Резерв на оплату отпуска: создание, использование и учет

В российском трудовом законодательстве каждый работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Чтобы равномерно распределить расходы на оплату отпусков в течение года, компании формируют резерв предстоящих расходов на отпуска. Как правильно рассчитать, отразить в учете и использовать резерв на оплату отпусков в 2023 году?

1. Кто должен создавать резерв на оплату отпусков

Согласно российскому законодательству, резерв на оплату отпусков обязаны формировать все организации, кроме тех, кто может вести упрощенный бухучет. Это касается как налогового, так и бухгалтерского учета.

Таким образом, резерв отпусков должны создавать:

• коммерческие организации;
• некоммерческие организации;
• государственные и муниципальные учреждения.

А вот индивидуальные предприниматели, применяющие спецрежимы, и организации на упрощенке освобождены от обязанности формировать резерв отпусков.

2. Как часто формировать резерв отпусков

Резерв отпусков нужно создавать на каждую отчетную дату, то есть на конец месяца, квартала или года. Компания сама выбирает периодичность и закрепляет ее в учетной политике.

Наиболее оптимальный вариант – ежемесячное формирование резерва отпусков. Это позволяет равномерно распределить предстоящие расходы на отпускные.

Также можно создавать резерв ежеквартально или только на конец года. Последний вариант подходит для тех, кто составляет отчетность один раз в год.

3. Резерв на оплату отпусков в бухучете и отчетности

В бухгалтерском учете резерв отпусков отражается следующими проводками:

Дебет 20, 26 и др. счетов затрат

Кредит 96 (резерв предстоящих расходов)

На сумму резерва увеличиваются оценочные обязательства в бухгалтерском балансе.

При использовании резерва отпускные и взносы списываются за его счет:

Дебет 96

Кредит 70, 69 и др.

Если резерва не хватает, отпускные относят на затраты в общем порядке.

4. Проводки по использованию резерва отпусков

Когда наступает время оплаты отпусков сотрудникам, то эти расходы отражаются за счет уже сформированного резерва. Рассмотрим типовые проводки.

Начисление отпускных из резерва

Дебет 96 (резерв предстоящих расходов)
Кредит 70 (расчеты с персоналом)

Начисление страховых взносов из резерва

Дебет 96 Кредит 69 (расчеты по соцстраху)

Таким образом, сами отпускные и взносы с них в расходы текущего периода не попадают, а покрываются из резерва.

5. Как рассчитать резерв на оплату отпусков: 3 способа

В нормативных документах по бухучету нет четкого порядка расчета резерва отпусков. Компания разрабатывает методику самостоятельно и закрепляет ее в учетной политике.

Рассмотрим 3 основных способа.

Способ 1. Исходя из среднего заработка каждого сотрудника

1. Определяем количество дней неиспользованного отпуска для каждого сотрудника;
2. Рассчитываем его средний дневной заработок;
3. Умножаем дневной заработок на кол-во дней отпуска и на тариф страховых взносов;
4. Суммируем по всем сотрудникам - получаем величину резерва.

Способ 2. Исходя из среднего по группам работников

1. Определяем общее кол-во дней отпусков в группе;
2. Находим средний дневной заработок по группе;
3. Умножаем на кол-во дней отпусков и тариф взносов;
4. Суммируем резерв по группам.

Способ 3. Процент отчислений от ФОТ

1. Находим процент отношения годовых отпускных к ФОТ прошлого года по каждой группе;
2. Этот процент применяем к ФОТ каждого месяца;
3. Получаем сумму ежемесячных отчислений в резерв.

Наиболее точный, но и трудоемкий - первый способ. Второй и третий варианты проще реализовать на практике.

6. Формирование резерва отпусков в налоговом учете

В налоговом учете порядок работы с резервом отпусков регулируется статьей 324.1 НК РФ. Основные моменты:

• Резерв создается с начала года, если это прописано в учетной политике;
• Устанавливается предельная сумма резерва и процент отчислений от фонда оплаты труда;
• Ежемесячные отчисления включаются в расходы до достижения предельной суммы;
• Сами отпускные и взносы с них за счет резерва в расходы не входят.

В конце года резерв сравнивают с фактическими отпускными. Остаток учитывают либо в расходах, либо в доходах.

7. Предельная сумма резерва отпусков и процент отчислений

Чтобы создать резерв отпусков в налоговом учете, нужно определить два показателя:

1. Предельную сумму резерва (ПСР) - максимальные затраты на отпускные в течение года;
2. Процент отчислений (ПР) - долю ПСР в годовом фонде оплаты труда.

