Заполнение транспортной накладной: образец, порядок оформления

Транспортная накладная - важный документ, подтверждающий факт оказания транспортных услуг и условия перевозки грузов. Правильное заполнение поможет избежать штрафов и подтвердить расходы организации. Давайте разберемся, как грамотно оформить транспортную накладную.

Что такое транспортная накладная и зачем она нужна

Транспортная накладная (ТРН) - это документ, который оформляется при перевозке любых грузов автомобильным транспортом по территории России. Он подтверждает факт заключения договора транспортировки между грузоотправителем и перевозчиком, а также содержит информацию об условиях перевозки, сведения о грузе, ответственных лицах.

Основные цели транспортной накладной:

• Подтверждение условий перевозки груза;
• Фиксация информации о грузе, отправителе и получателе;
• Возможность использования в бухгалтерском и налоговом учете;
• Подтверждение расходов на транспортировку.

Заполнение транспортной накладной обязательно в следующих случаях:

1. Груз доставляется транспортом продавца или покупателя.
2. Стороны договора нанимают стороннюю транспортную компанию.
3. Перевозку осуществляет экспедитор.

Если покупатель забирает товар своим транспортом без услуг сторонних организаций, транспортную накладную заполнять не требуется.

Кто должен заполнять транспортную накладную

Транспортную накладную обычно заполняет грузоотправитель - сторона, которая организовывает перевозку. Им может быть:

• Продавец товара;
• Покупатель;
• Экспедитор.

Например, если покупатель нанял транспортную компанию для доставки товара, он выступает грузоотправителем и заполняет транспортную накладную.

Перевозчик и грузополучатель также участвуют в заполнении ТРН - указывают данные о транспорте, водителе, ставят подписи и отметки о получении груза.

Сколько экземпляров транспортной накладной и для кого

Транспортная накладная заполняется в 3-4 экземплярах:

1. Для грузоотправителя.
2. Для перевозчика.
3. Для грузополучателя.
4. При использовании в бухучете - дополнительный экземпляр для грузоотправителя.

При наличии нескольких грузополучателей, им выдается по одной копии транспортной накладной. Все экземпляры имеют одинаковую юридическую силу и должны быть подписаны сторонами.

Отличия транспортной накладной от товарной и товарно-транспортной

Часто возникает путаница между разными видами накладных. Давайте разберемся в терминах:

• Товарная накладная - подтверждает факт купли-продажи, передачи прав на товар. Не содержит транспортную информацию;
• Товарно-транспортная накладная (ТТН) - объединяет данные о товаре и его доставке, но не является обязательной;
• Транспортная накладная - обязателен при любой автоперевозке, фиксирует информацию о транспортировке.

Таким образом, транспортная и товарно-транспортная накладные могут дополнять друг друга, но не заменяют. При оформлении грузоперевозки автотранспортом обязательно требуется транспортная накладная.

В следующих частях статьи мы подробно разберем порядок заполнения транспортной накладной, рассмотрим примеры и типичные ошибки.

Изменения в правилах заполнения транспортной накладной в 2022 году

С 1 марта 2022 года вступили в силу новые правила перевозки грузов автотранспортом, которые внесли ряд изменений в транспортную накладную.

Уменьшение количества разделов

Количество разделов в бланке транспортной накладной сократилось с 17 до 12. Это сделано для упрощения документооборота.

Новая нумерация и содержание разделов

Помимо сокращения количества, также изменилась нумерация разделов и их наполнение. Теперь структура накладной выглядит более логично и понятно.

Заполнение транспортной накладной образец по новым правилам

Появились требования об обязательном заполнении большинства разделов транспортной накладной. Ранее часть данных можно было не указывать.

Заполнение транспортной накладной образец для грузоотправителя

Рассмотрим подробную инструкцию заполнения транспортной накладной грузоотправителем.

Раздел 1. Сведения о грузоотправителе

В разделе 1 указываются полные данные об организации или индивидуальном предпринимателе, отправляющем груз:

• Наименование;
• ИНН;
• Юридический адрес;
• Контактный телефон.

