Образцы счетов на оплату: как правильно оформить и выставить счет в 2023 году

Счет на оплату - важный финансовый документ, позволяющий правильно вести учет расчетов с контрагентами. Онлайн-сервисы упростят оформление счетов, спасут от ошибок. Узнайте в нашей статье, как грамотно составить счет в 2023 году.

Основные требования к оформлению счета на оплату

Счет на оплату используется в деловом обороте для оформления расчетов с контрагентами. Этот документ информирует покупателя о необходимости оплаты поставленных товаров, оказанных услуг или выполненных работ.

Форма счета на оплату не унифицирована, каждая организация разрабатывает ее по своему усмотрению. Тем не менее, существуют определенные обязательные реквизиты, которые должен содержать счет:

• дата составления документа;
• номер счета;
• наименование и адрес продавца;
• наименование и адрес покупателя;
• банковские реквизиты продавца;
• наименование товаров, работ или услуг;
• сумма к оплате;
• подпись ответственного лица.

Нумерация счетов в течение календарного года обычно начинается с единицы. Срок действия счета, если он не указан в договоре, определяет сама организация.

Счет может выставляться неограниченному кругу лиц, в этом случае он выполняет функцию оферты. Наличие на счете печати организации с 2015 года необязательно.

Порядок и сроки выставления счетов на оплату

Отдельно регламентируются сроки выставления счетов на оплату. Законодательно этот момент не установлен, обычно счет выставляется одновременно:

• с документами на отгрузку товара;
• после подписания акта оказанных услуг;
• в соответствии с условиями договора.

Если в договоре прописано условие предоплаты, счет необходимо выставить заблаговременно до момента поставки товара или оказания услуг.

При нарушении сроков выставления счета поставщик может потребовать уплаты неустойки, а покупатель отказаться от исполнения договора.

Образцы заполнения счетов на оплату

Образец заполнения счета на оплату может выглядеть следующим образом:

Как видно из образца, счет заполняется разборчиво, без исправлений. Указываются актуальные реквизиты сторон, конкретизируется предмет счета.

Образец счета на оплату с НДС выглядит аналогично, дополняется строкой:

Сумма НДС: 2000 руб. 00 коп. (20%)

Таким образом, в счете прописывают сумму без НДС, ставку НДС и отдельно сумму налога. Это позволяет избежать ошибок.

образцы счетов на оплату могут различаться в зависимости от вида деятельности, при этом основные требования остаются неизменными. Главное, чтобы из счета было четко понятно, за что и в каком размере требуется произвести оплату.

Особенности оформления счета индивидуальным предпринимателем

Для индивидуальных предпринимателей есть некоторые особенности при заполнении счетов на оплату. В реквизитах продавца указываются паспортные данные ИП, место регистрации, ИНН.

Например:

Продавец: Иванов Иван Иванович, паспорт серия 0000 000000, зарегистрирован по адресу: г. Москва, ул. Ленина, д. 1, кв. 1, ИНН 000000000000

Также в счете ИП обязательно указывается "Индивидуальный предприниматель". Подпись ставит сам индивидуальный предприниматель.

Выставление счета при полной и частичной предоплате

Если договором предусмотрена полная или частичная предоплата, счет выставляется до момента отгрузки товара или оказания услуги. В графе "Товар/Услуга" делается пометка "Предоплата" или "Аванс".

После поступления предоплаты выставляется счет на оставшуюся сумму, в котором указывается, за что конкретно производится окончательный расчет.

Корректировочный счет на оплату

Если после выставления счета произошли какие-либо изменения, может потребоваться выставить корректировочный счет. В нем указывается, что это корректировка счета No (номер исправляемого счета) от (дата). Далее перечисляются внесенные изменения.

Например: "В соответствии с дополнительным соглашением No 1 от 01.02.2023 к договору No 123 от 01.01.2023 изменена стоимость услуги, указанной в счете No 12345 от 25.01.2023"

Счет на оплату при экспорте и импорте товаров

При осуществлении внешнеторговых операций оформляются специальные виды счетов-фактур. Например, при импорте товаров - счет-фактура иностранного поставщика, при экспорте из России - счет-фактура российского поставщика на иностранном языке.

В счетах-фактурах указываются сведения о стране происхождения и назначения товаров, код ТН ВЭД и другие данные.

Счет-фактура позволяет обосновать применение налоговых вычетов по НДС при перемещении товаров через таможенную границу ЕАЭС.