Деловая переписка на английском языке

Чтобы деловая переписка на английском не превратилась в череду непонимания со стороны деловых партнеров, нужно усвоить, что знание разговорного английского языка ничего не значит. Экономическая и финансовая терминология - это язык в языке. Можно сказать, что его придется учить заново.

Одни и те же слова и фразы могут иметь абсолютно другой смысл. Кроме того, за долгие годы сформировался отдельный стиль делового письма, где коммуникация похожа на ритуал. Здесь важно всё: обращение, последовательность, терминология и даже знаки препинания. Например, у нас после обращения к адресату принято ставить восклицательный знак, а в английском деловом письме так не надо делать. Обычно используется запятая.

Где применяется деловой стиль

Деловая переписка на английском охватывает следующие типы документов:

• емейл - письмо, пересылаемое электронным способом;
• служебная записка;
• запрос и ответ на него;
• жалоба и извинение;
• пресс-релиз;
• коммерческое предложение;
• резюме;
• сопроводительное письмо;
• рекламация и так далее.

То есть существует шаблон на каждое из вышеуказанных писем. И его нужно знать и придерживаться. Но, помимо этого, необходимо придерживаться деловой этики, клише, обращений и подписей.

Структура. Обращение

Деловая переписка на английском требует писать полную дату и разделять её знаком "слеш", а не точками или запятыми, как принято у нас. То есть дата будет выглядеть так: день/месяц/год. При обращении нужно повторять подпись адресата, то есть если в своих письмах ваш адресат пишет Sam Paul, то именно так и стоит к нему обращаться, а не сокращать до Mr. S Paul. В обращении принято использовать такие варианты:

• Если получатели неизвестны - Dear Sir, Dear Madam, Dear Gentelman.
• Если получатели известны - Dear Mr John Smith, Dear Miss, Dear Mrs Johana Smith.
• Если вы уже состоите в знакомстве, то можно обращаться по имени - Michael Doe.
• Если вы отвечаете на письмо партнера, то необходимо наследовать его манеру обращения - если к вам обратились Dear Alexander, то вы обращаетесь Dear Jim.

Если письмо является первым в переписке, то следующим шагом будет представление, сначала по имени, а затем должность в компании. Например:

• I am Sergey Sedykh, marketing director at ABCDEF Ltd. - "Меня зовут Сергей Седых, я директор по маркетингу в компании ABCDEF Ltd".

Если письмо уже не первое, то нужно выразить благодарность за что-либо, к примеру, за быстрое прочтение или быстрый ответ.

• Thank you for your intererest in our offer. - "Спасибо за ваш интерес к нашему предложению".

Основное послание

Потом нужно рассказать о цели письма и описать, с чем связано ваше обращение. Желательно, чтобы письмо не было громоздким, не более трех абзацев.

• I am writing to you to suggest our new...- "Я пишу вам, чтобы предложить наше новое".

В конце письма следует поблагодарить адресата за то, что он или она уделили время на прочтение вашего письма. Например:

• Thank you for your time. - "Спасибо за уделенное время".

Если в вашем письме есть вложения, то об этом нужно указать внизу письма при помощи сокращения Ens или Esnc.

Правильное завершение

Деловая переписка на английском предполагает вежливое окончание каждого письма. Для этого используются устоявшиеся клише:

• Sincerely yours - это клише используется в письме, которое начиналось с личного обращения по имени.
• Faithfully yours - это клише для писем, в которых обращение было к незнакомым получателям.

Еще одной структурной частью делового письма является постскриптум - P.S. Он должен умещаться в одно предложение и сообщать о чем-то важном. Это может быть просьба незамедлительно выслать подтверждение или образцы. Либо же в постскриптуме можно подтвердить все вышесказанное в письме.

Что включает подпись

В подписи нужно указать ваше имя, какую должность в компании вы занимаете, название самой компании и контактные данные. Это может выглядеть так:

Sergey Segykh

Marketing director

ABCDEF Ltd.

+7920.....

17 Arbat str., off. 12

Moscow

Russia

Это был пример структуры делового письма. Но есть еще фразы деловой переписки на английском, без которых она уже не воспринимается как деловая. Вообще, сленговая или разговорная приятельская речь для делового общения не приемлемы. Это просто воспринимается как необразованность. Вот примеры устойчивых выражений:

• I am truly grateful for your advice. - "Я искренне благодарен за ваш совет".
• I shall be happy to discuss with you. - "Буду счастлив обсудить с вами".

Деловая переписка на английском языке не терпит ошибок, поэтому, чтобы не ошибиться при её составлении, стоит найти справочник фраз для деловой переписки и использовать его в рамках всех правил.