Раздел 2. Информация о грузополучателе

Аналогичным образом заполняются данные о получателе груза:

• Название организации;
• ИНН;
• Фактический адрес доставки;
• Контакты.

Раздел 3. Характеристики груза

В третьем разделе указывают основную информацию о перевозимом грузе:

• Наименование;
• Вес;
• Количество мест;
• Объявленная стоимость (необязательно).

Заполнение транспортной накладной (образец) для перевозчика и грузополучателя

Перевозчик и грузополучатель также принимают участие в заполнении транспортной накладной.

Данные о транспортном средстве и водителе

Перевозчик заполняет разделы о транспорте и водителе:

• Марка, госномер автомобиля;
• ФИО и паспортные данные водителя.

Информация о получении груза

Грузополучатель указывает сведения о фактическом получении груза:

• Дату и время;
• Состояние груза и упаковки;
• Фактический вес и объем.

Эти данные важны для сверки с информацией грузоотправителя.

Варианты оформления транспортной накладной

Существует несколько способов создания транспортной накладной:

1. Бумажный вариант.
2. Электронный документ.
3. Система электронного документооборота.

Бумажная транспортная накладная

Бумажная транспортная накладная заполняется от руки или распечатывается. Обычно используют унифицированные бланки.

Электронный вариант транспортной накладной

"новая транспортная накладная" может быть сформирована в электронном виде. Для этого используются специальные онлайн сервисы или программы.

Электронная транспортная накладная имеет юридическую силу при наличии электронно-цифровых подписей всех участников сделки.

Преимущества электронного документооборота

Основные плюсы использования электронных транспортных накладных:

• Быстрота обработки и обмена данными;
• Уменьшение издержек на печать и хранение;
• Удобство внесения правок и дополнений;
• Прозрачность и контроль на этапах согласования;
• Более высокий уровень защиты от подделок.

ГИС электронных перевозочных документов

С 2023 года в России вводится в действие Государственная информационная система электронных перевозочных документов.

Все участники рынка грузоперевозок будут обязаны формировать электронные транспортные накладные и обмениваться данными через эту систему.

Заполнение транспортной накладной (образец) с ошибками

Рассмотрим типичные ошибки, допускаемые при заполнении ТРН, и как их исправлять.

Некорректные данные об участниках

Зачастую в транспортной накладной указываются неполные или неточные данные об отправителях и получателях грузов. Это может привести к затруднениям при идентификации сторон сделки.

Несоответствие указанных и фактических характеристик груза

Нередки случаи расхождений в весе, объеме, количестве мест, что влияет на цену доставки и налогообложение.

Некорректное заполнение реквизитов и дат

Опечатки и ошибки в датах, номерах, адресах затрудняют обработку накладной и могут привести к задержке или утрате груза.

Правила заполнения транспортной накладной для исправления ошибок

Рассмотрим порядок внесения исправлений в заполненную транспортную накладную.

Исправление ошибок до отправки груза

Если ошибка в транспортной накладной была допущена на этапе заполнения до фактической отправки груза, то просто готовится новый документ без ошибок.

Внесение изменений после отправки

Если накладная уже использована и груз отправлен, а обнаружены неточности, необходимо:

1. Составить акт об изменениях в 2 экземплярах.
2. Перечислить все вносимые исправления.
3. Заверить акт подписями всех сторон.
4. Прикрепить акт к накладной.

Таким образом сохраняется информация о внесенных изменениях.

Изменение условий доставки после отправки

Если появляется необходимость скорректировать маршрут, адрес, сроки перевозки, рекомендуется заключить дополнительное соглашение к договору транспортировки без изменения самой накладной.

Рекомендации по заполнению транспортных накладных

Для минимизации ошибок при заполнении ТРН рекомендуется придерживаться следующих правил:

• Проверять актуальность формы перед оформлением;
• Указывать точные и проверенные данные всех участников;
• Контролировать соответствие подписей и печатей на всех листах;
• Сверять описание груза и условия доставки;
• Фиксировать любые изменения дополнительными документами.

Следование данным рекомендациям позволит свести к минимуму ошибки при перевозке грузов и избежать конфликтных ситуаций с контролирующими органами.