Реквизиты документов и требования к их оформлению

Отечественные госучреждения, предприниматели, компании и прочие субъекты в рамках взаимодействия постоянно используют официальные бумаги. В качестве ключевого аспекта корректного построения правоотношений выступает применение реквизитов документов. Они утверждаются в соответствии с законодательством. Рассмотрим далее, какие существуют основные реквизиты документов.

Общие сведения

Реквизиты юридического документа считаются важнейшим атрибутом официальных актов, издаваемых на предприятии, в органе власти. Они утверждаются на уровне отраслевых, государственных или корпоративных стандартов. Реквизиты документов используются также в обращениях граждан, адресуемых в какие-либо структуры. Эти атрибуты выступают как элементы оформления разных информационных источников, представленных обычно в бумажной форме.

ГОСТ

В государственном стандарте определяются ключевые атрибуты официальных бумаг, в том числе, обязательные реквизиты первичных документов. В ГОСТе присутствуют унифицированные критерии, в соответствии с которыми оформляются акты, участвующие в деловом обороте. В стандарте также перечислены виды реквизитов документов.

Герб РФ

Многие официальные бумаги содержат этот реквизит. Герб РФ может быть одно- и многоцветным и содержаться на геральдическом щите. Цветной вариант используется на бумагах, текст которых включает в себя положения конституционных федеральных нормативных актов, постановлений, указов и прочих правовых документов, издаваемых ФС, правительством и президентом. Более простое исполнение герба применяется:

1. Федеральными судами.
2. Межведомственной комиссией по гостайне.
3. Прокуратурой.
4. СК и прочими институтами подобного профиля.

Герб России также может использоваться в официальных письмах.

Символ субъекта РФ

Он используется на документах, издаваемых на региональном уровне. Порядок размещения герба субъекта регламентируется соответствующими нормативными актами. Региональные законы могут также устанавливать правила использования символа не только в официальных, но и в иных бумагах. Реквизиты документов, принимаемых на уровне муниципалитетов, могут включать в себя изображение герба МО. Порядок использования символа устанавливается нормативными актами территориальных административных органов.

Товарный знак

Он может включаться в реквизиты документов предприятия. Эмблема либо товарный знак располагается на бумаге согласно положениям устава. Вместе с этим указанные элементы не размещаются на бланках, в которых присутствует герб РФ, региона либо муниципалитета. Товарный знак может выражаться в форме слов или изображения. Предприятие самостоятельно выбирает цвета элемента.

Сведения об организации

Информация о предприятии включается в реквизиты платежных документов и ряда других бумаг. К ней в первую очередь относят код организации. Он указывается в соответствии с действующим в России единым классификатором. Такая информация, как правило, исполняет справочную функцию. В обязательные реквизиты первичных документов и ряда других бумаг включается также ОГРН. Этот элемент может использоваться в письмах как часть справочной информации о предприятии. Кроме этого, ОГРН применяется при создании фирменных бланков организации. Включается этот элемент и в реквизиты первичных документов индивидуальных предпринимателей. Вместе с ОГРН в письмах и иных бумагах используются ИНН и КПП. Последний при этом применяется только юрлицами.

Код формы

В стандарте не предусмотрены номера реквизитов документов. Однако ГОСТ устанавливает необходимость указывать код формы бланка. Он определяется в соответствии с Общероссийским классификатором. Код формы используется главным образом для оптимизации скорости передачи файлов посредством электронных каналов связи.

Реквизит "наименование документа"

Официальная бумага должна быть классифицирована надлежащим образом в соответствии с типом. Наименования видов документов фиксируются уставом предприятия. Они должны соответствовать критериям, определенным в ОКУД. Как правило, наименование документа используется на официальных бланках, заявлениях и пр. В письмах этот элемент обычно не содержится. Наименование указывается прописными буквами. В ряде случаев в реквизиты документов включается заголовок. Он используется в качестве краткого изложения сути текста. По своему смыслу заголовок должен коррелировать с наименованием документа.

Название предприятия

Оно включается в реквизиты в обязательном порядке. Название предприятия, используемое на бланках, должно в точности соответствовать установленному в уставе. В официальных документах указывается полное наименование организации. Допускается размещение сокращенного названия под или за ним.

Справочная информация

Ее структуру определяют существующие требования к реквизитам документов. В составе справочной информации в первую очередь присутствуют контактные данные. Это: почтовый адрес, номера телефонов/факсов, электронной почты и прочие сведения, которые предприятие считает необходимым указать. Кроме этого, обычно в справочную информацию включают КПП, ИНН и ОГРН.

Реквизит "Дата документа"

Этот элемент отражает время, в которое была создана официальная бумага или период ее подписания. Дату указывает тот субъект, который обладает полномочиями визировать документацию. Ее может проставить также сотрудник внутренней службы, ответственной за обмен информационными материалами на предприятии. В ряде случаев дата может указываться составителем. Например, ее проставляет автор искового заявления.

Регистрационный индекс

Этот реквизит способствует облегчению процесса классификации носителя информации в архивах и внутренних реестрах предприятия. Регистрационный номер также выступает в качестве идентификатора в ходе документооборота с другими компаниями. Правила, в соответствии с которыми этот элемент отражается на бумаге, устанавливаются распорядительными актами, принимаемыми на локальном уровне. В некоторых случаях данный реквизит может дополняться ссылкой, включающей непосредственно сам индекс и дату документа, на который необходимо дать ответ. Другими словами, этот элемент применяется в письмах, составляемых по поводу поступивших обращений.

