Дебиторская задолженность в балансе: счета

Все виды капитала предприятия, источники их получения, заемные средства, выданные и полученные, отражаются в отчетности, которая служит основным источником получения информации при анализе деятельности. Наиболее подвижные и ликвидные оборотные фонды организации, их количество и структура являются показателями эффективности и платежеспособности. В их составе одно из главных мест занимает дебиторская задолженность. В балансе она фигурирует как сумма всех долговых обязательств, существующих на определенную дату.

Определение

На текущий момент ни одно предприятие не функционирует без сумм задолженности - как дебиторской, так и кредиторской. Это может объясняться условиями договоров поставок, налоговым законодательством и внутренними расчетами компании. Дебиторская задолженность в бухгалтерском балансе отражает сумму всех обязательств физических и юридических лиц на текущий момент в отношении предприятия. Она является частью оборотного фонда, т. е. средствами организации, временно изъятыми из текущей деятельности.

В зависимости от структуры данного актива определяется его ликвидность, которая напрямую воздействует на значения коэффициентов платежеспособности и устойчивости компании. Дебиторская задолженность в балансе не дает возможности анализа ее состава, но для определения динамики этот абсолютный показатель является немаловажным.

Виды

Структура долга покупателей является основным параметром для оценки работы торговых менеджеров, которые заключают договора поставок и следят за их соблюдением. По видам дебиторская задолженность подразделяется на:

1. Краткосрочную (возврат суммы в пределах 12 месяцев);
2. Долгосрочную (от года и выше).

По факту погашения делится на следующие виды:

1. Ожидаемая в оговоренный срок, факт поставки соблюден и документально подтверждается подписями ответственных лиц, дата перечисления средств (или внесения наличными) отложена по условиям договора.
2. Сомнительная дебиторская задолженность (в балансе отражается в составе резервных капиталов в процентном отношении к сумме), при этой ситуации возможны гарантии банка или третьих лиц, которые готовы заключить договор цессии или выкупить подтвержденное документально долговое обязательство.
3. Просроченная (в течение пяти лет с момента признания безнадежной отражается на забалансовых счетах). Возникает в случае ликвидации или процесса реорганизации должника, даже при наличии решения о взыскании через судебных приставов возврат практически невозможен.

Счета

Дебиторская задолженность отражается в балансе по нескольким позициям, которые суммируются в одной строке. При этом фактический долг может складываться из данных различных синтетических регистров учета. Следующие счета, имеющие дебетовое сальдо, показывают сумму долга контрагента перед предприятием:

1. Счет 60, сумма складывается из авансовых перечислений или при возврате оплаченного товара ненадлежащего качества;
2. 62, 76 - сумма фактически отгруженных товаров, продукции, оказанных в рамках договора услуг, произведенных работ, при произведении расчетов по схеме: товар – деньги;
3. 69, 68 - авансовые расчетные платежи, которые учитываются при исчислении налога за годовой отчетный период;
4. 71 - выданные средства, по которым на момент составления отчета не получены подтверждающие расход документы (авансовый отчет);
5. 73, 70 - возмещение ущерба сотрудниками по результатам инвентаризаций при поэтапном удержании из заработной платы или частичными взносами, списывается на соответствующий недостаче счет при полном погашении; расчеты по выданным ссудам, займам;
6. 75 - обязательства учредителей, отложенные.

Аналитика

Дебиторская задолженности отражается в балансе на определенную дату в суммовом выражении по всем синтетическим регистрам расчетов, на которых есть дебетовое сальдо. Для анализа структуры долга и срока его погашения на каждом предприятии ведется аналитический учет. Он открывается отдельно по каждому договору, контрагенту, сотруднику, виду платежей налоговых и во внебюджетные фонды, поставщику и т. д. Каждый регистр аналитического учета отражает движение по выбранной расчетной единице, имеет обороты и остатки на определенную дату, которые суммируются на синтетических счетах. При этом необходимо учитывать, что дебиторская задолженность в балансе отражается отдельно от кредиторской, хотя они могут возникать вследствие проведения операций по одному регистру.

