Как рассчитать среднесписочную численность работников? Сроки сдачи справки о среднесписочной численности

Среднесписочная численность работников - один из важнейших показателей для расчета страховых взносов и налогов. От того, насколько правильно он рассчитан, зависят размеры отчислений в бюджет. Давайте разберемся, что такое среднесписочная численность, кто и как должен ее считать.

Что такое среднесписочная численность и зачем ее считать

Среднесписочная численность (ССЧ) - это усредненное количество работников организации за определенный период. Чаще всего этот показатель считают за месяц или за год.

ССЧ отличается от просто списочной численности (СЧ). СЧ - это количество сотрудников на конкретную дату, например на 1 января или 31 декабря, а ССЧ учитывает колебания численности в течение периода.

ССЧ используется для:

• Расчета страховых взносов в ФСС, ПФР, ФОМС
• Заполнения форм статистической отчетности
• Расчета налогов (например, УСН)

Поэтому от правильности ее определения зависят размеры отчислений организации в бюджет.

Кто должен считать и сдавать среднесписочную численность

Сведения о ССЧ предоставляют:

• Коммерческие и некоммерческие организации
• Индивидуальные предприниматели
• Адвокатские кабинеты
• Нотариусы

Срок сдачи - не позднее 20 января года, следующего за отчетным. Сведения подаются в налоговый орган по форме СЗВ-СТАЖ.

Как рассчитать среднесписочную численность за месяц

Для расчета ССЧ за месяц нужно:

1. Определить списочную численность (СЧ) за каждый календарный день месяца по табелю учета рабочего времени
2. Сложить СЧ за все дни месяца
3. Разделить полученную сумму на число календарных дней в месяце

Формула расчета ССЧ за месяц:

ССЧ = (Сумма СЧ за все дни месяца) / (Число дней в месяце)

Рассмотрим пример расчета ССЧ за январь 2022 года.

В организации по штатному расписанию 20 сотрудников. 2 человека были приняты на работу 15 января. Тогда:

1. С 1 по 14 января СЧ составляла 18 человек (20 - 2)
2. С 15 по 31 января СЧ была 20 человек
3. Суммируем: (18 чел. * 14 дней) + (20 чел. * 17 дней) = 358 + 340 = 698
4. Делим сумму на число дней: 698 / 31 день = 22,5 человека

Значит, среднесписочная численность работников за январь 2022 года составила 22,5 человека. Это число и нужно будет указать в отчетности.

Как рассчитать среднесписочную численность за год

Чтобы найти среднесписочную численность работников за год, выполняем следующие действия:

1. Рассчитываем ССЧ за каждый месяц года
2. Суммируем полученные значения ССЧ за все месяцы
3. Делим сумму на 12 (число месяцев в году)

Формула расчета ССЧ за год:

ССЧ за год = (Сумма ССЧ за все месяцы) / 12

Как учитывать сотрудников с неполным рабочим днем

Если в организации есть сотрудники, работающие неполный рабочий день, их учитывают следующим образом:

1. Определяют количество отработанных часов такими сотрудниками за месяц
2. Делят это число на количество рабочих часов в месяце согласно графику работы

Полученное значение называется "человеко-дни". Оно и учитывается при расчете ССЧ.

Например, при 40-часовой рабочей неделе в месяце 22 рабочих дня. Сотрудник отработал 110 часов. Тогда:

Человеко-дни = 110 часов / (8 часов в день * 22 рабочих дня) = 0,5

Этот сотрудник будет учтен в ССЧ как 0,5 человека.

Каких работников не включать в расчет среднесписочной численности

При подсчете ССЧ не учитывают:

• Сотрудников в отпуске по уходу за ребенком
• Внешних совместителей
• Работников, направленных на обучение с отрывом от работы

Также не включают собственников организации, если они не получают заработную плату.

Автоматизация расчета среднесписочной численности

Для автоматизации расчета ССЧ можно использовать специальные программы, например модуль в 1С или онлайн-сервисы.

Это позволит:

• Сэкономить время бухгалтера
• Избежать ошибок при ручном подсчете
• Быстро получать актуальные данные о ССЧ

Особенности расчета среднесписочной численности для ИП и других режимов налогообложения

При применении спецрежимов расчет ССЧ имеет некоторые особенности. Например, для индивидуальных предпринимателей установлен упрощенный порядок.

