Электронный больничный лист с 1 июля 2017 года - что нужно делать работодателю

Электронные больничные листы - новая реальность для работодателей и работников. Хотя переход уже начался в 2017 году, многие до сих пор не готовы к этим переменам. В статье мы разберем, какие изменения ждут компании с 1 июля 2017 года, расскажем о плюсах и минусах электронных больничных, дадим пошаговую инструкцию для работодателей. Узнаете все, чтобы безболезненно перейти на новую систему учета больничных листов.

Что такое электронный больничный и как он работает

Электронный больничный лист - это документ, который заполняется и хранится в цифровом виде. Врач вводит все данные в специальную государственную информационную систему и подписывает документ электронной подписью.

Внешне электронный больничный ничем не отличается от привычного бумажного бланка. В нем также указываются:

• ФИО пациента.
• Дата рождения.
• Место работы.
• Диагноз.
• Период нетрудоспособности.

Основное отличие в том, что теперь весь документооборот между медучреждением, работодателем и фондом соцстраха происходит в электронном виде. Никаких бумажных бланков больше нет.

При работе с электронным больничным листом задействованы три стороны:

1. Медицинское учреждение, которое выдает больничный в электронном виде.
2. Работодатель, который получает информацию о больничном сотрудника.
3. Фонд социального страхования, который осуществляет выплату пособия.

Все взаимодействие между этими организациями теперь происходит через специальную государственную информационную систему.

Плюсы и минусы электронных больничных для работодателей

Переход на электронные больничные несет для компаний как плюсы, так и минусы.

Плюсы:

• Сокращение времени на обработку информации о больничных.
• Снижение риска подделок бланков.
• Экономия на печати и хранении бумажных бланков.

Минусы:

• Необходимость использования электронной подписи.
• Сложность перехода на новую систему для неподготовленных компаний.

Таким образом, электронные больничные в целом упрощают работу с документами для работодателей, но требуют предварительной подготовки.

Инструкция по переходу компании на электронные больничные

Для перехода на электронные больничные с 1 июля 2017 года компании нужно выполнить несколько шагов.

1. Подготовить техническую базу и программное обеспечение.
2. Получить электронную подпись руководителя.
3. Подписать соглашение с Фондом социального страхования о переходе на электронный документооборот.
4. Обучить ответственных сотрудников работе в новой системе.

Далее приведем пошаговую инструкцию по оформлению электронного больничного.

1. Получить от сотрудника номер электронного листка нетрудоспособности.
2. Авторизоваться в системе ФСС под своей электронной подписью.
3. Найти электронный лист нетрудоспособности сотрудника по номеру.
4. Проверить корректность данных в больничном листе.
5. Подтвердить получение электронного больничного листа в системе ФСС.

Также рекомендуем внести изменения в локальные нормативные акты, добавив положения об электронных больничных листах.

Следуя этим рекомендациям, вы сможете безболезненно перейти на электронные больничные листы и начать пользоваться преимуществами новой системы.

Как изменится процесс оформления больничных в компании

Переход на электронные больничные потребует изменения привычного процесса оформления документов в компании. Рассмотрим, какие этапы нужно будет изменить.

1. Сотрудник больше не будет приносить бумажный бланк больничного листа в отдел кадров.
2. Вместо этого он сообщит ответственному специалисту только номер своего электронного листка нетрудоспособности.
3. Специалист найдет электронный больничный сотрудника в информационной системе ФСС.
4. Проверит правильность данных и подтвердит получение документа с помощью электронной подписи.

Таким образом, процесс станет более автоматизированным, но потребует навыков работы с электронными системами.

Как выбрать программу для работы с электронными больничными

Чтобы упростить работу с электронным больничным, компании имеет смысл выбрать специальную программу. Она позволит автоматизировать процессы учета и взаимодействия с ФСС.

При выборе программы стоит обратить внимание на такие функции:

• Автоматическое получение данных об электронных больничных из ФСС.
• Уведомления об изменениях статуса больничных.
• Интеграция с 1С для расчета пособий.
• Формирование отчетов по больничным.
• Возможность подписывать документы электронной подписью из программы.

Такая программа поможет быстро и корректно оформить электронный больничный и передать данные в бухгалтерию.

Обучение сотрудников работе с электронными больничными

Переход на электронные больничные потребует также обучения сотрудников. Необходимо будет провести инструктаж для ответственных специалистов по следующим темам:

• Регистрация в информационной системе ФСС.
• Поиск электронных больничных по номерам.
• Проверка правильности данных в больничных листах.
• Подтверждение получения электронных больничных.
• Работа в выбранной программе для учета больничных.