Например, если ПСР составляет 300 000 руб., а годовой ФОТ - 5 млн руб., то процент отчислений равен:

ПР = ПСР / ФОТ x 100% = 300 000 / 5 000 000 x 100% = 6%

Этот процент и будет применяться ежемесячно к фактическому ФОТ.

8. Ежемесячные отчисления в резерв отпусков - пример

Допустим, компания установила процент отчислений в резерв отпусков на уровне 5%. Тогда ежемесячно отчисления рассчитываются так:

1. Определяем фактический ФОТ с начисленными взносами за месяц, допустим, это 500 000 руб;
2. Умножаем ФОТ на процент отчислений: 500 000 x 5% = 25 000 руб;
3. Полученную сумму (25 000 руб.) включаем в расходы и начисляем резерв.

Таким образом, ежемесячно, до достижения предельной величины резерва, будет формироваться равномерный резерв отпусков.

9. Использование резерва на оплату отпусков

Когда наступает время оплаты отпусков сотрудникам, эти расходы покрываются за счет уже сформированного резерва. Схема такая:

1. Начисляются отпускные и взносы;
2. Но в расходы они не включаются, а списываются на счет учета резерва отпусков;
3. В расходах остаются только ежемесячные отчисления в резерв.

Таким образом, расходы на отпускные равномерно распределяются на протяжении всего года.

[Далее идет продолжение статьи согласно плану]

10. Что делать с остатком резерва отпусков на конец года

По окончании налогового периода нужно сопоставить величину сформированного резерва отпусков с фактическими расходами на выплату отпускных и обязательствами на конец года.

Если сумма резерва превышает отпускные и обязательства, то разницу включают в состав внереализационных доходов. Если же резерва не хватило - остаток относят на расходы по налогу на прибыль.

11. Инвентаризация резерва на оплату отпусков

В конце года обязательно проводят инвентаризацию резерва отпусков. Для этого:

1. Сравнивают остаток резерва на счете 96 с обязательствами по отпускам на 31 декабря;
2. Если обязательства больше - доначисляют резерв;
3. Если остаток резерва больше - разницу относят на доходы.

12. Резерв отпусков в налоговой отчетности

В налоговых декларациях резерв отпусков отражается так:

• В декларации по налогу на прибыль - ежемесячные отчисления в резерв (стр. 050);
• В декларации по страховым взносам - отчисления в резерв (Раздел 2).

Сами отпускные и взносы с них в отчетности не показывают.

13. Штрафы за нарушения при формировании резерва отпусков

При нарушении правил учета резерва отпусков налоговые органы могут доначислить компании:

• Налог на прибыль и НДС по результатам камеральной проверки;
• Пени за несвоевременную уплату налогов;
• Штрафы за неправильное ведение налогового учета.

Поэтому важно грамотно организовать работу с резервом отпусков, чтобы избежать финансовых и юридических рисков.

14. Автоматизация расчета резерва отпусков в 1С и других программах

Чтобы упростить учет резерва отпусков, можно использовать специальные инструменты в программах 1С и других системах.

В 1С резерв отпусков рассчитывается автоматически на основании данных о сотрудниках и параметров, заданных в учетной политике.

Аналогичный функционал есть в системах SAP, Oracle, Galaktika, БухСофт и других решениях для бухучета и зарплаты.

Автоматизация учета резерва отпусков позволяет избежать ошибок в расчетах и экономит время бухгалтера.

15. Как оптимизировать расходы на оплату отпусков

Чтобы снизить расходы на отпуска, компании прибегают к таким мерам, как:

• Предоставление части отпуска в менее затратные месяцы;
• Сокращение продолжительности отпусков работников;
• Перенос отпусков на следующий год;
• Отзыв из отпуска по производственной необходимости.

Однако такие меры могут быть признаны незаконными. Поэтому оптимизировать расходы на отпуска нужно аккуратно, чтобы не нарушить трудовые права сотрудников.

16. Особенности резерва отпусков для госучреждений

Для государственных и муниципальных учреждений есть некоторые особенности формирования резерва на оплату отпусков.

Во-первых, используется специальный КОСГУ для учета резерва. Во-вторых, отпускные могут выплачиваться из разных источников финансирования.

Поэтому в бухучете госучреждений резерв отпусков формируется дифференцированно по кодам финансового обеспечения. А в отчетности отражается обособленно.

