Начисление отпускных без ошибок

В какие сроки начисляются суммы за отпуск

У работодателя есть обязанность - своевременно выплатить работнику отпускные. ТК требует произвести начисление отпускных не позднее чем за 3 дня до его начала. При этом не сказано, какие это дни: рабочие или календарные. Раз нет никаких оговорок, значит, по умолчанию считается, что это 3 календарных дня. Ведь когда речь идет о рабочих днях, это всегда в ТК оговаривается особо.

Обязанности бухгалтера и кадровика

Допустим, работник идет в отпуск с понедельника, как это и бывает чаще всего. Отсчитываем от понедельника назад 3 дня: воскресенье, суббота, пятница. Значит, в четверг отпускные должны быть у него либо на руках, либо на его зарплатной карточке. Обратите внимание: правила расчета отпускных требуют того, что в четверг деньги должны быть не перечислены со счета компании, а уже получены работником. Но бухгалтеры здесь зависят от кадровиков - чтобы вовремя произошло начисление отпускных, надо вовремя получить копию приказа об отпуске. То есть желательно, чтобы приказ на ежегодный отпуск руководитель подписал за неделю до его начала.

За ошибки надо платить

Какие грозят последствия, если начисление отпуска не уложится в установленный срок? Во-первых, работник может потребовать отложить отпуск на следующий месяц. Во-вторых, если он все же уйдет в отпуск, то за все дни задержки работодателю придется выплатить ему компенсацию. Причем не важно, виноват работодатель в такой задержке или нет — выплатить ее надо в любом случае. Размер такой компенсации указывается в локальном нормативном акте организации, но не может быть ниже установленного ТК РФ. Проценты должны начисляться на сумму отпускных за все дни задержки.

Правильно начисляем взносы

Эта компенсация не облагается НДФЛ. А вот страховые взносы во внебюджетные фонды, по мнению социального ведомства, с нее уплачивать надо. В принципе, норма статьи 136 ТК про сроки выдачи отпускных, конечно, хорошая. Однако она может создать серьезные проблемы для работодателя, а зачастую и для работника. Например, работник организации принес заявление с просьбой о предоставлении отпуска не по графику, а в другое более удобное для него время. И работодатель не возражает. Это вполне правомерно — ТК не запрещает по соглашению между работодателем и работником вносить изменения в график и менять даты отпусков. То есть вы ему предоставляете отпуск и в графике отпусков делаете отметку, что он пошел в отпуск не тогда, когда было запланировано изначально, а в другое время.

Как выйти из ситуации

Однако в этом случае может возникнуть проблема в такой процедуре, как начисление отпускных. Представьте, что работник просит дать ему отпуск прямо с завтрашнего дня, так как ему досталась горящая путевка. Очевидно, что оплатить такой отпуск в нужные сроки невозможно. А значит, формально, вы нарушите трудовое законодательство. Даже несмотря на то, что в этой ситуации права работника никак не ущемлены, а, наоборот, вы выполняете его просьбу. В принципе, если ситуация безвыходная и отпуск никак нельзя немного передвинуть вперед, то можно попробовать убедить работника взять на первые 4 дня отпуск без содержания, а сразу после него уже оплачиваемый отпуск. Таким образом появится время, чтобы произвести начисление отпускных на зарплатную карту работника.