Такое обучение поможет избежать ошибок при оформлении электронных больничных и сделать процесс максимально эффективным.

Риски при переходе на электронные больничные

Помимо очевидных плюсов, переход на электронные больничные несет и определенные риски, о которых стоит помнить:

• Технические сбои в работе информационной системы ФСС.
• Некорректная работа электронной подписи руководителя.
• Ошибки сотрудников из-за неправильного оформления документов.
• Утечка персональных данных сотрудников.

Чтобы минимизировать эти риски, нужно ответственно подойти к внедрению новой системы и тщательно контролировать процесс на начальном этапе.

Рекомендации по организации документооборота

Чтобы оптимизировать работу с электронными больничными, важно правильно организовать документооборот в компании. Вот несколько рекомендаций:

• Назначить ответственного сотрудника за получение и обработку электронных больничных.
• Утвердить регламент взаимодействия между отделами по работе с больничными листами.
• Внести изменения в должностные инструкции для отражения новых обязанностей.
• Разработать типовые формы внутренних документов для оформления больничных.
• Настроить автоматический обмен данными между программой для учета больничных и 1С.

Такой подход упростит работу сотрудников с электронными больничными и сократит вероятность ошибок.

Обучение сотрудников новым процессам

Помимо технической стороны, важно провести обучение сотрудников новым процессам работы с электронными больничными:

• Разъяснить изменения в процедурах оформления больничных листов.
• Провести инструктаж по работе в информационной системе ФСС.
• Обучить ответственных специалистов работе в программах для учета больничных.
• Дать рекомендации по взаимодействию между подразделениями.
• Разобрать типовые примеры оформления электронных больничных.

Такое обучение повысит вовлеченность сотрудников и поможет избежать типичных ошибок.

Контроль и анализ внедрения электронных больничных

После внедрения электронных больничных важно организовать контроль и анализ результатов:

• Ежемесячный мониторинг количества оформленных электронных больничных.
• Анализ типичных ошибок при оформлении.
• Оценка сокращения временных затрат на обработку больничных.
• Анкетирование сотрудников о новом процессе.
• При необходимости - корректировка процессов и повторное обучение.

Такой подход позволит оптимизировать процесс и извлечь максимум пользы от внедрения электронных больничных.

Риски, связанные с человеческим фактором

Помимо технических рисков, стоит учесть человеческий фактор:

• Сопротивление сотрудников изменениям процессов.
• Некорректное заполнение данных из-за невнимательности.
• Увеличение нагрузки на ответственных специалистов.
• Вероятность утечки персональных данных по вине сотрудников.

Чтобы минимизировать такие риски, нужно проводить разъяснительную работу, обучение, распределение нагрузки и контроль.

Рекомендации по информационной безопасности

При работе с электронными больничными стоит уделить особое внимание информационной безопасности:

• Ограничить доступ к персональным данным сотрудников.
• Хранить электронные подписи сотрудников в защищенном хранилище.
• Использовать лицензионное антивирусное ПО на всех компьютерах.
• Настроить сложные пароли доступа к информационным системам.
• Регулярно делать резервное копирование данных.

Эти меры помогут избежать утечек данных и штрафов за нарушение конфиденциальности.

Плюсы электронных больничных для сотрудников

Переход на электронные больничные выгоден не только для компании, но и для сотрудников:

• Нет необходимости лично приносить больничный лист в офис.
• Удобный доступ к информации о больничных через личный кабинет.
• Возможность отслеживать статус обработки больничного.
• Сокращение сроков получения пособий по больничным.
• Повышение конфиденциальности персональных данных.

Это стоит учитывать при внедрении, чтобы получить поддержку сотрудников.

Вопросы и ответы по работе с электронными больничными

Рассмотрим некоторые частые вопросы по работе с электронными больничными:

• Как быть, если технический сбой и нет доступа к системе ФСС? В таком случае стоит обратиться в службу техподдержки ФСС.
• Можно ли отказаться от электронных больничных и оформлять только бумажные? Нет, с 2022 года это запрещено законом.
• Как долго хранятся электронные больничные? В электронном архиве ФСС - 75 лет.

Подобные вопросы лучше уточнить заранее во избежание ошибок.

Автоматизация работы с электронными больничными

Для максимальной автоматизации процессов при работе с электронными больничными можно:

• Внедрить специальное ПО для учета больничных.
• Настроить интеграцию с 1С для передачи данных.
• Организовать электронный документооборот внутри компании.
• Использовать электронные подписи сотрудников.
• Создать автоматизированные шаблоны и уведомления.

Это избавит от рутины и снизит риск ошибок в процессах.