ТТН - это что такое?

Все товарные ценности, которые одна сторона продает, а другая покупает и увозит, обязаны находиться под определенным учетом. Для учета материальных ценностей используются различные виды документов, одной из разновидностей которых является товарно-транспортная накладная (ТТН).

ТТН - это официальная бумага, которая выписывается во всех случаях, когда продающий передает имеющиеся товарные ценности покупателю. При этом то ли сам купивший, то ли посредник, перевозящий товар, забирает приобретение вместе с этой накладной. И хранится этот важный документ на протяжении пяти лет.

С четырех сторон

Эта официальная бумага всегда представлена в четырех экземплярах. ТТН – это, как мы уже говорили, учет ценностей, но еще и услуг, что были связаны с перевозкой приобретения. Поэтому и необходима такая накладная в нескольких дубликатах:

• Один из них остается там, где ценности приобрели и отправили. То есть у продавца.
• Вторая бумага нужна тому, кто принимает рассматриваемый товар.
• Третья – добавляется к счету за доставку непосредственно самому заказавшему.
• Четвертая остается у компании, доставившей ценности. По данной бумаге учитывается оказанная услуга. И водитель, доставивший груз, получит причитающиеся ему деньги за проделанную работу.

Такой четырехкратный учет обеспечивает контроль за всем процессом покупки-доставки. И по пути следования полиция может попросить показать все бумаги, подтверждающие легальность транспортировки товарных ценностей. В этом случае, как и на любом другом этапе проверки, достаточно предъявить товарно-транспортную накладную.

Кому и для чего это необходимо?

Конечно, можно было бы не усложнять жизнь заполнением каких-то бумаг. Но ТТН - это еще и гарантия. Без такого официального подтверждения было бы трудно налоговым органам проверить, являются ли честными все отчисления налогов основных участников сделки. Также в будущем не должно возникнуть разногласий с налоговой по поводу налоговых вычетов, если на них предъявит права приобретатель. А тут, как говорится, факт налицо:

• сколько именно товара продано;
• количество в итоге полученного товара;
• обоснование того, сколько водителю начислено зарплаты за месяц:
• сколько услуг по транспортировке ценностей оказала за налоговый период транспортная организация.

И, конечно же, самому приобретателю такая бумага нужна, чтобы убедиться в точности проведения операции и отображенных цифр и при необходимости выступить с претензиями по поводу соответствия купленного и в итоге доставленного. Мало ли что в дороге потерялось! А против написанного в бумаге, да еще и скрепленного подписью, не поспоришь.

Заполняем по образу и подобию

Все официальные бумаги заполняются и оформляются по имеющимся правилам. И ТТН – это документ строго определенного образца. Он представляет собой описание в двух частях:

• Первая – это все сведения о приобретаемом продукте, его основных характеристиках, параметрах, объемах и количествах. В данном разделе также указывают сведения о контрагентах и перечисляют всех, кто имеет отношение к товарным ценностям и их транспортировке.
• Вторая часть дает информацию о том, куда и какими путями груз будет переброшен. А также о том, какими средствами доставят его.

Первую часть, конечно, заполняет продающий. Он знает, что именно продал и в каком количестве. И все данные обязательно отражает в документе – ТТН, в образце заполнения, разумеется. А вторая часть – это уже забота компании по транспортировке грузов. Рассматриваемым документом они гарантируют, куда везут, как везут и какими средствами. Поэтому в случае различных ошибок или недочетов будет потом за что и с кого спросить.

ТТН оформляют по строгому регламенту в зависимости от типа товара. В ней может содержаться разное количество необходимых пунктов для предоставления всей информации. Спирт, нефтепродукты, зерно, лес, перевозки между государствами – все имеет свою специфику и свои требования по оформлению накладной.

Все по-честному

Еще до того, как кто-то поедет за грузом, об этом осведомляют продавца. Он заранее готовит ТТН на перевозку груза. Что можно написать заранее? Почти все, что имеет отношение к первой части этой официальной бумаги. Плюс к этому указывают, кто ответственный за отгрузку товара, как зовут водителя, который этот багаж примет и отвезет, номер его машины. Как правило, прикладывают и прейскурант цен к приобретенному грузу. Словом, вся информация уже заранее подготовлена и вписана. Это сокращает сроки отгрузки товара.

А уже при получении будут вноситься такие данные, как вес, объем отгружаемого и проданного. Водитель или экспедитор все контролирует, чтобы потом не быть виноватым и вносит в официальный документ информацию о своих предстоящих услугах.

За все отвечает назначенный ответственный. Он и подписывает все бланки товарно-транспортной накладной. Отправляющий грузы скрепляет документ печатью. Расписываются также водитель или экспедитор, принявшие приобретение. Они, разумеется, сначала сверяют, что написано и что есть в реальности. Потому что им теперь нести ответственность за вверенные им ценности.

Когда бумага не нужна?

Образцом заполнения ТТН служит форма документа № 1-Т. Но иногда эта накладная не нужна, потому что продавец не обсуждал с покупателем нюансы доставки. С одной стороны, меньше хлопот. А с другой – у фискальных органов могут возникнуть вопросы. Очередная проверка может ничем не подтвердить факт того, как ценности были доставлены, в каком объеме, кем были привезены, в том ли количестве, как сказано на словах, и многое другое, что небезынтересно налоговой службе. И как потом получить налоговый вычет, если ничем официальным не подтверждается факт приобретения и доставки?

