Дебиторская задолженность - это... Определение, функции, особенности и требования

Сегодня следует уметь различать понятия дебиторской и кредиторской задолженности. Первый термин необходимо рассматривать как долги контрагентов – денежные средства, которые еще не возвращены – перед организацией. Целесообразно разобрать все аспекты данной темы в деталях.

Понятие

Дебиторская задолженность – это долги контрагентов перед той или иной структурой. Иными словами, это те денежные средства, которые должны вашей компании. Следует отметить, что дебиторка является активом, так как после погашения задолженности контрагентом структура может распоряжаться денежными средствами по своему усмотрению. Дебиторская задолженность – это актив, в состав которого входят не только деньги, но и иные обязательства. К примеру, поставщик обязуется передать компании товарную продукцию или осуществить определенную услугу в ее пользу. Дебиторка является элементом используемого капитала структуры, который заключается в:

• Валютных денежных средствах.
• Запасах вещественно-производственного характера.
• Неполном изготовлении.
• Затратах предстоящих периодов.

Образование дебиторской задолженности

Дебиторская задолженность – это актив, основной причиной возникновения которого выступают разные даты исполнения своих обязательств организациями, указанными в договоре. К примеру, поставщику уже отгрузили товарный продукт, однако покупатель к тому времени не успел перечислить денежные средства. Наличие долга является неотъемлемым моментом бизнеса. Именно поэтому в любой компании целесообразно наладить систему управления дебиторской задолженностью. Естественно, все желают работать на условиях предоплаты или получать денежные средства при отгрузке, однако в практической деятельности это случается предельно редко. Так, поставщики предоставляют коммерческий кредит, иными словами, отсрочку платежа. Этому есть свои объяснения.

Во-первых, далеко не все клиенты согласны сотрудничать по предоплате. Чтобы не упустить часть рынка сбыта, поставщики готовы предоставлять отсрочку в соответствии с оговоренными условиями. Анализ дебиторской задолженности в общем плане предполагает то, что отсрочка платежа является выгодным для обеих сторон инструментом. Покупатель получает возможность использования чужого оборотного капитала, а поставщик может увеличить число потребителей своей продукции, расширить рынок сбыта.

Стоит отметить, что рост объема продаж так или иначе неразрывно связан с ростом дебиторки. Именно поэтому при проведении любой компанией анализа дебиторской задолженности целесообразно выявление причин роста числа долгов. Важно знать, что существенная доля данного показателя в активах организации является неудовлетворительным знаком. Чем больше значение дебиторки, тем о более рискованной сумме невозврата денежных средств и финансовых потерь идет речь. К сожалению, сегодня многие компании сталкиваются с ситуациями, связанными с просроченной дебиторской задолженностью.

Необходимо учитывать, что дебиторами структуры могут выступать как физические лица, так и контрагенты других уровней. Среди них покупатели, поставщики, налоговые службы сотрудники и так далее. Целесообразно привести несколько показательных примеров возникновения просроченной дебиторской задолженности. Компания отгрузила аванс покупателю, однако последний не перечислил оплату в установленные сроки. Организация перевела предоплату продавцу, который не поставил продукт вовремя. Таких примеров может быть очень много, однако перейдем к характерным особенностям касательно списания дебиторской задолженности.

Отличительные черты дебиторки

Дебиторскую задолженность можно охарактеризовать следующими пунктами:

• Появляется по причине чрезмерно уплаченных налогов, неисполнения условных обещаний, выданных различных валютных сумм, пеней, взысканных сборов.
• Возникает, если неплательщик структуры ни при каких обстоятельствах не желает или не имеет возможности выплачивать долг. В таком случае срок давности дебиторской задолженности зачастую превышен, поэтому нередко решающую роль играет обращение к адвокату или другому профессионалу данной сферы.
• Характеризует абстрагирование денежных средств.
• Имеет отношение к обратным активам компании за границами подчиненности с времени ее закрытия.

Что же еще нужно знать о дебиторке?

Дебиторская задолженность – это актив, который внешне определяет:

• Совокупность обязательств, возникающих как результат экономических (хозяйственных) отношений.
• Счета, которые годны к получению во взаимосвязи с поставками в кредит или оплатой на условиях рассрочки.

