Образец письма об уточнении назначения платежа: особенности, требования и рекомендации

Платежные поручения с ошибками в назначении платежа - распространенная проблема в расчетах между контрагентами. Как исправить ошибку, не нарушив закон и не создавая рисков для бизнеса? В этой статье мы рассмотрим подробные рекомендации по составлению письма об уточнении назначения платежа.

Причины ошибок в назначении платежа

Ошибки при заполнении платежных поручений случаются довольно часто. К основным причинам можно отнести:

• Распространенные опечатки при заполнении платежек. Например, ошибка в одной цифре номера договора.
• Неверное указание реквизитов договоров и счетов на оплату. Вместо актуального договора указывают предыдущий.
• Ошибки в отражении НДС. Не выделяют сумму налога в платежах по договорам, где это необходимо.

Подобные ошибки часто возникают из-за человеческого фактора: спешки, невнимательности, плохой координации между подразделениями компании.

Последствия ошибок в назначении платежа могут быть серьезными как для плательщика, так и для получателя средств. Например, для плательщика это риск доначисления пеней и штрафов, претензии налоговой инспекции. А для поставщика - убытки из-за неправильного отражения расчетов.

Кто может исправить ошибку в назначении платежа

Согласно законодательству, исправить ошибку в назначении платежа может только компания-плательщик, перечислившая денежные средства (п. 1 ст. 319.1 ГК РФ):

• Плательщик вправе в одностороннем порядке уточнить назначение перевода денег.
• Получатель платежа не имеет права изменять назначение в платежном поручении.
• Банки могут только запросить у плательщика уточнение назначения платежа.

Этот подход закреплен и в судебной практике. Например, в Постановлении Арбитражного суда Московского округа от 02.08.2018 No Ф05-4511/2017 указано, что новую формулировку назначения платежа надо согласовать только с получателем платежа, а не с банком.

Банк не может менять назначение платежа по собственной инициативе.

Как правило, уведомлять банк об уточнении назначения платежа не требуется, однако иногда компании для безопасности все же отправляют уточняющее письмо и в банк.

Сроки для уточнения назначения платежа

В законодательстве не установлены какие-либо сроки, в течение которых назначение платежа можно уточнять. Однако анализ судебной практики позволяет сделать следующие выводы:

1. Разумный срок для уточнения по мнению судов - 1-2 месяца после ошибочного платежа.
2. Если уточнение делается спустя год и более, существует риск, что суд не примет такое уточнение.

Так, в Постановлении Арбитражного суда Дальневосточного округа от 08.08.2017 No Ф03-2325/2017 указано, что уточнение назначения платежа через год после перечисления средств является неразумным.

Поэтому рекомендуется уточнять назначение платежа как можно быстрее, чтобы избежать возможных споров по этому вопросу.

Образец письма об уточнении назначения платежа контрагенту

Письмо об уточнении назначения платежа контрагенту составляется в произвольной форме, однако рекомендуется придерживаться следующей структуры:

1. Указать реквизиты ошибочного платежного поручения.
2. Перечислить неверные данные в назначении платежа.
3. Сформулировать правильное назначение платежа.
4. Попросить контрагента подтвердить согласие на уточнение.

Письмо должно быть оформлено на официальном бланке компании, в деловом стиле и подписано руководителем.

Рассмотрим пример такого письма об уточнении назначения платежа.

Пример письма об уточнении назначения платежа

ООО "Ромашка"
ООО "Незабудка" Иванову П.С.

Наша организация 05.05.2023 перечислила в адрес ООО "Незабудка" денежные средства в размере 150 000 руб. 00 коп. по платежному поручению No 125.

В платежном поручении No 125 от 05.05.2023 в поле "Назначение платежа" было указано: "Оплата по договору No 123 от 01.03.2023".

Просим считать верным следующее назначение платежа: "Оплата по договору No 456 от 15.04.2023".

Просим Вас подтвердить согласие с уточненным назначением платежа.

С уважением, Генеральный директор ООО "Ромашка" Сидоров С.П.

Отправка письма об уточнении назначения платежа

Письмо об уточнении назначения платежа можно отправить несколькими способами:

• Курьером
• Почтой в бумажном виде
• По электронной почте
• Через систему электронного документооборота

При отправке важно получить подтверждение доставки письма адресату.

Регистрация письма об уточнении назначения платежа

После отправки письма его необходимо зарегистрировать в журнале исходящей документации.

Одну копию письма нужно поместить в папку с первичными документами компании на срок хранения от 3 лет.

Образец письма об уточнении назначения платежа в банк

Некоторые компании для безопасности также направляют письмо об уточнении назначения платежа в банк.

К письму прикладывают:

• Копию ошибочного платежного поручения
• Копию письма контрагенту
• Ответное письмо от контрагента о согласии

Письмо должны подписать те же лица, что подписывали платежное поручение.

Уточнение назначения платежа в бухгалтерском учете

В бухгалтерском учете уточнение назначения платежа отражается как исправление ошибки прошлых периодов.

Делается запись, отменяющая неправильное отражение операции, и новая запись с верным назначением платежа.

Основанием для внесения исправлений служат:

• Письмо об уточнении назначения платежа
• Ответ контрагента о согласии с уточнением
• Уточненная выписка банка о поступлении денег (если банк внес изменения)

Уточнение назначения платежа в налоговом учете

В налоговом учете при уточнении назначения платежа вносятся изменения в записи по НДС.

Например, если изначально НДС не был выделен, а по уточнению выяснилось, что налог все же есть, делается дополнительная запись по НДС.

Риски при уточнении назначения платежа

Несмотря на законность, уточнение назначения платежа несет определенные риски:

• Подозрение банка в сомнительных операциях
• Вопросы налоговой инспекции
• Споры с контрагентом о правомерности уточнения
• Возможность оспаривания уточнения в суде

Поэтому важно грамотно оформлять уточнение, соблюдая рекомендации и сроки.

Профилактика ошибок в платежках

Чтобы избежать ошибок в назначении платежа, рекомендуется:

• Внимательно заполнять платежные поручения
• Проверять реквизиты по договорам и счетам
• Контролировать отражение НДС в платежках
• Автоматизировать составление платежных поручений

Профилактика ошибок позволит избежать многих проблем в расчетах.