Место оформления

Для некоторых документов этот реквизит является обязательным. Например, это относится к договорам, контрактам, соглашениям. Место оформления также указывается в том случае, если определить его по прочим реквизитам не представляется возможным. Если же сведения уже присутствуют в каком-то другом элементе бумаги, повторно его указывать нет необходимости.

Адресат

Этот реквизит также обязателен для большинства документов. Особенно важен этот элемент при составлении обращений, жалоб, заявлений в конкретные организации или структурные подразделения предприятия. В качестве адресата может также выступать гражданин, в том числе индивидуальный предприниматель.

Гриф утверждения

Этот элемент применяется для придания документам нормативного характера. Гриф утверждения используется как в госструктурах, так и в коммерческих компаниях. Например, руководитель предприятия может применять его в приказах, распоряжениях и пр. При наличии грифа утверждения положения документа становятся обязательными для выполнения всеми сотрудниками фирмы.

Резолюция

Этот реквизит применяется, например, в случаях, когда руководитель или иное должностное лицо хочет озвучить принятое по существу вопроса решение. В резолюции присутствуют сведения:

1. Ф. И. О.
2. Суть распоряжения.
3. Срок, в течение которого оно должно быть исполнено.
4. Подпись и дата.

Кроме указанных данных, могут указываться и исполнители.

Отметка о контроле

Такой реквизит проставляется на документах, принимаемых, как правило, в государственных/местных структурах. Отметка о контроле свидетельствует не только о том, что бумага поступила в орган. Она указывает также на то, что по полученным данным ведется надлежащая работа. Как правило, отметка выглядит в форме штампа с надписью "контроль".

Содержание бумаги

На практике считается, что этот реквизит является ключевым. Однако при отсутствии прочих элементов, наличие которых установлено нормами, текст теряет свою ценность. В общем случае содержание документа выражается на русском языке. В предусмотренных законом случаях текст может составляться на языке соответствующего региона, если он наделен статусом официального. В содержании могут присутствовать элементы форматирования, таблицы. Структура текста, как правило, включает в себя две части. В первом разделе описываются причины и цели направления документа, а во втором – суть просьбы, обращения, рекомендации и пр. В ряде случаев допускается использовать только последнюю часть.

Отметка о приложении

В некоторых случаях в одном документе невозможно отразить всю необходимую информацию. В таких ситуациях допускается дополнение источника приложениями. На их наличие должен указывать соответствующий реквизит. Обычно он проставляется после изложения содержания. Реквизит выглядит, как правило, следующим образом: "Приложение на ___листах в ___ экземплярах". Соответственно проставляется количество дополнительных бумаг. В ряде случаев может потребоваться составление поименованного перечня приложений.

Подпись

Все официальные документы должны быть завизированы уполномоченными лицами. При этом подпись включает в себя не только непосредственно сам автограф, но и его расшифровку, а также название должности подписавшего. Данный реквизит подтверждает достоверность сведений, присутствующих в бумаге.

Гриф согласования

В соответствии с действующими в некоторых организациях требованиями, этот реквизит является неотъемлемым элементом определенной категории носителей информации. Он применяется в случаях, когда необходимо зафиксировать факт одобрения сведений компетентной структурой или должностным лицом. В грифе обязательно присутствует слово "согласовано". В нем также содержится информация о должности сотрудника, одобряющего предоставленные сведения. В качестве ключевого признака использования этого реквизита выступает участие в документообороте нескольких субъектов. Довольно близким к грифу согласования является виза. Однако она применяется исключительно внутри одного предприятия. Виза при этом может проставляться несколько раз в ходе последовательной проверки содержания бумаги тем или иным подразделением.

Печать

Она используется практически на всех официальных бумагах. В их числе расчетные и первичные документы. В РФ, как правило, используется чернильная печать. В оттиске присутствуют сведения о предприятии, включая его название, ИНН, ОГРН и прочие данные.

Заключение

Реквизиты документов выступают ключевым элементом, обеспечивающим корректность процесса взаимодействия организаций с партнерами, госорганами, подразделений предприятия друг с другом, граждан с теми или иными структурами и фирмами. Следует, однако, отметить, что использование всех атрибутов, установленных в ГОСТе, - явление довольно редкое. Для каждого документа предусматривается определенный набор реквизитов. К примеру, в официальных письмах чаще всего проставляются:

1. Герб РФ (региона или муниципалитета) либо эмблема компании.
2. Код организации.
3. ОГРН.
4. КПП и ИНН.
5. Название.

В письмах обычно не используется такой реквизит, как наименование документа. При этом в актах, приказах, докладных записках, решениях этот элемент должен присутствовать. Некоторые сложности могут возникнуть при указании названия организации. Как выше было сказано, оно должно присутствовать в полной форме. Вместе с тем допускается дополнительно указывать и сокращенное название. Оно может присутствовать в форме аббревиатуры (к примеру, НИИ), по начальным слогам ("Уралмаш") либо в другом варианте, утвержденном в учредительной документации. Другими важнейшими элементами бумаг выступают контактные сведения. Кроме традиционных почтовых адресов, телефонов/факсов, электронной почты, могут указываться и банковские реквизиты предприятия. Последнее, как правило, характерно для писем, договоров. Неотъемлемыми реквизитами считаются подпись и дата. В ряде случаев в отсутствии этих сведений бумага не принимается от автора. В официальных документах также всегда присутствует печать. Ее наличие свидетельствует о том, что бумага действительно была издана в соответствующем учреждении или органе.