Образец положения о структурном подразделении: особенности, пример и требования

Положение о структурном подразделении - важный документ, регламентирующий деятельность отдела или службы компании. Узнайте, как правильно его оформить, чтобы избежать ошибок.

1. Общие сведения о положении о структурном подразделении

Положение о структурном подразделении - это документ, который определяет место подразделения в структуре организации, его функции, права и обязанности.

Основные цели разработки положения:

• Регламентировать деятельность подразделения
• Разграничить полномочия между подразделениями
• Повысить эффективность работы организации

Положения разрабатываются для различных структурных подразделений:

1. Отделы (бухгалтерия, кадры, юридический и т.д.)
2. Службы (охраны труда, внутреннего контроля)
3. Участки (производственные, сборочные)
4. Филиалы и представительства

Обязательно положение должно быть утверждено для филиалов и представительств (ст. 55 ГК РФ). Для других подразделений решение о разработке положения принимает сама организация.

2. Структура и содержание положения о подразделении

Положение оформляется на фирменном бланке организации и должно содержать следующие обязательные реквизиты:

• Наименование организации
• Наименование вида документа
• Дата и место принятия
• Подпись руководителя
• Гриф утверждения

Текст положения обычно включает такие разделы:

1. Общие положения
2. Цели и задачи
3. Функции
4. Права и обязанности
5. Ответственность

В разделе "Общие положения" указывают основание для создания подразделения, его подчиненность, перечень нормативных документов.

Раздел "Цели и задачи" определяет назначение подразделения в структуре организации.

В разделе "Функции" подробно перечисляют виды деятельности подразделения.

"Права и обязанности" содержат полномочия сотрудников для реализации функций.

В "Ответственности" оговаривают меры за невыполнение задач подразделением.

3. Порядок разработки и утверждения положения

Разработку положения обычно поручают руководителю подразделения или кадровой службе.

Проект положения согласовывают с заинтересованными лицами: руководителем организации, юристами, бухгалтерией.

После согласования положение утверждает руководитель организации.

Сотрудники подразделения должны быть ознакомлены с положением под роспись.

Такой порядок позволяет учесть интересы всех сторон при разработке положения.

4. Образец положения о структурном подразделении

Рассмотрим образец положения о структурном подразделении на примере отдела кадров.

1. Общие положения

Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением организации.

В своей деятельности отдел кадров руководствуется Трудовым кодексом РФ, уставом организации, настоящим Положением.

2. Цели и задачи

Основными целями отдела кадров являются:

• обеспечение организации кадрами требуемой квалификации;
• повышение эффективности использования кадров;
• укрепление трудовой дисциплины.

Для достижения этих целей отдел решает следующие задачи:

1. подбор персонала;
2. учет личного состава;
3. оформление приема, увольнения, переводов;
4. организация адаптации новых сотрудников.

3. Функции

Отдел кадров осуществляет следующие функции:

• анализ кадровых потребностей и планирование найма;
• поиск, отбор и оценка кандидатов;
• оформление трудовых отношений;
• учет личного состава организации.

4. Права и обязанности

Отдел кадров имеет право:

• запрашивать информацию у подразделений;
• проводить собеседования и тестирование;
• вносить предложения о поощрениях и наказаниях.

Обязанности отдела:

• соблюдение трудового законодательства;
• обеспечение сохранности кадровых документов.

5. Ответственность

Начальник отдела кадров несет персональную ответственность за выполнение задач, возложенных на отдел.

5. Особенности положений для отдельных видов подразделений

Положения о филиалах и представительствах имеют более детальную регламентацию в связи с их обособленным статусом.

В положении о производственном участке подробно описывают технологический процесс и используемое оборудование.

Для совещательных органов в положении регламентируют порядок проведения заседаний и принятия решений.

6. Рекомендации по разработке положения о подразделении

При составлении положения рекомендуется:

• Учитывать специфику деятельности организации;
• Конкретно и четко формулировать требования;
• Привлекать к разработке заинтересованных лиц;
• Пересматривать положение при изменении функций.

Это позволит сделать положение максимально полезным на практике.

Таким образом, правильно оформленное положение о подразделении является основой эффективной работы организации.

7. Ошибки при разработке положения о подразделении

При составлении положения о структурном подразделении часто допускаются следующие ошибки:

• Несоответствие положения уставу организации. Положение должно строго соответствовать учредительным документам.
• Дублирование функций и полномочий разных подразделений. Необходимо четко разграничить зоны ответственности.
• Некорректное определение прав и обязанностей. Права должны соответствовать функциям подразделения.
• Отсутствие согласования с заинтересованными лицами. Это может привести к конфликтам.
• Неактуальность положения. Положение нужно обновлять при изменении функций.

8. Порядок внесения изменений в положение

Для внесения изменений в положение о подразделении руководитель организации издает приказ.

В приказе указывают:

• Причины, повлекшие изменение положения.
• Конкретный перечень изменений и дополнений или ссылку на отдельное приложение.

Основаниями для изменения положения могут быть:

• Изменение законодательства.
• Изменение штатного расписания.
• Перераспределение функций подразделений.

9. Контроль исполнения положения о подразделении

Контроль исполнения положения осуществляет:

• Руководитель подразделения.
• Вышестоящее руководство организации.
• Служба внутреннего контроля (аудита).

Контроль позволяет своевременно корректировать работу подразделения и актуализировать положение.

10. Положение о техническом подразделении

Рассмотрим особенности положения о техническом подразделении на примере ремонтной службы.

1. Общие положения

Ремонтная служба является структурным подразделением организации, осуществляющим техническое обслуживание и ремонт оборудования.

2. Цели и задачи

Основные цели службы:

• Обеспечение работоспособности оборудования
• Сокращение простоев по техническим причинам

Для достижения целей служба решает задачи:

• Проведение плановых осмотров оборудования
• Оперативный ремонт вышедшего из строя оборудования
• Модернизация и усовершенствование оборудования

3. Функции

• Диагностика технического состояния оборудования
• Текущий и капитальный ремонт
• Наладка и регулировка оборудования

4. Права и обязанности

Служба имеет право:

• Требовать от подразделений соблюдения регламентов эксплуатации оборудования
• Координировать работу подрядных ремонтных организаций

Обязанности службы:

• Соблюдение сроков и качества ремонтных работ
• Ведение технической документации

5. Взаимодействие

Служба взаимодействует с производственными подразделениями, отделом снабжения, главным механиком.

11. Подведение итогов

Таким образом, положение о подразделении является важным документом, позволяющим четко регламентировать деятельность структурной единицы организации. Правильное составление положения с учетом рекомендаций повысит эффективность работы подразделения и организации в целом.