При УСН ССЧ берется не за год, а за налоговый период. При ЕНВД в расчет не включают наемных работников.

Также есть нюансы расчета ССЧ при ПСН.

Ответственность за нарушение правил расчета среднесписочной численности

Если организация нарушает порядок расчета и представления сведений о среднесписочной численности работников, к ней могут быть применены штрафные санкции.

Например, за непредставление сведений о ССЧ в установленный срок взимается штраф:

• С организации - от 500 до 3000 рублей
• С ИП - от 300 до 2000 рублей

Если сведения были представлены в неполном объеме или содержат недостоверную информацию, размер штрафа составит:

• Для организаций - от 5000 до 10 000 рублей
• Для ИП - от 1000 до 5000 рублей

FAQ по расчету среднесписочной численности

Рассмотрим ответы на часто задаваемые вопросы о порядке расчета ССЧ.

Как рассчитать среднесписочную численность работников за год?

Сначала надо найти ССЧ за каждый месяц, затем сложить помесячные значения и разделить сумму на 12.

Нужно ли округлять среднесписочную численность?

Значение ССЧ округляют до целого числа в сторону увеличения или уменьшения.

Как сдать сведения о среднесписочной численности в 2023 году?

Сдача производится по форме СЗВ-СТАЖ в налоговый орган до 20 января 2024 года.

Подведение итогов

Итак, мы узнали, что среднесписочная численность - важный показатель для отчетности организаций. Рассмотрели особенности ее расчета, правила представления сведений и ответственность за нарушения.

Главное - соблюдать установленный порядок, чтобы избежать ошибок и штрафов при исчислении страховых взносов и налогов.

Пример расчета среднесписочной численности за год

Рассмотрим пример расчета ССЧ за 2022 год по месяцам:

Месяц	ССЧ, чел.
Январь	45
Февраль	44
Март	46
...	...
Итого	534

Теперь находим среднесписочную численность за год:

ССЧ за год = Сумма ССЧ за все месяцы / 12

ССЧ за год = 534 / 12 = 44,5

Среднесписочная численность работников организации за 2022 год составила 44,5 человека.

Как заполнить бланк сведений о среднесписочной численности

Сведения о ССЧ представляются по унифицированной форме СЗВ-СТАЖ. Рассмотрим порядок заполнения:

1. В п. 1 указывается отчетный период
2. В п. 2 проставляется среднесписочная численность работников за год
3. Подпись руководителя и печать организации

Готовый бланк сдается в электронном виде через кабинет контрагента на сайте ФНС.

Где взять образец справки о среднесписочной численности

Образец справки о ССЧ можно скачать на официальном сайте ФНС России в разделе "Формы отчетности".

Также готовый бланк справки представлен в справочной правовой системе КонсультантПлюс.

Рекомендуется использовать актуальные образцы, утвержденные для конкретного отчетного периода.

Как сдавать среднесписочную численность индивидуальным предпринимателем

Индивидуальные предприниматели также обязаны отчитываться о среднесписочной численности работников. Порядок следующий:

1. Рассчитать ССЧ за год по общим правилам
2. Заполнить форму СЗВ-СТАЖ
3. Подписать бланк электронной подписью
4. Отправить сведения в налоговый орган через личный кабинет

Срок сдачи для ИП - до 31 марта года, следующего за отчетным.

Как исправить ошибки в сведениях о среднесписочной численности

Если после сдачи обнаружена ошибка в среднесписочной численности, исправить ее можно следующим образом:

1. Подготовить уточненную форму СЗВ-СТАЖ
2. Указать в п. 3 причину внесения изменений
3. Отправить исправленные сведения в налоговый орган

Срок подачи уточненки - до 31 декабря года, следующего за отчетным.

Аутсорсинг расчета среднесписочной численности

Если нет возможности самостоятельно считать ССЧ, можно передать эту задачу сторонней компании.

Преимущества аутсорсинга:

• Экономия времени бухгалтера
• Профессиональный расчет
• Гарантия отсутствия ошибок

При выборе исполнителя стоит обратить внимание на отзывы и опыт работы.