Необходимо отметить, что важнейшими критериями обеспечения устойчивого и достоверного экономического состояния структуры являются следующие составляющие:

• Грамотное управление дебиторской задолженностью. Иными словами, речь идет об уместном ее взимании в том числе. Если долг не погашен за определенный отрезок времени, целесообразен его перевод в ранг обязательств подозрительного характера, в соответствии с которыми осуществляется формирование запасов в целях получения удовлетворительного результата после инвентаризации. В соответствии с данным положением выделяется проводка дебиторской задолженности 82 «Резервы согласно маловероятным долгам».
• Обособленный вес дебиторки просроченного характера. Так, если совокупная сумма денежных средств, относящихся к простроченному долгу, увеличивается, то ее обособленный вес уменьшается.

Функционал

В настоящее время принято выделять следующие функции дебиторской задолженности:

• Определение и дальнейшее достижение административных и экономических целей, в том числе стратегического значения.
• Мотивация сотрудников, которые принимают участие в процессе управления задолженностью.
• Контрольная функция.
• Анализ результатов.

Участники дебиторки

Стоит отметить, что дебиторской задолженностью управляют разные структурные подразделения и должностные лица. Среди них:

• Исполнительный аппарат (основное руководство и директора нижестоящего звена).
• Отдел продаж и коммерческий филиал (руководитель отдела продаж, клерки).
• Финансовый отдел, осуществляющий учет дебиторской задолженности (финансовый директор, менеджер).
• Юридическая служба.
• Отдел безопасности.

Взыскание дебиторской задолженности

Зачастую срок дебиторской задолженности превышается. Тогда целесообразно принимать определенные меры. Важно отметить, что разрешение споров, связанных с погашением (взысканием) задолженности, можно классифицировать на претензионное (досудебное) и судебное. При списании дебиторской задолженности с истекшим сроком компания должна документальным образом доказать безнадежность относительно решения данного вопроса. Среди подтверждающих бумаг эффективными могут быть следующие:

• Определение судебных органов касательно завершения конкурсного производства и ликвидации структуры-должника.
• Решение судебных органов или уведомление комиссии по ликвидации о том, что требования дебитора не будут удовлетворены по причине имущественной недостаточности ликвидируемой компании.
• Акс исполнителя судебных органов власти о невозможности взыскать долг с компании-должника.
• Выписка из ЕГР, которая подтверждает ликвидацию фирмы-должника.
• Другие документы, которые могут применяться в случае истекшего срока давности дебиторской задолженности.

Важно дополнить, что после списания долга дебитор должен хранить подтверждающую документацию.

Виды дебиторки

Далее целесообразно рассмотреть существующие на сегодняшний день разновидности дебиторской задолженности. Долги структуры можно классифицировать в соответствии с разными основаниями. К примеру, для бухгалтерского учета особую важность играют сроки погашения задолженности. Именно поэтому дебиторка делится на две разновидности в зависимости от периода погашения:

• Долгосрочная задолженность. Важно отметить, что погашение таких долгов ожидается, как правило, более чем через год после того, как стороны заключили соответствующий договор.
• Краткосрочная задолженность. Поступления денежных средств по этим долгам структура ожидает менее чем через год после оформления договора. Необходимо дополнить, что второе название такой дебиторки – текущая.

Когда период погашения долга, который изначально был долгосрочным, становится меньше двенадцати месяцев, задолженность переходит во вторую категорию. Помимо этого, принято выделять две разновидности дебиторской задолженности в зависимости от поступления выплат:

• Срочная задолженность. В данном случае период погашения в соответствии с договорными обязательствами еще не наступил. Второе название такого долга – нормальный.
• Просроченная задолженность. Здесь речь идет об обязательствах, которые контрагентами не выполнены в установленный срок. Стоит дополнить, что дата платежа в любом случае устанавливается в договоре. Просроченная задолженность классифицируется на безнадежную и сомнительную. Последняя предполагает наличие долга, который с высоким уровнем вероятности не будет погашен контрагентом частично или полностью. Необходимо дополнить, что долг превращается в сомнительный не только при просрочке платежа со стороны контрагента. Еще одной достаточно распространенной на сегодняшний день причиной является информация, поступившая из СМИ или иных источников, касательно финансовых трудностей соответствующей структуры. Именно поэтому по долгам сомнительного типа в налоговом и бухгалтерском учете, как правило, формируются резервы. Безнадежной задолженность становится тогда, когда взыскание денежных средств оказывается нереальным. Здесь может играть определяющую роль одна из двух причин. Во-первых, истечение срока исковой давности. Важно заметить, что исчислять данный период целесообразно с даты, когда компания узнала о нарушении собственных прав. К примеру, если в соответствии с договором покупатель должен оплатить товарную продукцию не позже 1 ноября, то просрочка начинается со следующего дня. Второй пример предполагает, что в договоре займа не выявлены сроки возврата денежных средств. Тогда кредитор имеет полное право потребовать возврат, а покупатель обязуется вернуть денежные средства в течение тридцати календарных дней. Во-вторых, обязательство в данном случае считается прекращенным по причине невозможности его воплощения. К примеру, контрагент исключен из ЕГРЮЛ, а приставы оформили постановление касательно невозможности взыскания задолженности.

Необходимо дополнить, что правило, связанное с исключением из государственного реестра, распространяется исключительно на юридических лиц. Таким образом, ИП даже после снятия с учета не прекращает нести ответственность по собственным долгам всем имуществом, которое ему принадлежит, в соответствии со статьей 24 ГК РФ.

Контроль дебиторской задолженности

Важно отметить, что к управлению задолженностью необходим предельно грамотный подход. Некоторые руководители четким образом формируют бизнес-процессы, относящиеся к предоставлению отсрочки платежа контрагентам, другие – пускают вопрос на самотек. Однако если компания не уделяет должного внимания деятельности, связанной с дебиторской задолженностью, зачастую ее ждет неприятный итог.

Дебиторка является составляющей оборотного капитала. Она характеризует отвлечение денежных средств из оборота компании и применение их дебиторами. Если рассмотреть вопрос с юридической точки зрения, под задолженностью следует понимать права имущественной природы, которые представляют собой объект гражданских прав в соответствии со статьей 128 действующего на территории РФ гражданского законодательства. Так, требования фирмы к контрагентам, которые своевременным образом не оплатили товарную продукцию, оказанные услуги или реализованные работы, являются стандартными и наиболее распространенными примерами дебиторки.

Что будет, если не управлять дебиторской задолженностью?

В настоящее время на территории Российской Федерации множество компаний пренебрегает контролем дебиторской задолженности. Как правило, это приводит к следующим последствиям:

• Потеря денег. Данная проблема обусловлена наличием фирм-одиночек, которые получили отсрочку платежа без каких-либо логических обоснований, однако не вернули долг.
• Потеря устойчивости в финансовом плане. В случае непогашения дебиторской задолженности компании нечем оплачивать свои расходы обязательного характера, куда входят налоги, зарплата персонала и так далее.
• Низкая эффективность применения ресурсов организации. Возвращают долги в компании обычно многие работники: директор, менеджеры, юристы. Так или иначе на это уходит время, которое можно применить более эффективно, к примеру, на развитие новых проектов. Помимо этого, не стоит забывать о судебных издержках в случае взыскания долгов, которые могут составлять достаточно внушительные суммы денежных средств.
• Ухудшение или потеря деловой репутации. В бизнесе важную роль играют практически все аспекты, однако отношениям с клиентами и репутации целесообразно уделить пристальное внимание. Если фирма отгрузила товарный продукт одному клиенту, значит, он не достался другому (или достался, однако гораздо позднее). Результатом в данном случае является ухудшение отношений с покупателями.
• Потеря преимуществ конкурентного плана. Дебиторская задолженность так или иначе считается замороженными денежными средствами. Причем они могут быть как собственными, так и заемными. Однако в любом случае появляются расходы дополнительного характера, что не есть «хорошо» для компании.

Посредством тщательного анализа можно выявить и наличие иных проблем. Чтобы их избежать, достаточно грамотно выстроить процесс управления дебиторской задолженностью в компании. Только так получится исключить дополнительную нагрузку на бизнес и обеспечить его процветание в некотором плане.