Краткая информация по статье бухгалтерского учета «Учет расчетов с подотчетными лицами»

Периодически все субъекты хозяйственной деятельности осуществляют расчеты, используя денежные средства в наличной форме. При этом абсолютно не принципиальна их организационная правовая форма, объемы реализуемой продукции, характеристика оказываемых услуг или финансовые показатели. Что интересно, так это достаточно редкое применение наличных расчетов между сторонами хозяйственных договоров. Причиной данного факта служат имеющиеся барьеры со сторон гражданского, налогового и банковского законодательств. При этом наличные расчеты зачастую присутствуют в операциях по приобретению некоторых типов материальных и производственных запасов, оргтехники и т. д. Так или иначе, по условиям бухгалтерского законодательства все процедуры подобного рода должны проводиться с участием подотчетных лиц. Тех, в свою очередь, еще называют материально-ответственными гражданами.

Документальное оформление процедуры выдачи средств

Учет расчетов с подотчетными лицами обусловлен непреклонным соблюдением следующих правил:

1. Контроль оборота денежных средств в наличной форме.
2. Своевременное и точное документальное оформление операций по их выдаче и списанию.

До того как выдать денежные средства лицу под отчет, необходимо выполнить ряд процедур. Так, первым пунктом идет написание и утверждение приказа руководителя объекта хозяйственной деятельности. В этом документе должны фигурировать:

1. Порядок выдачи сумм подотчетным лицам.
2. Категория и перечень людей, являющихся материально-ответственными и имеющих право получать денежные суммы.
3. Размер выдаваемых сумм.
4. Срок предоставления отчета об израсходовании (с сопутствующими документами) или возврата.

Учет расчетов с подотчетными лицами предполагает дальнейшее ознакомление указанных в приказе людей с самим документом под подпись. При этом выдача наличных запрещена:

1. От одного работника другому.
2. Человеку, не отчитавшемуся по ранее предоставленным авансам.

Учет по бухгалтерской статье «Касса»

Тридцать первого октября 2000 года Министерство Финансов Российской Федерации подписало приказ под номером 94н, в котором была утверждена Инструкция по применению в бухгалтерском учете Плана счетов. Согласно последнему, учет расчетов с подотчетными лицами, а также обобщение всей информации относительно этих операций ведутся по сч. 71, имеющему название «Расчеты с подотчетными лицами».

Во многих случаях денежные средства выписываются материально-ответственному лицу напрямую из кассы организации. При этом данный процесс сопровождается бумажным документированием. Двенадцатого октября 2011 года был утвержден «Порядок ведения кассовых операций». В соответствии с пунктом 4/1 этой инструкции, передача денежных средств в наличной форме возможна лишь при оформлении специального документа. Им является расходный кассовый ордер.
В таком случае в бухгалтерии рассматриваемая операция находит отражение на следующих счетах учета:

Средства по безналичному расчету

Однако есть и другой вариант осуществления рассматриваемой процедуры. В настоящее время во многих организациях практикуется выдача наличности под отчет работнику и безналичным методом. Как правило, этот метод используется при отправлении лица в командировку или для приобретения каких-либо ценностей. В таком случае денежные средства перечисляются на карт-счет, к которому прикреплена пластиковая карта. Последняя, в свою очередь, принадлежит не отдельному физическому лицу, а юридическому субъекту. Работник, отправляющийся в командировку, имеет возможность распоряжаться выданными ему под отчет средствами либо через банкомат, снимая определенную сумму, либо напрямую картой в безналичном порядке.

Учет по бухгалтерской статье «Карточный счет»

В бухгалтерии учет расчетов по безналичной карте может сопровождаться следующими проводками:

Оправдательные документы

Несомненно, для полного завершения процесса под названием «Учет расчетов с подотчетными лицами», необходимо наличие оснований для списания с баланса организации денежных средств. В таких целях применяются авансовый отчет и прикрепляемые к нему оправдательные документы. Как правило, в роли последних выступают кассовые и товарные чеки. Совершение любой операции с подотчетными средствами должно иметь подтверждение и пояснение. Если, например, в кассовом чеке не указано, за какой товар или услугу произведена оплата, к нему следует приложить дополнительно и товарный чек с расшифровкой недостающих данных, реквизитами, прописанной суммой, печатью организации, перечнем купленных ценностей, их количеством и наименованием.

Командировочные документы

Если полученная под отчет сумма превышает израсходованное количество, то остаток возвращается в кассу. Для этой процедуры используется приходный ордер. Если потрачено было больше средств, чем выдано, работнику выдается недостающее количество (перерасход). Операция оформляется по расходному кассовому ордеру. Командировочные траты списываются из-под отчета при наличии авансового отчета установленной формы АО-1, а также первичных оправдательных документов. В качестве последних служат счета за проживание, питание, билеты на транспорт и прочие квитанции и чеки.