Функция ВПР в Excel для чайников с примерами

Автор Сергей Климов December 2, 2023

Excel - мощный инструмент для работы с данными. Но многие его возможности остаются неизвестными рядовым пользователям. Одна из таких "скрытых" функций - ВПР. Она позволяет быстро находить нужные данные в больших таблицах.

Что такое функция ВПР в Excel и зачем она нужна

Функция ВПР (от англ. VLOOKUP - vertical lookup) предназначена для поиска данных в таблицах Excel. Она ищет указанное значение в первом столбце таблицы, а затем возвращает значение из ячейки этой же строки, но из заданного столбца.

Например, если в первом столбце записаны фамилии сотрудников, а во втором - их зарплаты, то функция ВПР позволит по фамилии сотрудника узнать его зарплату. Функция ВПР экономит время при работе с большими объемами данных, автоматизируя ручной поиск по таблицам.

Основные сценарии использования ВПР:

Объединение данных из разных таблиц в одну;
Подстановка цен, тарифов, показателей по наименованиям товаров;
Расчет итоговых сумм на основе количества и цен;
Сопоставление идентификаторов (кодов, номеров) с описаниями.

Главное преимущество ВПР перед ручным поиском - автоматизация. Но есть и ограничения:

Функция ищет только по одному столбцу.
Не подходит, если нужна выборка по нескольким критериям.

Как правильно задать аргументы функции ВПР

Чтобы использовать ВПР, нужно указать 4 основных аргумента:

искомое_значение - что будем искать.
диапазон - где искать (данные).
номер_столбца - откуда возвращать результат.
интервальный_просмотр - точный или приблизительный поиск.

Давайте разберем их подробнее.

Искомое_значение - это то, что нужно найти в таблице. Это может быть:

Текст или число;
Ссылка на ячейку с данными (A1, например);
Выражение или формула (=СУММ(A1:B4)).

Диапазон - область таблицы, в которой будет осуществляться поиск. Задается в виде диапазона ячеек (A1:D100). Первый столбец этого диапазона должен содержать искомые значения.

Остальные аргументы понятны из названия. Для интервального_просмотра принимаются значения:

0 или ЛОЖЬ - точное совпадение;
1 или ИСТИНА - приблизительное совпадение.

ВПР Excel: примеры использования функции для поиска данных

Давайте разберем конкретный пример применения ВПР с двумя таблицами:

Здесь мы видим данные о продажах в первой таблице (товар, количество) и сведения о ценах во второй. Чтобы подсчитать выручку по каждому товару, используем функцию:

=ВПР(A2;$E$2:$F$5;2;0)

Где A2 - ячейка с названием первого товара, $E$2:$F$5 - зафиксированный диапазон с ценами, 2 - номер столбца с ценами, 0 - точный поиск.

Пошаговая инструкция для чайников

Давайте разберем пошагово, как правильно применять функцию ВПР в Excel на практике.

Подготовить данные для анализа в виде двух таблиц. Одна таблица будет содержать искомые значения, например наименования товаров или коды. Вторая - данные, которые нужно подтянуть, скажем, цены или описания товаров.
Поместить курсор в ячейку, куда нужно вывести результат поиска по ВПР. Начать ввод формулы со знака "=".
Ввести имя функции - ВПР. В скобках указать аргументы через точку с запятой в нужной последовательности.
Нажать Enter, чтобы зафиксировать формулу. Появится результат.
Если нужно применить ВПР для всего столбца, скопировать формулу из первой ячейки вниз по столбцу до нужных данных.

Этого достаточно, чтобы освоить базовое применение функции. Далее разберем более сложные варианты для "продвинутых" пользователей.

ВПР в Excel примеры: решения нестандартных задач

Рассмотрим несколько примеров решения более сложных задач с помощью ВПР.

рабочий стол с ноутбуком и таблицей Excel

Случай 1. Объединение данных из нескольких таблиц

Предположим, у нас есть 3 отдельные таблицы по разным отделам компании - продажи, логистика, бухгалтерия. Нам надо объединить эти данные.

Создаем новый лист и копируем туда общую для всех таблиц информацию, например перечень товаров.
С помощью ВПР подтягиваем к этому списку дополнительные данные из каждой из 3х таблиц, указывая нужный диапазон и столбец.
В итоге получаем единую таблицу для анализа, сформированную на основе разрозненных данных.

Случай 2. Замена ошибочных поисковых значений

Предположим, у нас есть таблица с кодами товаров, где встречаются ошибки или опечатки. При поиске по ВПР это приведет к ошибкам. Чтобы их избежать:

Комбинируем ВПР с ЕСЛИОШИБКА: если ВПР выдает ошибку - подставляется другое значение, например "нет данных".
Таким образом, ошибки заменяются на понятный текст, не нарушающий работу.

ВПР Excel чайников - основные ошибки начинающих

Для начинающих пользователей Excel типичными ошибками при работе с функцией ВПР являются:

Неверный порядок аргументов в формуле;
Отсутствие кавычек в текстовых значениях;
Неправильно задан диапазон для поиска;
Номер результирующего столбца указан некорректно.

Чтобы их избежать, внимательно проверяйте формулу перед вводом. Также можно воспользоваться встроенной подсказкой в Excel, наведя курсор на функцию ВПР. Она покажет, какие параметры и в какой последовательности должны быть указаны.

Альтернативы функции ВПР в Excel

Хотя ВПР - одна из наиболее полезных функций для работы с данными, у нее есть альтернативы. Рассмотрим их подробнее.

Функция ВПР ОСМОТР

Это улучшенная версия ВПР от Microsoft, появившаяся в новых версиях Excel. Отличие:

Работает в любом направлении - сверху вниз, снизу вверх, справа налево;
По умолчанию ищет точное совпадение данных;
Можно задать несколько столбцов для возврата данных, а не только один;
Есть дополнительный параметр для приближенного поиска.

Функция Индекс

Эта функция позволяет получить данные из таблицы по номеру строки и номеру столбца:

ИНДЕКС(массив;номер строки;номер столбца)

В отличие от ВПР, здесь не происходит поиска по значению. Зато можно получать сразу несколько ячеек из разных столбцов и строк.

Функции БДСУММ, ДМАКС и аналогичные

Это группа функций для работы с данными, в том числе подстановки по условиям. Но в отличие от ВПР, они работают по нескольким столбцам сразу при задании критериев.

Например, можно найти сумму продаж определенного продавца за определенный месяц. В просмотр такое не реализовать.