Типовые должностные инструкции: полное руководство для работодателей

Типовые должностные инструкции (ДИ) - важный документ для организации труда. Они позволяют четко распределить обязанности между работниками, избежать дублирования функций и разрешить рабочие конфликты.

Что такое типовая должностная инструкция и зачем она нужна

Типовая должностная инструкция - это универсальный документ, содержащий стандартный набор требований и обязанностей для определенной должности или профессии. Типовые ДИ разрабатываются на основе:

• квалификационных справочников;
• профессиональных стандартов;
• опыта ведущих компаний отрасли.

Главное отличие типовой ДИ от индивидуальной в том, что она описывает должность, а не конкретного человека. Поэтому в ней нет персональных данных сотрудника, зато прописаны универсальные, стандартизированные обязанности, права и виды ответственности.

Применение типовых ДИ дает работодателю ряд преимуществ:

1. Экономия времени при подборе персонала - не нужно разрабатывать индивидуальную ДИ для каждого нового сотрудника;
2. Быстрая адаптация новичков за счет четкого распределения обязанностей;
3. Упрощение контроля и оценки персонала благодаря известным критериям в ДИ.

Типовая ДИ обычно состоит из следующих разделов:

Общие положения - категория должности, требования к квалификации

Должностные обязанности - конкретный функционал, стандартные задачи

Права - полномочия сотрудника в рамках должности

Ответственность - возможные меры ответственности

Взаимодействие - связи по работе с другими структурными подразделениями

Рассмотрим более подробно типовые ДИ для разных категорий персонала.

Особенности типовых ДИ для руководителей, специалистов и рабочих

В типовой ДИ обязательно прописываются стандартные, усредненные требования к знаниям, навыкам и опыту работы. Они могут различаться для руководителей, специалистов и рабочих.

Например, в типовой должностной инструкции инженера скорее всего будут такие пункты:

• образование - высшее техническое;
• опыт - не менее 3 лет в соответствующей отрасли;
• знание специальных компьютерных программ (CAD/CAM, AutoCAD и т.д.);
• аналитические и организаторские навыки;
• склонность к творческому, нестандартному мышлению.

В типовой должностной инструкции специалиста (офис-менеджер, бухгалтер, юрист) скорее всего будут прописаны:

• среднее профессиональное или высшее образование в соответствующей сфере;
• опыт работы от 1 года в аналогичной должности;
• знание специализированного программного обеспечения (1С, Консультант, MS Office);
• навыки оформления документов;
• коммуникабельность, исполнительность.

Что касается типовых ДИ рабочих (слесарь, электрик, водитель), то для них характерно:

• наличие рабочей профессии и квалификационного разряда;
• знание инструкций, правил и норм по профессии;
• владение измерительным и испытательным инструментом;
• опыт работы в соответствующей должности от 1 года;
• исполнительность, самостоятельность в работе.

Как видим, универсальные требования позволяют быстро оценить соответствие кандидата и сформировать типовой функционал под конкретную вакансию.

Порядок разработки и утверждения типовых ДИ

Процесс создания типовых ДИ в компании обычно выглядит так:

1. Изучение и описание бизнес-процессов в организации;
2. Анализ типовых должностных обязанностей для каждой позиции;
3. Формирование проекта типовой ДИ на основе полученных данных;
4. Согласование проекта ДИ с юристами и руководителями подразделений;
5. Утверждение типовой ДИ приказом по организации.

После утверждения с типовой ДИ должны быть ознакомлены все сотрудники. Ознакомление происходит под подпись. Если работник не согласен с типовой ДИ, с ним проводят дополнительные разъяснения.

Внесение изменений в типовую ДИ

Если требуется скорректировать или дополнить типовую ДИ, готовятся соответствующие организационно-распорядительные документы (приказ, распоряжение). С ними работников также знакомят под подпись.

Чтобы типовые ДИ соответствовали реальному положению дел в компании, их желательно обновлять не реже 1 раза в 3 года. При существенных изменениях бизнес-процессов - чаще.

Типичные ошибки при разработке типовых ДИ

Чтобы избежать проблем при внедрении типовых ДИ, важно не допускать распространенных ошибок:

• Формальный подход - копирование образцов без адаптации под компанию;
• Отсутствие связи ДИ с реальными бизнес-процессами;
• Завышенные требования к кандидатам в ДИ;
• Дублирование или противоречия в функциях разных должностей;
• Некорректное определение ответственности в ДИ.

Рекомендации по применению готовых типовых ДИ

Существует множество открытых бесплатных и коммерческих источников с готовыми типовыми ДИ. При их использовании полезны следующие рекомендации:

1. Внимательно изучите несколько разных вариантов, сравните их между собой;
2. Выберите типовую ДИ, максимально подходящую под ваши реалии и потребности;
3. Адаптируйте выбранный образец под особенности вашей компании;
4. Проконсультируйтесь с юристами и руководителями по правкам;
5. Утвердите откорректированный вариант как локальный нормативный акт.

Пример адаптации типовой ДИ ведущего менеджера по продажам

Рассмотрим на примере, как можно адаптировать типовую ДИ из открытых источников под нужды конкретной компании. Возьмем должность "Ведущий менеджер по продажам в оптовой компании".