Образец приказа по личному составу. Кадровое делопроизводство: приказы

Приказы по личному составу - неотъемлемая часть работы кадровика. От правильного оформления этих документов зависит законность действий работодателя в отношении сотрудников. В этой статье мы подробно рассмотрим виды приказов по личному составу, требования к их оформлению, порядок регистрации и хранения. А также разберем примеры и образцы различных приказов. Эта информация поможет кадровикам и руководителям грамотно вести кадровое делопроизводство и избежать ошибок.

Понятие и виды приказов по личному составу

Приказ по личному составу - это распорядительный документ, который издается работодателем и касается трудовых отношений с сотрудниками компании. Такие приказы регулируют различные кадровые вопросы: прием и увольнение, предоставление отпуска, поощрения и наказания сотрудников и т.д.

Существует несколько основных видов приказов по личному составу:

• Организационные - о приеме, увольнении, переводе сотрудников;
• О перемещениях - о переводах на другую должность или в другое подразделение;
• Дисциплинарные - о наложении взысканий или поощрений;
• Регламентные - об отпусках, командировках;
• По оплате труда - об установлении окладов, надбавок, премий.

Рассмотрим каждый вид приказов подробнее.

Организационные приказы

Это самые распространенные приказы по личному составу. К ним относятся:

• Приказ о приеме на работу - оформляет трудовые отношения при заключении трудового договора;
• Приказ о переводе - оформляет перемещение сотрудника на новую должность или в другое подразделение;
• Приказ об увольнении - прекращает трудовые отношения.

Эти приказы являются основанием для внесения записей в трудовую книжку сотрудника.

Приказы о перемещениях

Такие приказы оформляют различные кадровые перестановки внутри компании, например:

• Перевод на другую должность;
• Перемещение в другое структурное подразделение;
• Изменение должностных обязанностей.

Они необходимы для корректного ведения штатного расписания.

Дисциплинарные приказы

Такие приказы оформляют применение к сотрудникам дисциплинарных взысканий или поощрений. К дисциплинарным относятся:

• Замечание;
• Выговор;
• Увольнение.

А к поощрительным - объявление благодарности, выдача премии и т.д.

Требования к оформлению приказов по личному составу

Приказ по личному составу должен содержать следующие обязательные реквизиты:

• Наименование документа;
• Дата и номер приказа;
• Заголовок к тексту;
• Текст;
• Подпись руководителя.

Ранее приказы оформлялись по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом. Сейчас такого требования нет, но многие организации по-прежнему используют типовые бланки - это удобно и привычно.

Приказ можно напечатать как на фирменном бланке организации, так и на чистом листе. Важно соблюдать правила оформления документов.

Текст приказа печатается шрифтом Times New Roman, размером 12-14 пунктов с полуторным межстрочным интервалом. Поля: левое - 30 мм, правое - 10 мм, верхнее и нижнее - 20 мм.

Обязательными приложениями к приказу являются:

• Лист ознакомления сотрудника с приказом;
• Отчет о выполнении приказа.

Приказ должен иметь конкретное обоснование и основание - ссылку на документ, который явился причиной для его издания.

Вот пример оформления приказа о предоставлении отпуска:

Как видно из образца, приказ содержит все необходимые реквизиты и приложения, оформлен по правилам документооборота.

Порядок регистрации приказов по личному составу

После подписания приказ по личному составу должен быть зарегистрирован в специальном журнале.

Нумерация приказов

Каждому приказу присваивается порядковый номер в пределах календарного года. Например: No 45 от 15.05.2022.

Часто используется сквозная нумерация вне зависимости от года издания. Может быть общая нумерация всех приказов или отдельная - для приказов по личному составу.

Журнал регистрации приказов

Для учета приказов заводится журнал произвольной формы, в котором указывают:

• Дата и номер приказа;
• Заголовок приказа;
• Фамилия исполнителя.

Приказы с разными сроками хранения регистрируются в разных журналах или разделах одного журнала.

Образец записи в журнале регистрации

No п/п	Дата и номер приказа	Заголовок приказа	Исполнитель
1	01.11.2022 No 56	О предоставлении отпуска Иванову И.И.	Сидорова М.В.

Такая запись позволяет быстро найти нужный приказ в архиве.

Ошибки при регистрации приказов

Распространенные ошибки:

• Пропуск номеров;
• Дублирование номеров;
• Отсутствие записи о приказе в журнале;
• Нечитаемый почерк.

Чтобы их избежать, регистрацию должен вести один сотрудник. Журнал следует нумеровать, прошивать и скреплять печатью.

Хранение приказов по личному составу

Приказы хранятся в течение определенного срока в соответствии с номенклатурой дел.

Сроки хранения приказов

Срок хранения зависит от вида приказа:

• 50-75 лет - приказы по основной деятельности;
• 5 лет - приказы по регламентным вопросам.

Приказы по оплате труда хранятся 50 лет, приказы о предоставлении отпуска - 5 лет.

Правила хранения приказов в делах

Приказы формируются в отдельные дела в зависимости от вида и срока хранения. В одно дело нельзя помещать разнородные документы.

В конце года дела прошиваются, нумеруются, составляется опись. Ответственность за хранение несет специально назначенный сотрудник.

Особенности хранения электронных приказов

Электронные документы должны иметь электронную подпись и храниться в защищенных базах данных.

Необходимо регулярно делать резервное копирование, чтобы предотвратить потерю данных.

Образцы приказов по личному составу

Рассмотрим типовые образцы наиболее распространенных приказов по личному составу.

Приказ о приеме на работу

Такой приказ оформляется при заключении трудового договора с сотрудником. Образец:

В приказе указываются все существенные условия трудового договора.

Приказ о предоставлении отпуска

Оформляет право сотрудника на отпуск. Образец приказа:

Указывается вид отпуска, количество дней и период.

Приказ о поощрении

Такой приказ издается для поощрения сотрудника. Например:

В приказе конкретизируется, за что именно поощряется сотрудник.

Образцы журналов учета приказов по личному составу

Для учета приказов по личному составу применяются специальные журналы.

Структура журнала учета приказов

Журнал может иметь следующие графы:

• Номер по порядку;
• Дата и номер приказа;
• Заголовок приказа;
• Срок исполнения;
• Отметка об исполнении.

Такая структура позволяет вести учет выполнения приказов.

Правила заполнения журнала учета

При заполнении журнала учета приказов необходимо:

• Регистрировать приказы в день поступления;
• Указывать точную дату и номер;
• Полностью воспроизводить заголовок;
• Ставить отметки об исполнении.

Записи должны быть разборчивыми, без сокращений и исправлений.

Образец заполнения журнала учета приказов

No п/п	Дата и номер	Заголовок приказа	Срок исполнения	Отметка об исполнении
1	12.01.2022 No 1	О предоставлении отпуска Иванову И.И.	12.01.2022	Выполнено

Такая форма журнала позволяет вести учет приказов.

Образцы книги приказов по личному составу

Книга приказов представляет собой сброшюрованный документ, в котором регистрируются приказы.

Требования к оформлению книги приказов

Книга должна иметь:

• Титульный лист;
• Пронумерованные страницы;
• Заверительную надпись.

Текст приказов печатается через 1,5 интервала шрифтом Times New Roman No 12-14.

Образец титульного листа книги приказов

На титульном листе указываются реквизиты организации и отчетный период.

Правила ведения книги приказов

В книгу приказов вносятся:

• Дата и номер;
• Заголовок;
• Текст приказа.

Приказы располагаются в хронологическом порядке. Книга должна быть прошита и скреплена печатью.