Требования, бланки и образцы заполнения товарной накладной

Товарная накладная - важнейший документ в торговле. От правильного оформления товарной накладной зависит учет товаров и финансовый результат компании. В этой статье мы подробно разберем все тонкости работы с товарной накладной - от выбора формы до хранения оформленных документов. Вы узнаете, какие бывают виды товарных накладных, как правильно их заполнить, исправить ошибки. Разберем на примерах спорные ситуации по работе с накладными. Внимательное изучение материала поможет избежать ошибок и наладить учет товародвижения в компании.

Товарная накладная ТОРГ-12: назначение, содержание, особенности применения

Назначение формы ТОРГ-12 - оформление отгрузки (продажи) товарно-материальных ценностей сторонней организации или индивидуальному предпринимателю. Накладная ТОРГ-12 используется в оптовой торговле при отпуске товаров со склада.

Для продавца ТОРГ-12 служит основанием для списания отправленных товаров. А для покупателя накладная подтверждает получение товара и является документом для оприходования ТМЦ.

Товарная накладная ТОРГ-12 содержит следующие основные реквизиты:

• данные грузоотправителя;
• данные грузополучателя;
• данные поставщика;
• данные плательщика;
• информацию об отгружаемом товаре (наименование, количество, цена и др.);
• подписи ответственных лиц.

Особенности применения накладной ТОРГ-12:

1. Составляется в 2 экземплярах на бумажном носителе.
2. Оформляет продавец в момент отгрузки товара со склада.
3. Не является обязательной, можно разработать и применять другую форму накладной.
4. Может оформляться в электронном виде.
5. Хранится не менее 5 лет.

Образец заполнения товарной накладной ТОРГ-12можно посмотреть ниже.

Бланк товарной накладной ТОРГ-12: требования к реквизитам и форме

Бланк унифицированной формы ТОРГ-12 можно бесплатно скачать на сайте Федеральной налоговой службы или других ресурсах, посвященных бухучету.

Основные реквизиты бланка ТОРГ-12:

• Наименование документа;
• Порядковый номер;
• Дата составления;
• Данные грузоотправителя и грузополучателя;
• Информация о товаре;
• Подписи ответственных лиц.

К бланку товарной накладной предъявляются следующие требования:

1. Должен содержать все обязательные реквизиты первичного документа;
2. Размер шрифта не менее 2,5 мм;
3. Формат бумаги A4;
4. Ясность и четкость печати.

Компания может использовать как унифицированную форму ТОРГ-12, так и разработать собственный бланк товарной накладной. Главное - наличие всех обязательных реквизитов.

Порядок заполнения товарной накладной ТОРГ-12

Рассмотрим подробно, как заполняются основные реквизиты товарной накладной ТОРГ-12.

Заполнение реквизитов грузоотправителя и грузополучателя

В графе "Грузоотправитель" указываются данные компании, которая произвела отгрузку со своего склада. Это может быть сам продавец или обособленное подразделение.

В графе "Грузополучатель" указываются реквизиты покупателя товара. Нужно уточнить эти данные заранее у контрагента.

Указание даты и места составления

Дата в товарной накладной ТОРГ-12 проставляется в соответствии с фактической датой отгрузки товара со склада.

Место составления накладной - фактическое местонахождение склада, с которого производится отпуск товаров.

Порядок заполнения табличной части

В таблице товарной накладной указывается:

• наименование товара;
• количество в упаковочных единицах;
• цена за единицу;
• стоимость всего отгруженного количества;
• сумма НДС (если продавец - плательщик НДС).

Важно правильно указать наименование товара, чтобы избежать споров с покупателем.

Особенности заполнения поля "Основание"

В поле "Основание" рекомендуется указывать реквизиты договора, на основании которого производится отгрузка. Если договора нет, можно сослаться на счет на оплату.

При возврате товара в этом поле дополнительно указывают реквизиты возвратной накладной.

Таким образом, товарная накладная ТОРГ-12 заполняется продавцом в момент отгрузки товара в соответствии с требованиями законодательства. Правильное оформление этого важного документа - залог успешного ведения торговой деятельности.

Образец заполнения товарной накладной ТОРГ-12

Чтобы лучше разобраться в порядке заполнения товарной накладной, давайте рассмотрим конкретные примеры.

