Должностная инструкция секретаря: обязанности, функции и права

Должность секретаря считается одной из самых универсальных. Хороший специалист на этой должности выполняет различные функции. В его обязанности может входить организация деловых встреч, а также задачи, которые обычно возлагают на личных ассистентов. Фактически, должность предполагает совмещение нескольких вакансий. Потенциальным соискателям, просматривающим предложения о работе, стоит быть готовыми к тому, что должностная инструкция секретаря окажется довольно объемной.

Какие функции выполняет секретарь?

Обычно эта должность встречается в небольших компаниях. Секретарь выполняет административные функции. Обрабатывает входящую почту, совершает телефонные звонки от имени компании, общается с посетителями, контролирует выполнение задач руководителя, отвечает на типичные вопросы.

Учитывая, что должность популярна в разных организациях, среди прочих вакансий вам может встретиться секретарь на ресепшн. В чем особенности этого предложения? Среди обязанностей такого специалиста значится прием телефонных звонков, а также общение с посетителями и выполнение мелких поручений начальства.

Нужно сказать, что постоянное общение с клиентами – довольно стрессовая задача. Вот почему соискатели предпочитают работу в офисе. Зарплата отличается несильно, при этом работа не столь нервная. Должностная инструкция секретаря офиса не включает пункт о встрече гостей. Обычно все общение ограничивается телефонными переговорами.

Образование

Работа секретаря не требует специфических знаний, поэтому для получения вакансии достаточно закончить курсы. Однако приветствуется наличие высшего образования. Ведь в этом случае можно претендовать на вакансию офис-менеджера. Помимо вышеназванных административных задач этот специалист организует работу персонала, а также выполняет функции делопроизводителя.

Чтобы получить должность секретаря, необязательно заканчивать вуз. Во многих компаниях достаточно будет средне-специального образования. Также стоит рассмотреть вариант краткосрочного обучения в специальной школе для секретарей или на курсах. Сертификат, выданный по результатам, вполне может устроить потенциального работодателя.

Другие требования

Если наличие высшего образования не принципиально, что же действительно важно для этой должности? Должностная инструкция секретаря закрепляет права и обязанности. Что же понадобится работнику для выполнения последних?

Во-первых, базовые навыки работы с документами. Ведь это основная обязанность, которую придется выполнять секретарю.

Во-вторых, знать офисные программы, уметь работать с ПК. Для этого достаточно освоить курс по работе с Microsoft Office.

Личные качества, которые пригодятся секретарю;

• коммуникабельность;
• ответственное отношение к работе;
• организованность;
• терпение.

Последнее особенно важно, ведь нередко приходится мириться с ненормированным рабочим днем. Секретарю часто приходится подстраиваться под режим своего начальника. Став идеальным ассистентом, вчерашний новичок может рассчитывать на более выгодные условия или повышение дохода.

Должностная инструкция секретаря

Каждая должность предполагает определенные обязанности и ответственность.

Должностная инструкция секретаря руководителя включает немало пунктов, среди которых:

• обеспечение делопроизводства;
• работа с корреспонденцией;
• передача документов от сотрудников к начальству;
• подготовка совещаний;
• своевременная покупка канцелярских товаров;
• подготовка планов и текстов для публичных выступлений начальника;
• редактирование и другая работа с документами;
• контроль за другими сотрудниками, а также оценка результата.

Невозможно качественно выполнять работу, если не ознакомиться с внутренним регламентом. Чем детальнее сотрудник знаком с правилами своего предприятия, тем лучше он сможет исполнять свои обязанности. Вот почему после получения вакансии нужно изучить распорядок деятельности и нормативные документы. В частности, должностную инструкцию секретаря-машинистки. На основе полученной информации специалист сможет качественно выполнять свои функции.

Секретари в сфере образования

Если раньше вы считали эту работу едва ли не самой простой, достаточно ознакомиться с должностной инструкцией секретаря учебной части, чтобы в этом разубедиться. Эта должность имеет некоторые специфические обязанности.

Выше были названы общие для всех секретарей функции, независимо от места их работы. Однако помимо этого специфика конкретной должности накладывает дополнительные обязательства. Например, секретарь учебной части должен знать:

• законы, касающиеся образовательной деятельности;
• структуру учреждения и кадровый состав;
• правила делового общения и т. д.

Должностная инструкция секретаря школы включает немало обязанностей, для исполнения которых нужно разбираться в образовательной сфере. Потенциальный соискатель имеет больше шансов, если он ранее работал в учебном заведении. Однако выпускники колледжей, получившие специальность «Делопроизводство» тоже имеют высокие шансы на трудоустройство.

Какими правами обладает секретарь?

Нужно помнить, что у сотрудника есть не только обязанности. Любая должностная инструкция предполагает наличие некоторых полномочий, то есть прав. Например, секретарь имеет право на ознакомление с рабочими проектами. Также никто не запрещает вносить собственные предложения.

Плюсы и минусы работы секретарем

Среди плюсов сотрудники отмечают постоянное общение с людьми. Также можно отметить комфортные условия и отсутствие физических нагрузок.

К минусам работы секретаря можно отнести низкую зарплату. Так как должность не требует специфического образования, ожидать серьезных доходов не стоит.

Также некоторые секретари жалуются на отсутствие карьерного роста. Эта вакансия практически не имеет перспектив. В лучшем случае, если вас заметит начальство, можно стать личным ассистентом. Будет ли в этом случае отличаться зарплата, зависит от руководства.

Сколько зарабатывает секретарь?

Финансовый вопрос всегда интересует соискателей и просто любопытных. Должностная инструкция секретаря не дает прямого ответа на этот вопрос. Если изучать статистику, назвать точную цифру все равно не удастся, потому что разброс зарплат на этой должности слишком велик.

К примеру, секретарь в школе или другом госучреждении может зарабатывать всего 300 долларов. В то же время, его коллега в международной компании может получать ежемесячные выплаты в несколько раз выше – до 1000 долларов. Однако в последнем случае секретарских курсов, скорее всего, будет недостаточно. Работодатели обычно требуют знание иностранного языка.

Детально познакомившись с профессией, вы можете решить, стоит ли претендовать на эту вакансию или обратить внимание на другие предложения на рынке труда.