Пример диаграммы Ганта. Основные элементы диаграммы Ганта

Построение диаграммы Ганта – это стандартная процедура для менеджеров в области управления проектами. С помощью данного инструмента можно наглядно представить длительность различных процессов. Узкая специализация этой диаграммы, однако, не исключает возможности ее использования в личном тайм-менеджменте. Диаграмма Ганта, например, позволяет спланировать свои задачи в календарной сетке на ближайший период.

Как выглядит диаграмма Ганта

Диаграмма, или график Ганта, как его еще называют, состоит из двух шкал: временная и шкала задач. Каждая задача представлена в виде прямоугольника, протяженность которого измеряется в указанных единицах времени. Так, можно проследить, какие проекты или задачи должны быть выполнены, и в какой срок. Из диаграммы также становится понятно, какие проекты должны выполняться параллельно или последовательно.

Известно, что визуальная информация воспринимается человеком значительно быстрее, возможно, именно поэтому диаграмма Ганта стала такой популярной. Значительно легче представлять список задач в виде временной шкалы, а также удобно распределять задачи между сотрудниками.

Кто придумал диаграмму Ганта

Неизвестно, сколько времени заняла разработка диаграммы Ганта, но ученый Генри Гант ввел ее в использование в 1910 году, когда необходимо было руководить группой инженеров при строительстве кораблей. Примерно через 80 лет использования диаграммы в нее были добавлены взаимосвязи между задачами:

• операция 2 не может начаться раньше операции 1;
• операция 2 не может начаться до завершения операции 1;
• операция 2 не может закончиться до начала операции 1;
• операция 2 не может закончиться позже операции 1.

Примером диаграммы Ганта, в частности, ее временных связей между задачами, может служить обычная кулинария. Нельзя жарить яйца, пока они не очищены от скорлупы, а сварить макароны невозможно, пока не закипит вода. Таким образом, благодаря диаграмме Ганта можно представить не просто список задач, а совокупность взаимосвязанных частей проекта.

Польский экономист Кароль Адамецкий еще в 1896 году разработал наглядный метод отображения производственных процессов, но ученый не переводил свои работы на английский язык, так что его идея не распространилась в англоязычном мире. Таким образом, хотя Адамецкий первым изобрел диаграмму, называется она по имени ученого Генри Ганта. Но диаграмму можно называть и графиком Адамецкого, что не является ошибкой.

Недостатки диаграммы

Несмотря на то что диаграмма отлично справляется с задачей визуализации, стоит отметить ряд ее недостатков:

• негибкость;
• зависимость;
• перегруженность.

Рассмотрим подробнее каждый из минусов диаграммы Ганта. Пример, когда преимущество становится недостатком, это визуализация слишком большого количества задач. В итоге диаграмма становится перегруженной, теряется ее основная цель – представить информацию в доступном виде.

Реальность меняет планы менеджеров в управлении проектом достаточно часто, количество задач или принципиальная структура системы меняется, что требует определенных правок в первичной диаграмме. Часто единственным решением проблемы является перерисовка диаграммы заново.

Проект – это сложная система с определенным набором задач и временной шкалой, кроме того, между всеми элементами существует связь. Но как сделать диаграмму Ганта пригодной для демонстрации взаимосвязей между задачами? Решением стало дополнение готовой диаграммы вертикальными линиями с пояснениями, однако это серьезно усложняет изначально легкий инструмент.

Как и где сделать диаграмму Ганта

Если специализированных программ по управлению проектами в наличии нет, то можно легко и быстро построить диаграмму Ганта в Excel.

Для начала необходимо проверить, есть ли в Excel шаблон необходимой диаграммы:

1. В главном меню во вкладке «Вставка» нажать кнопку «Диаграмма».
2. В появившемся меню выбрать папку «Шаблоны».
3. Выбрать в списке сохраненных шаблонов «Диаграмма Ганта» и внести необходимые данные.

В том случае, если в предустановленной версии офисной программы такой шаблон отсутствует, его можно скачать с официального сайта Microsoft Office. Нужный инструмент очень легко найти в разделе «Шаблоны», далее нужно выбрать подраздел «Документы и отчетность», а полное название шаблона – «Планировщик проекта на диаграмме Ганта». В Excel указанный инструмент могут с легкостью заменить платные специализированные программы.

Диаграмма Ганта приносит пользу или вред проектам?

