Актуальный образец приказа на замещение на время отпуска

Замещение работника во время отпуска - распространенная практика в компаниях. Правильное оформление такого замещения поможет избежать нарушений трудового законодательства. В статье подробно разберем, как грамотно составить приказ о замещении на время отпуска.

Необходимость приказа о замещении на время отпуска

Уход работника в отпуск не должен негативно сказываться на деятельности организации. Поэтому в некоторых случаях требуется временно заместить отсутствующего сотрудника, возложив исполнение его обязанностей на другое лицо.

Обычно замещение требуется в таких ситуациях:

• Уход в ежегодный основной оплачиваемый отпуск ключевого специалиста (бухгалтера, менеджера по продажам, руководителя подразделения);
• Длительный отпуск по беременности и родам или отпуск по уходу за ребенком;
• Временная нетрудоспособность работника по болезни более 3 дней.

Однако не всегда при отсутствии сотрудника нужно назначать замещение. Например, если речь идет об отпуске без сохранения зарплаты на небольшой срок или вахтере, чьи обязанности легко можно переложить на других работников.

Варианты замещения работника на время отпуска

Существует несколько способов замещения отсутствующего сотрудника:

1. Совмещение должностей
2. Временный перевод на другую должность
3. Прием нового сотрудника на период замещения

Рассмотрим подробнее каждый из вариантов.

Совмещение должностей

Совмещение означает, что другой работник компании наряду со своими основными обязанностями временно исполняет работу ушедшего в отпуск коллеги.

Плюсы совмещения:

• Не нужно принимать и увольнять нового сотрудника;
• Обучение внутреннего совместителя проще, чем внешнего.

Минус - дополнительная нагрузка на работника-совместителя, что может сказаться на качестве работы.

Временный перевод на другую должность

Этот вариант предполагает, что на период замещения работник полностью освобождается от своих прямых обязанностей и временно переводится на должность отсутствующего сотрудника.

Преимущество - возможность сосредоточиться на новой работе. Недостаток - необходимость при приеме на работу временно нанять еще одного человека на место временно переведенного работника.

Прием нового сотрудника на период замещения

В этом случае на время отсутствия штатного работника принимается новый сотрудник по срочному трудовому договору.

Плюс - можно подобрать специалиста, максимально подходящего под требования вакантной должности.

Минусы:

• Затраты времени и средств на поиск и обучение новичка;
• Риск снижения эффективности из-за незнания специфики компании.

Таким образом, при выборе оптимального варианта замещения стоит учесть все за и против каждого способа.

Требования к содержанию приказа о замещении на время отпуска

Приказ о замещении отсутствующего работника должен содержать следующие обязательные сведения:

1. Наименование документа;
2. Дата составления;
3. Номер приказа;
4. Данные об отпускнике и лице, которое будет исполнять его обязанности (ФИО, должность);
5. Период замещения;
6. Ссылка на документ, служащий основанием для приказа (заявление, медсправка);
7. Подпись руководителя.

Кроме того, в приказе следует указать:

• Должностные обязанности, подлежащие исполнению;
• Размер вознаграждения за замещение (если предусмотрено);
• Факт ознакомления заместителя с приказом.

Рассмотрим конкретный приказ о замещении на время отпуска образец:

ПРИКАЗ
25.07.2019 No 56 г. Москва

В связи с нахождением в очередном отпуске с 26 июля по 9 августа 2019 г. начальника отдела продаж Иванова И.И. ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Возложить исполнение обязанностей начальника отдела продаж на период его отпуска на менеджера по продажам Сидорова С.С. 2. Установить Сидорову С.С. доплату за совмещение должностей в размере 15% должностного оклада начальника отдела продаж. 3. Отделу кадров ознакомить Сидорова С.С. с настоящим приказом.

Основание: заявление Иванова И.И. от 22.07.2019. Генеральный директор _________ И.П. Сергеев

Как видно из примера, приказ содержит все необходимые реквизиты и отражает суть замещения.

Далее рассмотрим подробнее порядок оформления трудовых отношений с работником-заместителем.

Оформление трудовых отношений с работником-заместителем

Порядок оформления трудовых отношений с работником, который будет замещать коллегу во время отпуска, зависит от выбранного варианта замещения. При совмещении заключается дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указываются:

• Причина совмещения (отпуск работника);
• Период совмещения;
• Должностные обязанности, подлежащие исполнению;
• Размер доплаты.

