Лимитно-заборные карты: инструкция по использованию и образец заполнения

Лимитно-заборные карты - важный инструмент контроля расхода материалов на предприятиях. В статье рассмотрим их назначение, порядок оформления, приведем пример заполнения такой карты. Узнаете, как использовать лимитки для оптимизации складского учета.

Назначение лимитно-заборных карт

Лимитно-заборная карта - это первичный документ, предназначенный для отпуска материалов в пределах установленного лимита. С помощью лимиток осуществляется контроль расходования запасов и оптимизация складских процессов.

Лимитно-заборная карта используется для отпуска материалов, систематически потребляемых для изготовления продукции, а также для контроля за соблюдением лимитов.

Лимит - это предельное количество материалов, которое может быть выдано подразделению за определенный период. Лимиты позволяют избежать перерасхода запасов и сбоев в производстве из-за нехватки сырья или комплектующих.

Зачем нужны лимитно-заборные карты:

• Контроль расхода материалов.
• Недопущение срыва производственных планов.
• Оптимизация складских запасов.
• Учет движения товарно-материальных ценностей.

Без использования лимиток сложно отслеживать, сколько материалов выдано подразделениям и сколько осталось на складе. А значит возрастает риск ошибок в учете, вплоть до возникновения недостач и хищений.

Установка лимитов отпуска ТМЦ

Лимиты на отпуск материалов разрабатываются отделом снабжения или планово-экономическим отделом на основе производственной программы, норм расхода и имеющихся запасов. Лимит утверждается руководителем или иным уполномоченным лицом.

При составлении лимитно-заборных карт учитывают:

• Производственную программу подразделений.
• Нормы расхода материалов.
• Объемы незавершенного производства.
• Остатки нереализованных запасов.

Таким образом, лимит - это обоснованная потребность подразделения в материалах на плановый период.

Сверхлимитный отпуск материалов

Иногда возникает необходимость получения дополнительных материалов сверх установленного лимита. Это может потребоваться в таких ситуациях:

• Брак в производстве.
• Изменение производственного задания.
• Перерасход по нормам.
• Неверный расчет потребности в материалах.

Сверхлимитная выдача материалов производится только с разрешения руководства по заранее утвержденной форме. Причина превышения лимита указывается в лимитно-заборной карте.

Порядок оформления лимитно-заборных карт

С 2013 года форма лимитно-заборной карты не регламентируется. Компании могут разрабатывать собственный документ с учетом потребностей учета. Однако рекомендуется придерживаться основных требований к реквизитам.

Обязательные реквизиты лимитно-заборной карты:

• Наименование организации.
• Номер и дата составления документа.
• Наименование материалов.
• Единица измерения.
• Утвержденный лимит отпуска.
• Подписи ответственных лиц.

Дополнительно могут указываться номенклатурный номер, сортность, марка материала и другие характеристики.

Лимитно-заборные карты заполняются в 1-3 экземплярах. Первый остается у получателя на участке, второй - на складе, третий - для контроля в плановом отделе.

Кто заполняет лимитно-заборные карты

Заполнением лимиток занимаются:

• Отдел снабжения - составляет проект документа.
• Руководитель - утверждает лимиты.
• Кладовщик - отмечает отпуск материалов.
• Получатель - расписывается в получении ТМЦ.

После исчерпания лимита ответственный кладовщик сдает заполненную карту в бухгалтерию.

Пример лимитно-заборной карты

Рассмотрим на примере, как заполняется лимитно-заборная карта.

Реквизиты организации в лимитной карте:

Далее указываются наименование получателя материалов, место использования и ответственные лица.

Заполнение таблицы материалов в лимитке

В табличной части лимитно-заборной карты отражаются:

• Наименование и характеристика материалов.
• Единица измерения.
• Утвержденный лимит отпуска.
• Отметки о получении материалов.

Например:

Аналогичным образом заполняются данные по другим материалам.

Отметки в лимитно-заборной карте

В графах "Отпущено" и "Возвращено" делаются записи о движении ТМЦ. Каждая запись заверяется подписями кладовщика и получателя с указанием даты.

После исчерпания лимита в лимитно-заборной карте делается отметка о ее закрытии.

Рекомендации по использованию лимитно-заборных карт

Чтобы оптимизировать контроль материальных запасов с помощью лимитно-заборных карт, рекомендуется:

• Актуализировать лимиты ежемесячно. Лимиты рассчитываются из планов производства и имеющихся ресурсов. Поэтому их необходимо регулярно пересматривать с учетом текущей ситуации. Рекомендуется делать это ежемесячно.
• Вести поставочные лимитно-заборные карты. Если предприятие регулярно закупает одни и те же материалы у поставщиков, имеет смысл завести отдельные лимитки на их поставку. Это упростит планирование заказов.
• Разделять лимитно-заборные карты по складам. При наличии нескольких складов рекомендуется выписывать лимитки отдельно для каждого из них. Это позволит лучше контролировать запасы на каждом конкретном складе.
• Вводить коэффициент запаса в лимитах. Чтобы избежать срыва поставок из-за неточностей планирования, в лимит можно закладывать коэффициент запаса 5-15%. Это позволит снизить риск нехватки материалов.

Если потребовался дополнительный отпуск материалов сверх лимита, обязательно укажите причину в лимитно-заборной карте. В дальнейшем это поможет скорректировать нормы расхода или объемы поставок.

Автоматизация учета лимитно-заборных карт в 1С

Для оптимизации работы с лимитками рекомендуется настроить их учет и документооборот в 1С. Это позволит:

• Хранить данные по лимитам в единой базе.
• Формировать лимитки и отчеты нажатием кнопки.
• Интегрировать лимитки со смежными документами.
• Контролировать остатки лимитов в реальном времени.

Кастомизация лимитно-заборных карт в 1С

В системе "1С:Управление производственным предприятием" можно настроить документооборот с учетом особенностей бизнес-процессов конкретной компании.

Для этого рекомендуется: разработать электронную форму лимитно-заборной карты, настроить бизнес-процессы согласования и утверждения лимиток, реализовать автоматический контроль остатков лимитов.