Microsoft Access - реляционная система управления базами данных: состав, совместимость

Понятие баз данных (DB – database) используется везде. Компании, фирмы и организации разного уровня используют БД в своей работе, доверяя им показатели бизнеса по операциям, финансам и документообороту. Понимание работы баз и администрирование становится необходимым знанием. В статье мы обзорно рассмотрим БД Microsoft Access.

Базы данных

Это множество таблиц, в которых содержится информация. Множество подчиняется предопределенной структуре, таблицы соединены между собой, значения в них рассчитываются и редактируются, взаимодействуя с внешними объектами.

Извне с БД может взаимодействовать оператор через специальный интерфейс, устройства ввода-вывода информации, например принтеры и факсы, внешние файлы, другие БД.

Для доступа к БД используются специальные системы, которые носят название систем управления DB (СУБД или DBMS – database management system). СУБД добавляют новые объекты БД, изменяют существующие, определяют отношения между ними. В рамках объектов происходят действия над их элементами: строками, столбцами и отдельными значениями в таблицах, выполнение программных единиц, отображение хранимых в БД значений.

СУБД MS Access

Одна из современных DBMS - Microsoft Office Access из офисного пакета Microsoft. Система работает с объектами: таблицами, формами, запросами, программными единицами – макросами и модулями, отчетами.

Она позволяет создавать таблицы, назначать в них ключи – поля или группу полей для идентификации записей. В уже имеющихся таблицах с помощью элементов управления СУБД пользователь добавляет, изменяет и удаляет значения. Для эффективного и удобного проведения операций создаются формы – специальные окна, в которых работает пользователь базы.

После ввода и редактирования нужной информации DBMS Microsoft Access позволяет производить со значениями различные вычисления с использованием макросов и модулей – программных объектов DB. Они представляют значения в нужном виде, выполняют заранее определенные разработчиком действия в ответ на события в базе.

Для доступа к значениям таблиц используются запросы, а готовую информацию можно вывести в нужном виде на экран и печатающее устройство в виде отчета.

Состав

Зная, какие элементы DB являются основными ее объектами, можно легко понять состав СУБД. В систему входят:

• Конструктор таблиц как базового элемента базы данных Microsoft Access. В одном из двух режимов – таблицы или конструктора – можно легко создать таблицу необходимого размера со значениями различных типов: числовыми и текстовыми, датами и временем, логическими значениями. В DB добавляются рисунки и файлы любого формата, ссылки на внешние объекты, финансовые показатели.
• Конструктор пользовательских форм, с помощью которых пользователь работает со значениями в таблицах. Можно воспользоваться режимом макета или Конструктором для придания желаемого вида форме, задать нужные свойства, отобразить необходимые поля. Для простого создания формы предусмотрен Мастер форм, которым может воспользоваться начинающий разработчик БД. На форму добавляются элементы управления: кнопки, флажки, текстовые поля и надписи и т. д.
• Построитель запросов, доступный в виде Конструктора и режиме SQL для более опытных разработчиков. Результаты выполнения запроса отображаются в виде таблицы. Режим SQL представляет собой простой редактор программного кода.
• Конструктор отчетов нужного вида для вывода информации на печать. Пользователь сам может создать нужную печатную форму, добавить в нее поля из таблиц и получить отчет с итогами либо по шаблону документа.
• Блок создания программных элементов – макросов и модулей. В макросах используются макрокоманды, позволяющие производить нужные действия над объектами БД и ее элементами. Для создания модулей существует встроенный язык программирования VBA, возможности которого достаточно широки и позволяют делать различные операции как с объектами базы, так и с элементами объектов.

Совместимость с другими DBMS

СУБД использует взаимодействие с внешними источниками, получая и отправляя информацию. Для этого здесь доступен специальный механизм связанных таблиц. Создается связь с файлами Excel, текстовыми, XML и HTML файлами, другими БД для импорта значений и объектов из этих источников, добавлений копий записей в таблицы DB и создания связанных отношений.

Для выведения значений из базы они экспортируются в файлы Excel, Word, сохраняются в PDF и XPS, выводятся в текстовый или XML файл, отправляются по электронной почте.

Интерфейс ODBC создает связь с другими DBMS:

• SQLLite.
• PostgreSQL.
• Firebird.
• Paradox.
• Oracle.

До версии Microsoft Access 2010 СУБД взаимодействовала и с другими системами управления DB:

• MySQL – в версиях 2000-2003 с использованием драйвера MyODBC.
• 1С – в версии 2003 с драйвером Visual FoxPro ODBC driver.

Сохранение

Стоит упомянуть особенности сохранения в Microsoft Office Access. Мы привыкли к сохранению на диск инструментом «Сохранить» или же с помощью настроенного механизма автосохранения через определенные промежутки времени.

Здесь же, как только вы переместили фокус с редактируемого поля на другое поле, окно или элемент управления формы, данные сразу записываются на диск. Это удобное свойство, благодаря которому в случае сбоя питания или выключения компьютера по другим причинам вы избежите потерь информации. Не сохранятся только значения в том поле, которое редактировалось в момент выключения.

Однако пользоваться инструментом сохранения все-таки надо, так как именно с его помощью записываются те изменения, что производятся в структуре объектов БД: изменение наименования и порядка расположения полей, добавление новых столбцов в таблицы и формы, сортировка, установка фильтров.

Версии

Первая версия программы была выпущена в 1992-м году - реализация для Windows – Microsoft Access 1. Далее в 1993, 1995 и 1997 годах вышли версии 2.0, 7 и 97 соответственно. Впоследствии программу стали включать в пакет Microsoft Office.

Еще в недавнем прошлом были популярны пакет MS Office 2000, выпущенный в 1999-м году, и MS Office 2003. В 2001-м году вышла версия 2002, включенная в MS Office XP. Сейчас наиболее распространены версии 2007, Microsoft Access 2010 и 2013, а в 2015-м году вышел в свет новый пакет MS Office 2016.

Работа в MS Access

При запуске приложения система предлагает открыть существующую DB или создать новую из предлагаемых шаблонов: пустую БД, пользовательское веб-приложение или базы для специальных целей – управление проектами, работа с сотрудниками факультета, каналами продаж и т. п.

Все пакеты Office позволяют настраивать интерфейс и язык интерфейса. Для русскоязычных пользователей предусмотрена русская версия Microsoft Access.

Далее, открыв или создав проект, разработчик с помощью инструментов панели «Создание» добавляет в нее новые объекты. Вкладка «Внешние данные» нужна для создания связей с другими DB или файлами, импорта-экспорта информации.

Для администрирования БД предусмотрены функции панели «Работа с базами данных». Ее инструменты необходимы для анализа DB, построения отношений в среде ее объектов и сторонних источников, создания архивной копии либо восстановления из такой копии.

DBMS Microsoft Access управляет реляционными DB с помощью интуитивно понятного пользовательского интерфейса. Она подходит для разработки приложений для работы небольшого количества пользователей и может быть использована начинающими разработчиками.