы возрастают до 200 тыс. рублей.

Поэтому очень важно правильно и своевременно оформлять транспортную накладную с учетом всех новых требований - это позволит избежать проблем с контролирующими органами и сэкономит бизнесу немалые средства.

Особенности заполнения отдельных разделов транспортной накладной

Рассмотрим более подробно некоторые особенности заполнения отдельных разделов новой формы транспортной накладной.

Раздел 1. Грузоотправитель

В разделе 1 в качестве грузоотправителя указывается организация или ИП, которые передают груз перевозчику. Если перевозку организует экспедитор, то его данные указываются в разделе 1а.

Раздел 2. Грузополучатель

Грузополучателем является лицо, уполномоченное принять груз. Это может быть как сам покупатель, так и его представитель. Обязательно указывается адрес доставки.

Раздел 3. Груз

В этом разделе дают подробную характеристику груза. Обязательно указываются такие параметры, как вид груза, количество мест, масса. Дополнительно можно указать сведения о маркировке, таре, способе погрузки/разгрузки.

Раздел 5. Условия перевозки

Здесь прописываются особые требования и инструкции по транспортировке груза: температурный режим, ограничения по скорости, способ разгрузки и т.д. Также указываются контакты лиц, которые могут давать дополнительные распоряжения по маршруту.

Раздел 6. Перевозчик

Перевозчик указывает свое наименование, ИНН, данные водителя (ФИО, номер водительского удостоверения), который непосредственно осуществляет перевозку груза.

Транспортная накладная при перевозке грузов для собственных нужд

Транспортная накладная оформляется также в случае, когда компания перевозит груз для собственных нужд. Например, товар между своими подразделениями или объектами.

При этом грузоотправителем и грузополучателем выступает одно и то же юридическое лицо. Остальные разделы заполняются по общим правилам. Такая накладная будет подтверждать транспортные расходы организации.

Образец заполнения транспортной накладной

Рассмотрим на примере, как заполняется транспортная накладная с учетом особенностей новой формы документа.

ООО "Альфа" (г. Москва) отгружает партию продукции ООО "Бета" (г. Санкт-Петербург). Доставку осуществляет транспортная компания "Автопрофи". Ниже приведен образец заполнения транспортной накладной по этой перевозке.

[образец транспортной накладной в табличном виде]

Таким образом, при соблюдении всех правил заполнение новых транспортных накладных не должно вызывать затруднений. Главное - внимательно изучить инструкции и следовать установленным требованиям.

Особенности хранения и использования транспортной накладной

Помимо правил заполнения, существуют определенные требования к хранению и использованию транспортных накладных.

Сроки хранения ТТН

Все экземпляры транспортной накладной должны храниться:

Грузоотправителем и грузополучателем - не менее 3 лет с даты оформления.
Перевозчиком - не менее 5 лет.

По истечении указанных сроков допускается уничтожение накладных.

Использование транспортной накладной

Транспортная накладная может использоваться:

Для подтверждения расходов на перевозку в налоговом и бухгалтерском учете.
Для контроля выполнения обязательств по поставке товаров.
В качестве первичного учетного документа по товарным операциям.
Для подтверждения гарантийного срока и сертификации товаров.

Передача экземпляров транспортной накладной

После оформления накладной ее экземпляры передаются:

Грузополучателю - при выдаче груза.
Грузоотправителю - возвращается перевозчиком с отметкой о доставке.
Перевозчику - остается для собственного учета.

ТТН при внутренних перемещениях в организации

Транспортная накладная может применяться также при внутренних перемещениях грузов в организации между структурными подразделениями, складами и т.п.

В этом случае в качестве грузоотправителя и грузополучателя указывается одно и то же юридическое лицо. Такая накладная будет подтверждать транспортные расходы компании.

Ответственность за нарушения при работе с ТТН

Нарушения установленного порядка работы с транспортными накладными влекут следующие последствия:

Штрафы за неправильное оформление.
Невозможность подтвердить расходы на перевозку.
Риск доначисления налогов и взыскания транспортных расходов.
Нарушение сроков поставки товаров.

Поэтому очень важно соблюдать все требования инструкций при работе с ТТН.