17. Резерв отпусков при реорганизации и ликвидации организации

При реорганизации юрлица резерв отпусков передается правопреемнику для дальнейшего использования на оплату отпусков сотрудников.

При ликвидации организации остаток резерва отпусков включается в прочие расходы. А отпускные увольняемым сотрудникам выплачиваются в общем порядке из оставшихся средств компании.

18. Резерв отпусков в ПБУ 18/02 для ипотечных компаний

Ипотечные агентства и иные компании, применяющие ПБУ 18/02, также обязаны формировать резерв на оплату отпусков.

Особенность в том, что такой резерв создается в разрезе источников финансирования ипотечного покрытия и собственных средств компании.

Кроме того, в ПБУ 18/02 установлен специальный порядок расчета резерва отпусков.

19. Учет резерва отпусков в международных стандартах

В международных стандартах финансовой отчетности (МСФО) резерв отпусков рассматривается как оценочное обязательство.

Резервируются будущие затраты на оплату заработанных отпусков сотрудников, которые могут быть достоверно оценены и относятся к текущему и предыдущим отчетным периодам.

Порядок расчета резерва компания устанавливает в учетной политике для целей МСФО.

20. Налоговые риски, связанные с резервом отпусков

Неверное создание и использование резерва отпусков может привести к следующим налоговым рискам:

• Занижение налога на прибыль из-за необоснованного увеличения расходов;
• Доначисление налогов и пеней по итогам налоговых проверок;
• Неправомерное применение налоговых вычетов по НДС;
• Штрафы за нарушение порядка ведения налогового учета.

Поэтому важно грамотно организовать учет резерва с учетом требований налогового законодательства.

21. Особенности резерва отпусков в 2023 году

В 2023 году при формировании резерва отпусков нужно учитывать некоторые особенности:

• Увеличение МРОТ, которое влияет на расчет среднего заработка;
• Рост тарифов страховых взносов с 1 января 2023 года;
• Изменение подхода к неиспользованным отпускам при увольнении работника.

Эти факторы нужно обязательно отразить при определении величины резерва отпусков в текущем году.

22. Резерв отпусков при применении профстандартов

Если в компании действуют профессиональные стандарты, то при расчете резерва отпусков нужно учитывать:

• Дополнительные отпуска для некоторых категорий работников;
• Повышенную оплату работы в ночное время и праздники;
• Компенсации за вредные условия труда.

Эти факторы увеличивают предстоящие расходы на отпуска, что должно найти отражение в резерве.

23. Учет резерва отпусков в условиях удаленной работы

При удаленном формате работы появляются свои нюансы с резервом отпусков:

• Сложнее рассчитать фактически отработанное время;
• Некоторые выплаты не учитываются в расчете среднего заработка;
• Труднее спланировать график отпусков.

Это нужно иметь в виду, чтобы корректно определить резерв отпусков для удаленных сотрудников.

24. Отражение резерва отпусков в бюджетном учете

Государственные и муниципальные учреждения также формируют резерв на оплату отпусков. Особенности бюджетного учета:

• Используются отдельные счета для учета резерва;
• Резерв создается по кодам финансового обеспечения;
• В отчетности резерв отражается обособленно.

25. Резерв отпусков при применении УСН и ЕНВД

Организации и ИП на УСН и ЕНВД не обязаны формировать резерв отпусков.

Но они вправе создавать его для равномерного включения предстоящих расходов на отпускные в состав расходов для целей упрощенного налогообложения.

При этом порядок формирования резерва устанавливается самостоятельно.

Теперь вы знаете, что, согласно российскому законодательству, резерв на оплату отпусков обязаны формировать все организации, кроме тех, кто может вести упрощенный бухучет. Это касается как налогового, так и бухгалтерского учета.

Таким образом, резерв отпусков должны создавать:

• коммерческие организации;
• некоммерческие организации;
• государственные и муниципальные учреждения.

А вот индивидуальные предприниматели, применяющие спецрежимы, и организации на упрощенке освобождены от обязанности формировать резерв отпусков.

Резерв отпусков нужно создавать на каждую отчетную дату, то есть на конец месяца, квартала или года. Компания сама выбирает периодичность и закрепляет ее в учетной политике.

Наиболее оптимальный вариант – ежемесячное формирование резерва отпусков. Это позволяет равномерно распределить предстоящие расходы на отпускные.

Также можно создавать резерв ежеквартально или только на конец года. Последний вариант подходит для тех, кто составляет отчетность один раз в год.