Временный перевод на другую должность

В этом случае также заключается дополнительное соглашение к трудовому договору работника-заместителя, в котором прописываются условия временного перевода.

С вновь принятым работником заключается срочный трудовой договор на период замещения отсутствующего сотрудника.

Особенности оплаты труда заместителя

Лицо, замещающее отпускника, имеет право на специальную доплату за исполнение дополнительных обязанностей.

Размер доплаты устанавливается по соглашению между работником и работодателем. Чаще всего она составляет от 10 до 30% должностного оклада замещаемого работника.

Доплата облагается НДФЛ и страховыми взносами. Сумма доплаты включается в расчетный лист работника-заместителя.

Кадровое делопроизводство при замещении

В трудовую книжку и личную карточку работника-заместителя записи о замещении не вносятся.

Если принят новый сотрудник, на него оформляется личное дело, а по окончании срока действия трудового договора личное дело передается в архив.

В ПФР и ФСС отчеты о приеме и увольнении временного работника не подаются.

Ответственность за нарушение правил о замещении

За неправомерный отказ в предоставлении отпуска работнику работодатель может быть оштрафован на сумму от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП).

Если не будут соблюдены гарантии работника при временном переводе на другую работу, штраф составит от 30 000 до 40 000 рублей (ст. 5.27 КоАП).

Также нарушение трудового законодательства при замещении чревато трудовыми спорами и взысканием ущерба с работодателя.

образец приказа замещение время отпуска

Давайте еще раз рассмотрим образец приказа замещение время отпуска:

ПРИКАЗ 25.07.2019 No 56 г. Москва

В связи с нахождением в очередном отпуске с 26 июля по 9 августа 2019 г. начальника отдела продаж Иванова И.И. ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Возложить исполнение обязанностей начальника отдела продаж на период его отпуска на менеджера по продажам Сидорова С.С. 2. Установить Сидорову С.С. доплату за совмещение должностей в размере 15% должностного оклада начальника отдела продаж. 3. Отделу кадров ознакомить Сидорова С.С. с настоящим приказом.

Основание: заявление Иванова И.И. от 22.07.2019. Генеральный директор _________ И.П. Сергеев

Как видно, он содержит все необходимые сведения для правильного оформления замещения отпускника.

Выплата разницы в окладах

Если оклад работника-заместителя ниже оклада замещаемого им сотрудника, целесообразно установить доплату в размере разницы в их окладах.

Например, оклад отпускника 60 000 руб., а оклад заместителя 40 000 руб. В этом случае доплата может составить 20 000 руб. - именно столько, на сколько отличаются оклады.

Приказ о замещении должности руководителя

Если в отпуск уходит руководитель организации, то на период его отсутствия обязанности руководителя также можно возложить на кого-либо из заместителей.

В приказе о замещении должности руководителя помимо стандартных реквизитов также указываются полномочия лица, назначенного исполняющим обязанности руководителя на время отпуска.

Порядок заполнения приказа о замещении

При заполнении приказа о замещении на время отпуска важно правильно указать все реквизиты, чтобы документ соответствовал требованиям трудового законодательства. Рассмотрим наиболее распространенные ошибки, допускаемые при составлении приказа о замещении на время отпуска:

• Отсутствие реквизитов приказа (дата, номер, подпись руководителя)
• Некорректное указание ФИО и должностей работников
• Неправильное определение периода замещения
• Отсутствие указания на основание для приказа
• Нечеткое определение должностных обязанностей заместителя
• Неверный размер доплаты за совмещение или замещение

Такие ошибки могут привести к конфликтным ситуациям и спорам, поэтому очень важно внимательно проверить приказ перед его подписанием и утверждением.

Порядок ознакомления сотрудника с приказом

После подписания приказа о замещении работника-заместителя нужно ознакомить с этим документом.

Факт ознакомления фиксируется подписью работника на приказе либо на отдельном бланке об ознакомлении с приказом. Помимо ознакомления с приказом, работодатель обязан провести инструктаж заместителя по охране труда и технике безопасности на новом рабочем месте.

Инструктаж желательно проводить перед началом замещения и оформлять документально.

Окончание срока замещения

По истечении срока замещения издается приказ об освобождении работника от исполнения дополнительных обязанностей. С работником-заместителем проводится полный расчет, и он возвращается к своим основным трудовым функциям.