Должностная инструкция офис-менеджера и администратора: в чём различие?

Для большинства крупных и серьезных компаний введение должности офис-менеджера давно уже стало необходимой для успешного функционирования мерой. Более того, большинство фирм, относящихся к категории среднего и малого бизнеса, сегодня все чаще стали вводить в штат сотрудников данную структурную единицу. Соответственно должностная инструкция офис-менеджера, полностью раскрывающая функционал данного работника, становится в последнее время все более актуальной.

В чем заключается функционал офис-менеджера?

Вакансия управляющего офиса любой компании часто подразумевает выполнение множества разнообразных функций. Поэтому в качестве дополнения к трудовому договору довольно часто требуется составление такого документа, как должностная инструкция офис-менеджера, где четко прописываются все обязанности такого сотрудника. В первую очередь необходимо понимать, что основные требования, предъявляемые к такому работнику, - это осуществление управления и контроля за административным подразделением компании. Таким образом, под «офисом» подразумевается не определенное помещение, а отдел предприятия, специалисты которого занимаются выполнением административно-управленческих функций. Должностная инструкция офис-менеджера должна охватывать весь диапазон контрольных обязанностей, возлагаемых на соответствующего специалиста. В частности, к ним может относиться следующий функционал:

• планирование деятельности сотрудников административного подразделения;
• составление и внедрение корпоративной культуры и этики общения с контрагентами компании среди специалистов предприятия;
• организация и контроль за функционированием системы делопроизводства, формируемой между подразделениями фирмы;
• постоянный контроль за наличием материалов, необходимых для полноценного функционирования офиса;
• составление отчетов для руководства по установленным ранее формам.

Разница между офис-менеджером и администратором

Должностная инструкция офис-менеджера может быть расширена по усмотрению начальства компании и дополнена всеми необходимыми обязанностями, которые предписано выполнять специалисту, занимающему соответствующую должность, для нормального функционирования существующего административного подразделения. Такой документ формируется несколько отлично, чем должностная инструкция администратора офиса. В последнем случае, как правило, на специалиста должны быть возложены хозяйственные функции, связанные с организацией работы подразделения. Необходимо помнить, что менеджер выполняет в первую очередь обязанности, связанные с управлением деятельности сотрудников. Администратор же несет ответственность за организацию условий, позволяющих всем специалистам полноценно осуществлять присвоенный им функционал.

Обязанности специалиста отдела кадров

Кроме того, существует еще такой документ, как должностная инструкция отдела кадров. Обязанности, прописываемые в данной бумаге, также связаны с организацией работы персонала. Разница заключается в том, что сотрудник отдела кадров несет ответственность в первую очередь за найм работников, контролирует должностные перемещения специалистов в пределах компании. Организация работы на местах сотрудников в его обязанности не входит.