Списочный состав работников - это что такое?

Списочный состав работников - ключевой документ, отражающий численность штата компании. От того, насколько правильно он оформлен, зависит уплата налогов и отчетность организации. Давайте разберемся, что включает в себя списочный состав, как его составляют и используют на практике.

Понятие списочного состава работников

Списочный состав работников - это полный перечень лиц, работающих в организации, включая как основных, так и совместителей. Он отражает фактическую численность персонала на конкретную дату.

Списочный состав используется для:

• ведения кадрового делопроизводства;
• расчета среднесписочной численности работников;
• составления статистической отчетности по труду;
• исчисления налогов и взносов.

Данные списочного состава должны соответствовать сведениям в табеле учета рабочего времени. Каждый сотрудник при подсчете учитывается как одна единица.

Нормативное регулирование списочного состава

Порядок ведения списочного состава установлен в Инструкции по статистике численности работников, утвержденной Госкомстатом СССР в 1987 году.

Этот документ до сих пор применяется в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ. Кроме того, правила определения списочного и среднесписочного состава содержатся в Указаниях Росстата по заполнению форм федерального статистического наблюдения.

Кто включается в списочный состав работников

Согласно Инструкции, в списочный состав входят следующие категории работников:

• принятые на постоянную, временную или сезонную работу;
• фактически работающие и отсутствующие по уважительным причинам;
• работающие неполное рабочее время;
• находящиеся в отпусках и командировках;
• прогульщики;
• и другие.

Таким образом, в списочном составе отражаются как трудоустроенные в организации лица, так и временно отсутствующие по различным причинам.

Кто не входит в списочную численность работников

Внешние совместители	Учитываются по основному месту работы
Лица, выполняющие работы по ГПД	Не состоят в трудовых отношениях с работодателем
Работники, направленные на обучение	Получают стипендию от работодателя

Как видно из таблицы, в списочную численность не включают те категории работников, которые формально не состоят в трудовых отношениях с организацией.

Что такое списочная численность работников

Списочная численность работников (Ч_сп) - это количественная величина списочного состава на определенную дату:

Ч_сп = Ч_пост + Ч_врем + Ч_совм

где Ч_пост - численность постоянных работников, Ч_врем - численность временных работников, Ч_совм - численность совместителей.

Списочная численность используется в кадровом учете и отчетности организации. Она контролируется госорганами, влияет на уплату налогов.

Штатно-списочный состав работников организации

На основе списочного состава формируется штатно-списочный состав работников организации. Это документ, отражающий всех сотрудников в разрезе структурных подразделений и должностей.

Штатно-списочный состав позволяет:

• контролировать численность и состав персонала;
• планировать фонд оплаты труда;
• анализировать расстановку кадров.

Он формируется на основе штатного расписания и данных кадрового учета о фактической численности сотрудников организации.

Порядок составления и оформления списочного состава

Списочный состав работников составляется кадровой службой в соответствии со следующим порядком:

1. Анализируются данные кадрового учета о приеме, увольнении, переводах работников;
2. Данные сверяются с табелем учета рабочего времени;
3. Составляется списочный состав на последний день отчетного периода;
4. Списочный состав утверждается приказом руководителя.

Как правило, списочный состав оформляют в виде таблицы с указанием ФИО, должности, структурного подразделения для каждого работника.

Использование списочного состава работников

Данные о списочном составе используются при составлении статистической отчетности по труду, а также для исчисления страховых взносов в государственные внебюджетные фонды.

Кроме того, на основе списочного состава рассчитывают среднесписочную численность работников за период. Этот показатель необходим:

• Для планирования фонда оплаты труда
• При определении размера пособий по временной нетрудоспособности
• Для расчета отпускных

Расчет средней численности работников списочного состава

Среднесписочная численность работников (Ч_ср.сп) за период рассчитывается по формуле:

Чср.сп = (Чсп1 + Чсп2 + ... + Чспн)/n

где Ч_сп1, Ч_сп2..., Ч_спн - списочная численность работников на 1-ое, 2-ое,... n-ое число месяца; n - число дней в периоде.

Среднесписочная численность позволяет получить усредненное значение персонала организации за месяц, квартал, год.

Образец списочного состава работников

Для наглядности приведем упрощенный образец списочного состава работников организации:

No	ФИО	Должность	Подразделение
1	Иванов И.И.	Директор	Администрация
2	Петрова М.С.	Бухгалтер	Бухгалтерия

Такой образец списочного состава позволяет быстро ориентироваться в кадровом составе организации.

Средняя численность работников списочного состава

Рассчитаем среднюю численность работников списочного состава за 1 квартал 2023 года.

Данные о списочной численности по состоянию на 1 число каждого месяца:

1 января - 120 человек

1 февраля - 125 человек

1 марта - 130 человек

Тогда средняя численность работников списочного состава за 1 квартал 2023 года составит:

(120 + 125 + 130) / 3 = 125 человек

Ответственность за нарушения в списочном составе

Неправильное определение списочного состава работников может привести к следующим негативным последствиям:

• Нарушениям трудового законодательства
• Искажениям в статистической отчетности
• Неправильному расчету налогов
• Штрафным санкциям контролирующих органов

Поэтому организация и ее должностные лица несут ответственность за достоверность данных о списочном составе.

