Пример докладной записки - особенности составления и рекомендации

Докладная записка - важный инструмент оперативного информирования руководства. Правильное составление докладной поможет решить многие проблемы в работе организации. Давайте разберемся, как писать докладную записку, чтобы донести до руководства необходимую информацию.

Что такое докладная записка и зачем она нужна

Докладная записка - это официальный документ, адресованный руководству организации и содержащий информацию о каких-либо фактах, требующих реагирования или принятия решения.

Основная цель докладной записки - оперативно проинформировать руководство о происходящем в организации: о выявленных проблемах, нарушениях, отклонениях от нормы и т.д. На основании докладной руководитель может принять необходимые меры для устранения неполадок, наложить взыскания на нарушителей, поощрить отличившихся сотрудников.

Конкретные задачи, которые решает докладная записка:

• Информировать о нарушении трудовой дисциплины, правил внутреннего распорядка;
• Сообщить о ненадлежащем исполнении должностных обязанностей;
• Уведомить о перевыполнении плана, отличной работе сотрудников;
• Предложить поощрить наиболее отличившихся работников;
• Поставить в известность о происшествиях в организации;
• Инициировать принятие какого-либо решения;
• Предложить пути решения имеющихся проблем.

Докладную записку составляют при возникновении любой нестандартной ситуации, требующей вмешательства руководства.

Пример докладной записки на сотрудника

Наиболее часто докладные записки составляются в отношении рядовых сотрудников организации. Это может быть связано как с позитивными моментами (перевыполнение плана, проявленная инициатива), так и с негативными:

• Нарушение трудовой дисциплины;
• Неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей;
• Некорректное поведение по отношению к коллегам или клиентам;
• Несоблюдение правил охраны труда, техники безопасности и т.д.

В таких случаях в докладной указывают все обстоятельства инцидента, данные конкретного сотрудника и обращаются к руководству с просьбой принять меры: сделать выговор, лишить премии, наложить дисциплинарное взыскание.

Пример докладной записки на сотрудника:

Генеральному директору ООО "Ромашка"
Иванову И.И. от менеджера Петрова П.П.

Довожу до Вашего сведения, что вчера, 15 марта 2023 года, менеджер отдела продаж Сидоров И.С. допустил грубое нарушение трудовой дисциплины и этики общения с клиентами компании.

В разговоре по телефону Сидоров повысил голос, перешел на крик, использовал ненормативную лексику и угрожал расторжением договора в ответ на претензию клиента. Данный инцидент произошел в присутствии сотрудников отдела, что создало негативную атмосферу в коллективе.

Прошу принять меры дисциплинарного воздействия в отношении Сидорова И.С. и провести служебное расследование инцидента.

С уважением, Петров П.П. 16 марта 2023 г.

Виды и формы докладных записок

Существует несколько видов докладных записок, которые различаются по содержанию и назначению. Рассмотрим основные из них.

Пример докладной записки о нарушении дисциплины

Такой документ составляется для информирования руководства о нарушении сотрудником трудовой дисциплины и для инициации применения дисциплинарного взыскания. В докладной указываются обстоятельства нарушения (опоздание, прогул, появление на рабочем месте в нетрезвом состоянии и т.д.) и данные конкретного сотрудника.

Пример докладной записки на ученика о плохой успеваемости

В учебных заведениях докладные записки могут составляться на учеников и студентов. Например, классный руководитель или преподаватель информирует руководство школы или вуза о систематической неуспеваемости или прогулах занятий каким-либо обучающимся. В докладной перечисляются факты нарушения учебной дисциплины конкретным учеником или студентом с указанием ФИО.

Образец докладной записки о ненадлежащем исполнении обязанностей

Такая докладная информирует руководство о том, что сотрудник ненадлежащим образом выполняет свои должностные обязанности. В ней перечисляются конкретные нарушения, допущенные работником, со ссылкой на должностную инструкцию. Цель - привлечь нерадивого сотрудника к дисциплинарной ответственности.

Пример написания докладной записки о перевыполнении плана

Помимо негативных моментов, в докладной можно отразить и положительную информацию. Например, достижение высоких показателей подразделением или отдельными сотрудниками. Цель такой докладной - инициировать поощрение передовиков производства.