Пример заполнения накладной при отгрузке товара

Рассмотрим классический случай отпуска товара со склада продавца с использованием типовой формы ТОРГ-12.

Как видно из образца, все реквизиты товарной накладной заполнены корректно, с указанием фактических данных по поставке.

Пример заполнения накладной при возврате товара

Рассмотрим теперь ситуацию возврата товара от покупателя обратно продавцу.

В данном случае грузоотправителем является покупатель, а грузополучателем - изначальный продавец. Также в накладной указано основание для возврата.

Таким образом, на конкретных примерах мы разобрали, как заполняется товарная накладная ТОРГ-12 в различных ситуациях.

Как подписывать и заверять товарную накладную ТОРГ-12

Рассмотрим требования к подписанию и заверению товарной накладной.

Кто должен подписывать

ТОРГ-12 подписывается:

• главным бухгалтером или иным лицом, ответственным за ведение бухучета;
• руководителем организации или иным уполномоченным лицом;
• материально-ответственным лицом, выдавшим товары со склада.

Подписи в накладной ставятся с расшифровкой в соответствии с приказом об учетной политике организации.

Нужны ли печати на накладной

Согласно законодательству, печать на первичных документах не является обязательной. Поэтому товарную накладную можно не заверять печатью.

Однако если у компании есть печать, рекомендуется ставить оттиск - это придаст документу большую юридическую силу.

Правила внесения исправлений в товарную накладную ТОРГ-12

Рассмотрим, как вносить исправления в товарную накладную, если в ней обнаружена ошибка.

Способы исправления ошибок

Согласно законодательству, исправления в ТОРГ-12 вносятся следующим образом:

1. Ошибочные данные зачеркиваются одной линией.
2. Рядом вносятся правильные данные.
3. Ставится надпись "Исправлено" и дата исправления.
4. Исправление заверяется подписями ответственных лиц.

Запрещено использовать корректор для исправления ошибок в накладной.

Оформление исправлений во всех экземплярах

Поскольку товарная накладная составляется в 2 экземплярах, то исправления нужно внести в оба экземпляра ТОРГ-12.

Пример исправления ошибки в накладной

Рассмотрим конкретный пример исправления ошибки в товарной накладной ТОРГ-12.

Как видно из примера, зачеркнуты, внесены правильные данные, стоит надпись "Исправлено" и подписи ответственных лиц.

Таким образом, при обнаружении ошибок товарная накладная ТОРГ-12 исправляется в установленном порядке с внесением изменений во все экземпляры документа.

Разница между товарной и транспортной накладной

Часто возникает вопрос, чем отличается товарная накладная ТОРГ-12 от транспортной накладной (ТН). Давайте разберемся.

Товарная накладная ТОРГ-12 подтверждает отгрузку товаров продавцом и их получение покупателем. На основании ТОРГ-12 товары списываются и оприходуются.

Транспортная накладная оформляется перевозчиком и подтверждает выполнение услуг по доставке груза. ТН используется для подтверждения транспортных расходов.

То есть ТОРГ-12 и ТН - разные документы, которые могут оформляться независимо друг от друга. Например, при самовывозе товара покупателем ТН не нужна.

Количество экземпляров товарной накладной ТОРГ-12

Согласно правилам, товарная накладная ТОРГ-12 составляется в 2 экземплярах на бумажном носителе:

• 1-й экземпляр - у продавца;
• 2-й экземпляр - у покупателя.

Экземпляры имеют одинаковую юридическую силу. Количество экземпляров зависит от схемы документооборота между продавцом и покупателем.

Сроки хранения оформленных товарных накладных ТОРГ-12

Согласно правилам документооборота, товарные накладные ТОРГ-12 хранятся:

• В бухгалтерии - не менее 5 лет;
• В архиве организации - 5 лет.

Срок хранения отсчитывается с 1 января года, следующего за годом составления документа.

По истечении срока хранения накладные ТОРГ-12 подлежат уничтожению в установленном порядке.

Электронная товарная накладная: требования и порядок заполнения

Помимо бумажной формы, товарная накладная может составляться и в электронном виде.

Для электронного документооборота используется специальный формат накладной, утвержденный ФНС России.

Порядок заполнения электронной накладной такой же, как и бумажной. Обязательным является наличие электронной подписи ответственных лиц.

Электронный документооборот позволяет ускорить и упростить процесс выставления и получения накладных между контрагентами.