Представленная или предоставленная информация: как правильно написать

Автор Сергей Климов December 8, 2023

Разобраться в том, как правильно написать "представить информацию" или "предоставить информацию", довольно непросто. Эти глаголы звучат очень похоже, но имеют разные значения.

Значение глаголов "представить" и "предоставить"

"Представить" означает "показать, предъявить" - то есть продемонстрировать информацию в каком-либо виде. Например:

представить отчет о проделанной работе;
представить аналитические данные в виде диаграммы.

"Предоставить" имеет значение "дать возможность воспользоваться" - то есть передать информацию в чье-либо пользование. К примеру:

предоставить необходимую документацию;
предоставить доступ к информационной базе.

Как определить, что выбрать - "представить" или "предоставить"

Чтобы правильно решить, какой глагол употребить, нужно ответить на вопрос:

Будет ли информация только продемонстрирована или она будет передана в чье-либо пользование?

Если информация просто демонстрируется или о ней сообщается - используйте глагол "представить". Например:

Мы представляем вашему вниманию новый отчет о финансовых результатах компании.

Если же информация передается кому-либо для использования в работе - употребляйте "предоставить". К примеру:

Компания предоставит вам все данные, необходимые для проведения аудита.

Примеры предложений со словами "представить информацию" и "предоставить информацию"

Рассмотрим несколько примеров, чтобы еще раз закрепить разницу:

Мы представим эту информацию в нашем ежегодном отчете.
Они предоставили нам информацию о планируемых проектах.
Вам представляется уникальная возможность получить доступ к нашей базе данных.
При заключении договора партнер предоставил недостоверные сведения.

Как видно из примеров, все зависит от конкретного контекста и смысла фразы. Главное помнить простое правило:

представить - показать;
предоставить - передать в пользование.

Особые случаи

Иногда в официально-деловых бумагах используется выражение "представить информацию" в значении "передать, направить информацию" - то есть фактически в том смысле, который обычно передается глаголом "предоставить". Это связано с традицией делопроизводства. Например:

Просим представить информацию о ходе выполнения работ в срок до 1 июня.

Также глагол "предоставить" может использоваться в значении "дать возможность что-либо сделать, воспользоваться правом". Например:

Закон предоставляет гражданам право на получение бесплатной медицинской помощи.

То есть при рассмотрении конкретного случая всегда необходимо анализировать общий смысл и контекст употребления.

Различия в документообороте

Существуют некоторые различия в использовании глаголов "представить" и "предоставить" при работе с документами и информацией.

"Представленная" информация или документы обычно требуют дальнейшего рассмотрения, согласования или утверждения. Например:

Руководителю представлены документы для ознакомления и последующего утверждения.

Если же информация "предоставлена", это означает, что она передана в распоряжение и может непосредственно использоваться в работе. К примеру:

Сотрудникам предоставлена актуальная отчетность для проведения анализа и подготовки прогнозов.

Особенности юридических документов

В юридических документах часто используется выражение "представить информацию" как синоним "предоставить информацию". Например:

Продавец обязан представить покупателю информацию о технических характеристиках товара.

Это означает, что продавец должен передать данные характеристики покупателю для ознакомления и возможности принятия решения.

Глаголы в значении "возможность"

Также различия возникают при использовании данных глаголов для обозначения возможности чего-либо.

"Представленная возможность" - это возможность, которая показана или продемонстрирована, о ней сообщается. Например:

Участникам мероприятия представлена возможность посетить новый выставочный зал.

"Предоставленная возможность" - это возможность, которую конкретно дали, передали для реализации. К примеру:

Покупателю предоставляется возможность обменять некачественный товар в течение 14 дней.

То есть предоставленная возможность подразумевает права или условия для каких-либо действий, а представленная возможность – лишь информирование или упоминание о возможности чего-либо.

Выбор слова в зависимости от контекста

Несмотря на некоторые особенности, описанные выше, зачастую выбор между словами "представить" и "предоставить" определяется контекстом и общим смыслом фразы.

Если в тексте идет речь о показе, демонстрации или описании чего-либо, следует использовать слово "представить". Например:

В отчете представлена информация о результатах продаж за прошлый квартал.

Если же подразумевается реальная передача информации кому-либо для использования в работе, то уместно слово "предоставить". К примеру:

Менеджер предоставил нам актуальные данные о ценах и наличии товаров.

Правила для выбора нужного слова

Чтобы выбрать правильный глагол "представить" или "предоставить", можно воспользоваться несколькими простыми правилами:

Определить, будет ли информация, о которой идет речь, использоваться в дальнейшей практической работе или только озвучиваться/описываться.
Задаться вопросом: передается информация конкретному лицу или она просто присутствует в тексте/документе?
Уточнить общий смысл фразы, который задает контекст.

Ошибки при выборе слова

Типовой ошибкой является использование "предоставить" в значении "представить". Например, неправильно сказать "предоставить отчетность", имея в виду приложить или показать отчетные документы. Верно в данном случае: "представить отчетность".

И наоборот, неверно использовать "представить" в значении "передать информацию". Например, фразу "представить данные партнеру" следует заменить на "предоставить данные партнеру".