Пример оформления докладной записки о конфликте в коллективе

Если в коллективе возник какой-либо конфликт, угрожающий рабочему процессу, об этом тоже можно проинформировать руководство докладной запиской. В ней излагаются обстоятельства конфликта, его участники и последствия. Цель - принятие мер по урегулированию конфликта.

Пример докладной записки на сотрудника за оскорбление коллеги

Оскорбительные высказывания или действия в адрес коллег также могут послужить основанием для докладной. В ней указывается, кто из сотрудников оскорбил другого, при каких обстоятельствах это произошло, приводятся цитаты. Цель - наказать виновного и предотвратить повторение.

Таким образом, существует множество разновидностей докладных записок, которые отличаются по своим целям и задачам. Выбор конкретного вида зависит от того, какую информацию требуется донести до руководства организации.

Правила и структура докладной записки

Рассмотрим основные правила оформления докладной записки и ее структуру.

Обязательные реквизиты

Любая докладная записка должна содержать следующие обязательные реквизиты:

• Наименование вида документа - "Докладная записка"
• Дата и место составления
• Адресат - должность, ФИО руководителя
• Автор - должность, ФИО работника
• Заголовок к тексту
• Текст докладной
• Подпись автора

Правила оформления

При оформлении докладной записки рекомендуется придерживаться следующих правил:

• Использовать бумагу формата А4
• Шрифт - Times New Roman, размер 12-14
• Межстрочный интервал - 1,5
• Поля документа - 20 мм
• Выравнивание текста - по ширине
• Заголовок выделять жирным шрифтом

Структура докладной записки

Текст докладной записки рекомендуется структурировать:

1. Введение - 2-3 предложения о цели докладной
2. Основная часть - описание сути вопроса, фактов
3. Заключение - предложения, просьбы, выводы (1-2 предложения)

Язык изложения

Текст докладной должен быть:

• Лаконичным и четким
• Без эмоциональных выражений
• С использованием официально-делового стиля

Образец оформления

Рассмотрим образец правильного оформления докладной записки:

[Далее приводится вымышленный образец докладной записки]

Порядок составления и согласования докладной записки

Рассмотрим, кто может составлять докладные записки в организации и каков порядок их согласования и подачи руководству.

Кто может составлять докладную записку

Правом составить докладную записку обладает любой сотрудник организации. Однако на практике чаще всего докладные составляют:

• Руководители структурных подразделений;
• Непосредственные руководители сотрудников;
• Сотрудники кадровых служб;
• Ответственные по охране труда и технике безопасности.

Порядок согласования докладной записки

Перед подачей вышестоящему руководству докладная записка должна быть согласована с непосредственным руководителем автора. Он ставит визу, подтверждая изложенные факты.

Регистрация докладной записки

Поданная докладная подлежит обязательной регистрации в журнале учета. Это необходимо для обеспечения контроля исполнения.

Сроки рассмотрения докладной руководством

Срок рассмотрения докладной руководителем, как правило, не должен превышать 10 рабочих дней с момента регистрации.

Резолюция руководителя на докладной записке

По результатам рассмотрения руководитель дает резолюцию - указание о дальнейших действиях по сути докладной. Резолюция служит основанием для исполнения принятого решения.

Ответственность за достоверность сведений в докладной записке

Автор докладной записки несет ответственность за достоверность изложенных в ней сведений. Рассмотрим основные моменты, связанные с обеспечением достоверности информации в докладной записке.

Правовые последствия необоснованной докладной

Если в докладной записке будут обнаружены заведомо ложные факты и измышления, не соответствующие действительности, к автору могут быть применены меры дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения.

Как избежать конфликта при подаче докладной

Чтобы исключить конфликтные ситуации, информация в докладной должна излагаться максимально объективно, без эмоциональных оценок и перехода на личности.

Действия при непринятии докладной к рассмотрению

В случае отказа руководителя принять докладную записку, рекомендуется повторно направить ее с регистрацией в канцелярии для обеспечения объективного контроля за исполнением.

Оспаривание фактов, изложенных в докладной

Лицо, в отношении которого составлена докладная записка, имеет право дать письменные объяснения, опровергающие изложенные в докладной факты. Руководителю следует объективно рассмотреть обе позиции.

Виды ответственности за ложные сведения

За предоставление заведомо ложных сведений в докладной записке автор может быть привлечен к дисциплинарной или даже уголовной ответственности.