Словом, могут возникнуть нюансы. И чтобы решить проблему без претензий друг к другу потом, можно заранее письменно договориться, необходимо ли оформление товарно-транспортной накладной или нет, так как закон в некоторых случаях не предусматривает обязательного применения рассматриваемого документа. Но все-таки есть вещи, которые нас защищают, – документы, на которые мы имеем право ссылаться, если спор возник.

Можно обойтись без ТТН и другим способом

Тот, кто груз отправляет, может внести в форму официальной бумаги № 1-Т добавочные сведения. Причем отдельной графой – для учета со стороны налоговой. Вот тогда у этих проверяющих и вопросов не возникнет. В таком варианте можно избежать создания еще одного документа на груз - формы ТОРГ-12. Но все-таки и в этом случае стоит оговорить заранее, нужны ли товарно-транспортные накладные, или обойтись доработкой формы 1-Т.

Правда, в некоторых случаях фискальный орган требует сразу два документа – 1-Т и ТОРГ-12. Обоснуют это тем, что приобретатель сам выступает как перевальщик груза. Или тем, что он привлек стороннюю организацию по перевалке багажа. Есть моменты, с которыми участники сделки не могут согласиться и мечтают о появлении какого-то единого документа, общего для всех ситуаций. Однако приходится следовать той букве закона, что есть на сегодняшний день.

А это что-то новенькое!

Некоторые задаются вопросом: может, что-то изменилось в 2017 году? Может, образец важного документа по учету перевозки ценностей теперь другой? ТТН нового образца на самом деле принят уже давно и не менялся с 2011 года. В нем указывают:

• Кто отправил груз, и кто его собирается принять.
• Что именно за багаж, описание товара.
• Какие именно официальные бумаги следуют за грузом.
• День и час, когда отгрузили приобретаемое, когда приняли его.
• Каковы особенности и условия перевозки (особенно касается сроков и температурного режима во время перевалки для некоторой группы товаров).
• Какой машиной перебрасывается и как она оборудована.

Это далеко не полный перечень всего, о чем надо сообщить в ТТН, что важно при появлении каких бы то ни было вероятных разногласий и споров между участниками сделки, а также требований со стороны налоговиков.

Один покупает, другой продает

Учет товарно-транспортных накладных также немыслим и в случаях с транзитом грузоперевозок. То есть сначала торговая компания что-то приобретает у тех, кто продает. Перебрасывает товар на свой склад. А потом уже выступает как продавец и совершает сделки с конечным покупателем. Такого рода посреднические схемы между изготовителем-продавцом и конечным потребителем тоже находятся под контролирующим оком фискального органа.

При транзите грузоперевозок торговая компания сначала обозначается в ТТН как «плательщик». А кого назначить «грузоотправителем», зависит от того, кому передали права на владение товарными ценностями. Кто непосредственно получает багаж со складов, теперь уже для окончательной передачи приобретателю, тот и есть грузополучатель. Если сам покупатель свой товар принимает, его и вписывают как грузополучателя.

Автоматизация в помощь

Разумеется, товарно-транспортная накладная (ТТН) должна быть грамотно составлена. И в помощь есть программа, известная как 1 С. Половину работы за человека делает автоматическая система. А если нет такой программы? Тогда подойдут и офисные. Системный администратор на предприятии может в этом помочь, хотя и самим не трудно сделать это.

Достаточно на ПК сохранить заготовку в виде электронного формата - бланк товарно-транспортной накладной. Самим делать ничего не надо. Есть множество ресурсов, с которых легко скачать готовый бланк. Однако не каждый файл подходит. Если он с расширением pdf, то не получится его заполнить в электронном виде. Но если у вас есть редактор для файлов такого типа – нет проблем. Стоит отметить, что не у всех такой редактор имеется. Форматы doc, docx, odt принесут вам также много хлопот. В них есть существенный недостаток - они ограничены в возможностях автоподсчета.

Самый лояльный во всех отношениях для работы - тип excl и его вариации. Их специально создавали для табличных вариантов, все в них работает четко и все предусмотрено. Только не надо ошибаться в правильности скачиваемого бланка накладной. Смотрите, чтобы он не был старого образца и соответствовал постановлению Госкомстата РФ.

Разница есть

Некоторым интересно знать: а чем отличается транспортная накладная на товар и просто накладная на товар? Нужны ли два документа сразу или хватит какого-то одного?

Тут важно понять, что представляют собой эти официальные бумаги. К примеру, ТН учитывает бухгалтерию, финансовый вопрос купли-продажи. И участники контракта, и налоговая при этом остаются довольны, все под контролем и с гарантией.

А если вклинивается еще и третья сторона – по перевозке грузопотоков, тогда не обойтись без ТТН. Это уже с учетом перевозки, а не просто покупки и реализации. Тройственные отношения – вот что фиксирует ТТН.

Подводя итог

Таким образом, ТН и ТТН – разные официальные бумаги. ТН оформляют в любом случае, когда совершается сделка купли-продажи. А ТТН возникает тогда, когда этот багаж надо куда-то перевезти. Но в такой накладной не отражен факт передачи материальных ценностей от одного владельца другому. Вот и получается, что при переброске купленного товара с одного места в другое надо заполнять оба документа. Не всех это устраивает, но иначе пока нельзя. До тех пор, пока не создадут единых документов для особых случаев.