Для контроля движения средств по аналитическим счетам используются отдельные карты или ведомости, необходимые для процесса инвентаризации расчетов, своевременного выявления сомнительных долгов и оперативного вмешательства для их устранения. При автоматизированной системе учета по каждому контрагенту информация доступна в разрезе синтетических и аналитических показателей в любой момент. Это значительно упрощает систему учета и снижает риск образования просроченной (безнадежной к взысканию) задолженности.

Отражение в балансе

Долгосрочная, так же как и краткосрочная, дебиторская задолженность в балансе, отражается в его активной части, в составе оборотных средств предприятия. Более детализированная, развернутая информация о составе и структуре долгов фигурирует в приложении (5-я форма). При этом срок погашения играет основную роль при отражении показателя "дебиторская задолженность". В балансе строка 240 предназначена для записи краткосрочных долгов, т. е. их возврат ожидается в течение 11 месяцев с момента отчетной записи. Такие суммы являются частью наиболее ликвидного оборотного капитала организации, как правило, их учет ведется на счете №62. Значение показателя "дебиторская задолженность" в балансе (строка 230) определяется как долгосрочное обязательство. Время погашения в этом случае составляет от 1 года и выше, также в строке отражаются сомнительные, но небезнадежные суммы к получению.

При этом необходимо учитывать следующий нюанс: на пассивных и активно-пассивных синтетических счетах сальдо является развернутым. По одному регистру учета может одновременно быть два остатка (кредитовый, дебетовый). Они отражаются в соответствующих частях баланса, не закрываясь между собой. Примером является 60 расчетный регистр, задолженность перед поставщиками отражается в пассивной части (строка 620, 5 раздел), а в активе - дебиторская задолженность. В балансе счета, имеющие большой объем аналитики, могут фигурировать в двух частях таблицы одновременно.

Инвентаризация

Учет дебиторской задолженности в балансе ведется в обобщенном виде. Для полноценного контроля за средствами предприятия, временно находящимися у другого субъекта, необходимо применять аналитический учет. Он дает возможность инвентаризировать расчеты ежемесячно по каждому контрагенту и сотруднику предприятия, особенно важным является контроль сроков погашения, который зависит от договорных условий. Долгосрочная и краткосрочная дебиторская задолженность в балансе должна на конец отчетного периода подтверждаться данными учета и актами сверок, подписанными контрагентом. Данный документ является фактом признания суммы долга. При несвоевременном погашении акт сверки расчетов служит основой для подачи искового заявления на предприятие должника.

Договорные отношения

В современной экономической ситуации надежность партнеров по бизнесу приобретает особое значение. Договоры поставок составляются и подписываются обеими сторонами с условием соответствия законодательству РФ и взаимным требованиям контрагентов. При этом необходимо тщательно прописать условия поставки и оплаты, исключив двойное толкование каждого пункта. Несвоевременное выполнение договорных обязательств в значительной мере влияет на хозяйственную деятельность каждой компании, т. к. возникновение просроченной дебиторской задолженности является отвлечением средств из производственного цикла.

Фактически поставщик является кредитором покупателя до момента зачисления средств на его счета. В случае невозможности своевременного погашения долга компании могут дополнить договор соглашением о реструктуризации суммы, оформить бартерную сделку или погасить его через третье лицо (договор цессии).

Списание

Предприятие может самостоятельно застраховать часть сомнительной дебиторской задолженности путем создания резерва. Он формируется на счете 63, по кредиту, в корреспонденции с 91/2 «Прочие расходы». Учет ведется по каждому должнику отдельно, так как суммы задолженности и сроки их погашения различны. Создание данного резерва должно быть зафиксировано в учетной политике предприятия. Дебиторская задолженность, по которой истек срок давности, списывается за счет собственных средств предприятия или (при наличии) за счет созданных резервов. При этом она может в течение пяти лет отражаться на счете 007 (забалансовом).