Информационное письмо: пример. Как написать информационное письмо

Информационные письма - неотъемлемая часть делового общения. Они помогают оперативно решать множество задач вашего бизнеса: уведомлять партнеров, напоминать о важных вехах проекта, подтверждать достигнутые договоренности. Но для того, чтобы информационное письмо было по-настоящему эффективным инструментом, нужно четко представлять, как его правильно составить. В этой статье мы подробно разберем, что представляет собой информационное письмо, какие бывают его виды и приведем конкретные примеры писем для различных ситуаций вашего бизнеса.

Что такое информационное письмо

Информационное письмо - это официальное сообщение, которое одна компания направляет другой компании, своим сотрудникам или клиентам. Оно содержит важные сведения о событиях, происходящих в организации, об изменениях в ее работе, о нововведениях и достижениях.

От других видов деловой переписки информационное письмо отличается тем, что не содержит коммерческих предложений или призывов к каким-либо действиям. Его основная цель - проинформировать адресата.

Такие письма используют для решения разных задач:

• Уведомить партнеров или клиентов о важных событиях и изменениях в компании
• Напомнить контрагентам об их обязательствах
• Подтвердить какие-либо факты или договоренности

Информационные письма обычно готовят руководители структурных подразделений компании в рамках своих полномочий и направлений деятельности.

Виды информационных писем

Существует несколько разновидностей информационных писем, которые отличаются целями и форматом.

Письмо-уведомление

Такие письма информируют адресата о предстоящих событиях и изменениях в работе компании. Например, об изменении реквизитов, адреса офиса, графика работы.

Письмо-напоминание

Этот вид информационных писем используют, чтобы напомнить адресату о необходимости выполнить какие-либо действия в соответствии с ранее достигнутыми договоренностями и обязательствами.

Письмо-подтверждение

Такое письмо отправляют, чтобы подтвердить какой-либо факт. Например, подтвердить получение заявки от клиента, подтвердить отправку товара и т.д.

Письмо-заявление

С помощью таких писем компания может проинформировать контрагентов о причинах какого-либо решения. Например, об отказе от сотрудничества, о расторжении договора.

Рекламно-информационное письмо

Это разновидность рекламных сообщений. В таких письмах содержится информация о товарах и услугах компании, но нет прямых призывов к покупке.

Для наглядности давайте сравним основные виды информационных писем:

Вид письма	Цель	Пример
Уведомление	Сообщить о предстоящих событиях и изменениях	Уведомление о смене адреса офиса
Напоминание	Напомнить адресату о необходимых действиях	Напоминание о скором истечении срока договора
Подтверждение	Подтвердить факт или событие	Подтверждение получения заявки
Заявление	Сообщить о причинах решения	Заявление об отказе от сотрудничества

Как видите, у каждого вида информационного письма свои цели и особенности использования. Это нужно учитывать при выборе формата письма для конкретной ситуации.

Структура информационного письма

Любое информационное письмо, независимо от разновидности, должно содержать следующие обязательные элементы:

1. Реквизиты организации-отправителя
2. Данные получателя письма
3. Тема письма
4. Приветствие
5. Вступление
6. Основная информационная часть
7. Заключение

Рассмотрим подробнее назначение каждого элемента.

Реквизиты организации-отправителя

Это наименование компании, ее юридический и фактический адрес, контактные данные. Реквизиты указывают в верхнем левом углу письма.

Данные получателя

Здесь нужно указать информацию о том, кому адресован документ: ФИО, должность, название организации. Эти данные приводят в правом верхнем углу.

Тема письма

Тема кратко отражает суть сообщения, например: "Уведомление об изменении условий договора". Ее указывают после реквизитов.

Приветствие

Это обращение к адресату письма, например: "Уважаемый Иван Петрович!". Выбирают деловой и уважительный стиль обращения.

Вступление

Во вступительной части кратко формулируют основную мысль письма, цель его написания.

Основная информационная часть

Здесь подробно излагается вся необходимая информация - суть произошедших событий, описание фактов, обстоятельства принятых решений.

Заключение

В конце письма делают итоговый акцент, при необходимости выражают надежду на дальнейшее сотрудничество. Также указывают данные контактного лица для связи.

Придерживаясь этой структуры, вы составите понятное и логичное информационное письмо. Теперь давайте рассмотрим правила оформления таких писем.

Правила оформления информационного письма

Информационные письма могут оформляться как на фирменных бланках организации, так и на обычных листах бумаги. Однако существуют определенные правила, которых лучше придерживаться.

Формат бумаги

Чаще всего для информационных писем используют стандартный лист формата A4. Допустимо также использовать форматы A5 или А3, если требуется разместить большие таблицы или изображения.

Поля

Рекомендуемые размеры полей:

• Левое - не менее 30 мм
• Правое - не менее 10 мм
• Верхнее - не менее 20 мм
• Нижнее - не менее 20 мм

Шрифт и размер

Лучше использовать стандартные шрифты с засечками (Times New Roman, Arial). Размер шрифта - 12-14 пунктов. Размер шрифта для заголовков можно увеличить на 2-4 пункта.

Межстрочный интервал

Межстрочный интервал рекомендуется выставлять в пределах 1,0-1,5. Для заголовков можно увеличить до 2,0.

Абзацный отступ

Величина абзацного отступа - 1,25-1,27 см.

Нумерация страниц

При многостраничном информационном письме страницы нумеруются арабскими цифрами внизу листа по центру или справа.

Подпись

Письмо должно содержать собственноручную подпись руководителя и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

Как отправить информационное письмо

Существует несколько способов доставки информационных писем адресату:

• Почтовое отправление
• Электронная почта
• Факс
• Мессенджеры (WhatsApp, Telegram)

Рассмотрим особенности и преимущества каждого способа.

Почтовое отправление

Традиционный способ, подходит для официальных писем и документов. Гарантирует доставку корреспонденции адресату.

Плюсы:

• Документальное подтверждение отправки
• Возможность отправки ценных бумаг

Минусы:

• Дольше других способов (до нескольких дней)
• Требует расходов на доставку

Электронная почта

Самый быстрый способ. Подходит для оперативного информирования.

Плюсы:

• Высокая скорость доставки
• Простота отправки
• Низкая стоимость

Минусы:

• Нет физического носителя и подписей
• Риск неполучения письма

Факс

Отправка при помощи факсимильной связи. Удобна для небольших по объему писем.

Плюсы:

• Быстрее почты
• Есть подтверждение о доставке

Минусы:

• Требует наличия факса у обеих сторон
• Не подходит для больших объемов текста и файлов

Мессенджеры

Современный способ для оперативной передачи небольших писем.

Плюсы:

• Простота и высокая скорость
• Возможность отправки файлов

Минусы:

• Не подходит для официальной переписки
• Нет документального подтверждения отправки

Подводя итог, можно сказать, что выбор канала отправки зависит от важности письма, срочности, наличия технических возможностей у отправителя и получателя.