Автоматизированный расчет среднесписочной численности

Для расчета ССЧ можно использовать специальные программы и онлайн-сервисы. Это упростит работу бухгалтера и снизит риск ошибок.

Популярные решения:

• Модуль в 1С
• Модуль в других бухгалтерских системах
• Онлайн-калькуляторы

Расчет ССЧ при сокращении штата сотрудников

Если в течение года происходило сокращение персонала, это нужно учитывать при расчете ССЧ.

Алгоритм следующий:

1. Определить СЧ за каждый день с учетом увольнений
2. Найти ССЧ за месяц по общей формуле
3. Сложить ССЧ за все месяцы и разделить на 12

Таким образом, каждый уволенный сотрудник будет учтен пропорционально отработанному времени.

Особенности расчета ССЧ во вновь созданных организациях

Для вновь созданных организаций есть упрощенный порядок расчета ССЧ за год:

1. Находим ССЧ за каждый месяц работы
2. Суммируем полученные значения
3. Делим сумму на 12 (не на количество месяцев работы)

Это позволяет избежать занижения среднегодовой численности.

Как отразить среднесписочную численность в отчетности

ССЧ используется при заполнении:

• Расчета по страховым взносам (форма РСВ-1)
• РСВ-2 ПФР
• Отчета по труду (форма П-4)
• Других форм статистики и налоговой отчетности

Данные по средней численности заносятся в соответствующие строки указанных форм.

Расчет ССЧ для уплаты страховых взносов ИП

Индивидуальные предприниматели исчисляют взносы исходя из минимального размера оплаты труда.

Поэтому им не нужно считать и отчитываться о среднесписочной численности наемных работников.

Обработка персональных данных при расчете ССЧ

Поскольку расчет ССЧ предполагает работу с персональными данными сотрудников, необходимо соблюдать требования законодательства о защите ПДн.

В частности, получить согласия работников на обработку их ПДн и обеспечить конфиденциальность информации.

Учет совместителей при расчете среднесписочной численности

При подсчете ССЧ различают внешних и внутренних совместителей.

Внутренние совместители, работающие по трудовому договору, учитываются как один человек независимо от количества ставок.

Внешние совместители, не состоящие в штате организации, в расчет ССЧ не включаются.

Особенности расчета ССЧ организациями с сезонным характером деятельности

Для сезонных предприятий есть несколько правил:

1. ССЧ считается только за период работы
2. Данные представляются в срок до 20-го числа месяца, следующего за кварталом
3. При расчете за год суммируются квартальные ССЧ

Как избежать ошибок при расчете среднесписочной численности

Чтобы избежать ошибок, рекомендуется:

• Тщательно вести табель учета рабочего времени
• Регулярно сверять данные кадрового учета и бухгалтерии
• Проверять все расчеты
• Использовать автоматизированные системы

Расчет ССЧ при реорганизации юридического лица

При реорганизации расчет ССЧ производится следующим образом:

1. ССЧ считается отдельно за период до реорганизации
2. Затем определяется ССЧ за период после
3. Данные суммируются и делятся на 12

Таким образом, учитывается среднегодовая численность разных организаций.

Подача уточненных сведений о среднесписочной численности

Чтобы исправить ошибку в ССЧ, нужно подготовить уточненную форму СЗВ-СТАЖ и отправить ее в налоговый орган до 31 декабря года, следующего за отчетным. Теперь вы знаете, что среднесписочная численность (ССЧ) - это усредненное количество работников организации за определенный период. Чаще всего этот показатель считают за месяц или за год.

ССЧ отличается от просто списочной численности (СЧ). СЧ - это количество сотрудников на конкретную дату, например на 1 января или 31 декабря, а ССЧ учитывает колебания численности в течение периода.

ССЧ используется для:

• Расчета страховых взносов в ФСС, ПФР, ФОМС
• Заполнения форм статистической отчетности
• Расчета налогов (например, УСН)

Поэтому от правильности ее определения зависят размеры отчислений организации в бюджет. Индивидуальные предприниматели исчисляют взносы исходя из минимального размера оплаты труда. Поэтому им не нужно считать и отчитываться о среднесписочной численности наемных работников.