В задачи диаграммы Ганта входит контроль над четким исполнением сроков каждого задания проекта, при этом руководитель может отследить, на каком этапе находится каждый сотрудник отдела, сколько времени необходимо для завершения проекта в целом.

Если руководитель проекта не уделяет внимание качеству продукта, а лишь устраивает погоню за сроками, то работа превращается просто в бег с препятствиями. В такой ситуации существует риск потери нужных идей и качественного материала в угоду соблюдения необходимых временных отрезков.

Главная ошибка руководителей проектов – это воспринимать работу сотрудников набором разноцветных прямоугольников в диаграмме Ганта. Для завершения одного из процессов проекта количество черновиков, согласований и прочих документов превышают разумное количество. Человеческий фактор присутствует на каждом этапе работы, поэтому диаграмма Ганта, которая в теории должна повысить эффективность работы отдела, может нанести критический вред самому проекту.

Идеальный творческий проект с помощью диаграммы Ганта и не только

Пример диаграммы Ганта в деле – это планирование творческого проекта. Главная задача на первом этапе – описать бизнес-проблемы, которые решит проект, установить его ключевую концепцию. Далее определяется перечень целей и промежуточных результатов при выполнении работы. На этом этапе создается черновик будущей диаграммы Ганта.

Каждая промежуточная цель проекта должна иметь как временные характеристики, так и качественные, поэтому к готовой диаграмме должны прилагаться технические задания и критерии принятия готового продукта. Это можно сделать с помощью листа-дополнения к диаграмме, где будет указан список ссылок на Google Docs. Таким образом, ознакомление с диаграммой позволит не только оценить необходимые временные рамки, но и провести плодотворную дискуссию по поводу конкретного содержания каждой подцели.

Как предотвратить задержки сдачи проекта с помощью диаграммы Ганта

Кроме контроля сроков работы с помощью диаграммы Ганта в управлении проектом необходимо предусмотреть промежуточные результаты. Всем известен термин «дедлайн», то есть крайний срок, в который нужно сдать работу. Диаграмма Ганта – это пример списка дедлайнов по нескольким задачам, которые в итоге должны преобразоваться в готовый продукт.

Заранее спланировать возможные заминки при создании проекта практически невозможно, поэтому в коллективной работе стоит вводить «редлайны». Этот термин не так часто используется менеджерами, но имеет огромное влияние на успешное завершение проекта. Редлайн - это ложный дедлайн, то есть более ранний срок сдачи работы, назначенный руководителем. Редлайн позволяет проверить готовность работы сотрудника или отдела, внести необходимые правки и завершить проект точно в указанный дедлайн.

Наличие промежуточного контроля значительно облегчает работу проект-менеджера, так как позволяет добиться нужного качества, не ставя в ущерб сроки сдачи продукта заказчику.

Как создать черновик диаграммы от руки

Составлять диаграмму Ганта значительно удобнее в компьютерной программе, однако если возникает необходимость представить суть и сроки проекта сиюминутно, то можно начертить импровизированную столбчатую диаграмму на листе бумаги.

Первое, что необходимо сделать, это перечислить все части проекта и указать временные сроки, необходимые для их выполнения. Такие данные удобно представить в пронумерованной таблице.

Второй шаг – нужно нарисовать двойную систему координат, по горизонтали будут располагаться временные шкалы (в днях, неделях или месяцах в зависимости от сложности проекта). По вертикали же нужно расположить номера или краткие названия частей проекта.

Дальнейший процесс создания диаграммы заключается лишь в переносе табличных данных в координатную систему. Имея готовую диаграмму Ганта и примерный срок выполнения целого проекта, можно выявить процессы, которые можно оптимизировать.

Заключение

Планирование и диаграмма Ганта – это неразделимые понятия в современной практике. Фактически диаграмма стала главным инструментом менеджеров по управлению проектами, многие управленцы зациклились на четком контроле результатов по шкалам диаграммы.

Диаграмма Ганта значительно облегчает процесс контроля над проектом, но и ограничивает возможности качественного развития, ведь она представляет собой лишь список дедлайнов, а не конкретизированные результаты.

Генри Гант изобрел свою диаграмму для повышения эффективности работы производственных предприятий, использование же данного инструмента в творческих проектах требует от управленца дополнения и расширения возможностей диаграммы всеми возможными способами.