Актуальные изменения в порядке ведения списочного состава в 2023 году

В 2023 году произошли следующие изменения в порядке определения списочного состава:

• Уточнены категории работников, не включаемых в списочный состав
• Изменены сроки предоставления сведений в ПФР
• Добавлены дополнительные формы списочного состава для госстатотчетности

Данные нововведения следует учитывать при формировании и использовании списочного состава работников в текущем году.

Советы по оптимизации списочного состава работников

Чтобы оптимизировать работу со списочным составом, рекомендуется:

• Вести список в электронном виде для оперативного редактирования
• Разработать регламент оформления и утверждения списочного состава
• Актуализировать данные не реже 1 раза в месяц
• Назначить ответственного специалиста по списочному составу

Эти меры помогут избежать типичных ошибок и упростить работу с этим важным документом.

Типичные ошибки при составлении списочного состава

Рассмотрим типичные ошибки, допускаемые при составлении списочного состава:

• Несвоевременное отражение кадровых изменений
• Неверное определение даты увольнения работников
• Неучтенные совместители и внешние сотрудники
• Некорректный расчет среднесписочной численности
• Неправильное оформление и неутверждение списка

Такие ошибки могут привести к серьезным последствиям для организации. Чтобы их избежать, нужно внимательно контролировать процесс работы со списочным составом.

Рекомендации по заполнению формы списочного состава

При заполнении унифицированной формы списочного состава работников рекомендуется:

• Указывать информацию в соответствии с кадровыми документами о приеме и увольнении
• Проверять правильность ФИО, должностей и структурных подразделений работников
• Соблюдать хронологический порядок при заполнении
• Не допускать незаполненных граф и полей
• Проводить сверку с данными табеля учета рабочего времени

Соблюдение этих рекомендаций позволит минимизировать ошибки при составлении документа.

Автоматизация работы со списочным составом

Для оптимизации работы со списочным составом имеет смысл внедрить автоматизированную систему кадрового учета. Она позволяет:

• Хранить данные в электронном виде
• Автоматически формировать списочный и штатно-списочный составы
• Контролировать изменения кадрового состава
• Исключать "ручной" труд и ошибки

Такая система сэкономит время кадровиков и повысит достоверность данных.

Списочный состав работников в программе 1С

Многие компании ведут кадровый учет в программе 1С. Она позволяет формировать различные отчеты, в том числе:

• Список персонала по подразделениям
• Списочную численность на заданную дату
• Динамику списочного состава
• Среднесписочную численность за период

Использование готовых возможностей 1С избавляет от рутинной работы по подсчетам и формированию ведомостей.

Перспективы развития подходов к списочному составу

В будущем можно ожидать следующие изменения в работе со списочным составом:

• Переход на полностью электронный документооборот
• Внедрение искусственного интеллекта для автоматизации рутинных операций
• Изменение порядка предоставления данных в госорганы
• Появление новых аналитических инструментов для HR

Благодаря этому кадровые службы смогут более эффективно использовать данные о персонале в управленческих целях.

Особенности списочного состава в государственных учреждениях

В государственных учреждениях есть ряд особенностей формирования и использования списочного состава:

• Списочный состав определяется на основе штатного расписания
• Данные используются для бюджетного планирования по фонду оплаты труда
• Необходимо соблюдение норм по предельной численности
• Список утверждается руководителем учреждения

Кроме того, госслужащие предоставляют сведения о доходах и имуществе, что также учитывается в кадровой работе. Опытный кадровик хорошо знает, как важно своевременно предоставлять данные.

Особенности списочного состава на малых предприятиях

В небольших организациях со штатом до 15 человек есть свои нюансы работы со списочным составом:

• Меньший объем документооборота
• Возможность вести список вручную
• Необязательность некоторых форм отчетности
• Быстрее отражаются кадровые изменения

Однако малые предприятия также обязаны вести точный учет работников и использовать эти данные для налоговой отчетности. Стоит ли говорить, что такой подход позволяет поддерживать в порядке всю документацию и не путаться в отчетности.

Международные подходы к учету персонала

В международной практике приняты следующие подходы к учету кадрового состава:

• Ведение электронных табелей учета рабочего времени
• Использование автоматизированных HR-систем
• Ежемесячное обновление данных
• Анализ показателей текучести и постоянного состава

Главное отличие - бóльшая автоматизация процессов и акцент на использовании данных в управленческих целях.

Передовой опыт кадрового учета

Некоторые инновационные подходы к учету персонала:

• Внедрение системы электронных кадровых паспортов работников
• Интеграция данных со сканерами отпечатков пальцев
• Использование технологий распознавания лиц для учета рабочего времени
• Анализ списочного состава с применением технологий Big Data

Такие решения повышают точность данных и позволяют получать полезную аналитику для принятия управленческих решений в области персонала. Это дает возможность не решать проблемы по мере из появления, а предвосхищать события, что может быть невероятно полезно в современном, стремительно меняющемся мире.

Заключение

Списочный состав работников это полный перечень лиц, работающих в организации. В статье подробно рассматривается, как правильно формировать и использовать список персонала, кого в него включать, какие бывают формы, как рассчитывается среднесписочная численность. Приведены практические примеры, рекомендации, типичные ошибки и ответы на часто задаваемые вопросы. Полезная информация для руководителей, бухгалтеров, кадровиков и юристов.