Деловое совещание: основные аспекты

Что оно дает

Деловое совещание - это эффективный способ выработки решений, основанный на коллективном обсуждении каких-либо вопросов. Оно дает массу положительного для организации. Деловое совещание обеспечивает причастность работников компании к решению ее проблем, повышает ее открытость для них. Его можно рассматривать в качестве инструмента управления мотивацией персонала. Кроме того, деловое совещание представляет собой совместную деятельность, позволяющую достигать синергии от интеллектуальных способностей участников обсуждения и их усилий по достижению поставленной цели. 

Успех любого мероприятия определяется правильностью постановки его цели. В зависимости от этого, деловое совещание может быть: информативным (инструктивным), оперативным, проблемным. Первое проводится для доведения до сведения присутствующих на нем определенной информации и уточнения всех моментов, связанных с ней. Второе необходимо для выяснения текущей ситуации в компании, краткого обмена мнениями по существу бизнес-процессов, выработки тактических действий. Если виды деловых совещаний рассматривать по критерию сложности, то проблемное можно назвать самым непростым. Оно проводится для поиска оптимальных решений, обсуждения перспектив развития, инновационных проектов. В ходе него на обсуждение выносятся проблемы, стоящие перед организацией, рассматривается комплекс вопросов, затрагивающих большую часть функционала и бизнес-процессов компании. Независимо от цели, необходимо грамотное проведение и подготовка делового совещания - от этого зачастую зависит достижение оптимального результата. 

Подготовка

Общий алгоритм этой стадии включает в себя следующие процессы: принятие решение об организации этого мероприятия, определение темы, составление повестки, постановку задач, выбор времени, места, даты, участников, продолжительности. Кроме того, председательствующий и все остальные, присутствующие на совещании, до начала его проведения должны иметь необходимую информацию по его предмету. Если мероприятие будет выездным, то должны быть решены вопросы проезда, размещения, питания приглашенных на него людей. Когда совещание требует большой аудитории и серьезного технического обеспечения, все это также должно быть обеспечено организатором. Важным моментом является учет возможности присутствия на мероприятии его ключевых участников. 

Проведение

Началом любого совещания должно быть согласование правил совместной работы и того, в каком виде оно будет протекать. Кроме этого, нужно сразу определить ответственного за ведение протокола. Как правило, все это происходит в процессе вступительного слова ведущего совещания. Помимо организационных вопросов, необходимо обозначить цель, повестку, предыдущие решения. Если среди присутствующих есть незнакомые друг другу люди, то желательно уделить время на представление участников (или ключевых персон, для больших мероприятий). Решение каждого вопроса в повестке должно состоять из нескольких частей: основной доклад, прения, выработка совместного решения, его принятие путем голосования или председателем. По итогам мероприятия должен быть составлен протокол.